Con respecto a la obligación de enviar los eventos en el proceso de facturación electrónica, existen ciertas confusiones que han nacido de la mala interpretación de la norma o del desconocimiento de la misma. Es fundamental comprender los mecanismos de aceptación de la factura electrónica, ya que estos definen su estatus como título valor y las implicaciones legales para emisores y receptores.
Definición y Concepto de la Aceptación Tácita
Se entiende como aceptación tácita de una factura de venta, cuando un cliente, luego de recibir la mercancía o servicio, no emite ningún reclamo o aceptación expresa de la factura de venta. La aceptación tácita se da cuando el adquirente/deudor/aceptante no reclamare al emisor en contra del contenido de la factura, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción de la factura electrónica de venta. De esta manera, se acepta tácitamente una factura cuando no se reclama contra su contenido durante el término que la ley concede, por lo que se sobreentiende que el beneficiario de la factura está de acuerdo con dicho contenido.
La factura se considera irrevocablemente aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, si no reclamare en contra de su contenido, bien sea mediante devolución de la misma y de los documentos de despacho, según el caso, o bien mediante reclamo escrito dirigido al emisor o tenedor del título, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recepción.
Eventos Clave en la Facturación Electrónica como Título Valor
Para que una factura electrónica adquiera la condición de título valor, es necesario que se cumplan ciertos eventos electrónicos. La normativa vigente ha establecido que para completar este proceso, el emisor de la factura (vendedor) emitirá un evento electrónico de aceptación tácita bajo condiciones específicas. A continuación, se detallan los eventos principales y sus plazos:
| Evento | Descripción | Plazo/Condición |
|---|---|---|
| Acuse de recibo | Es el documento mediante el cual el cliente confirma que recibió la factura electrónica. | Primer evento requerido. |
| Recepción de Bienes y Servicios | El cliente confirma la recepción efectiva de los bienes o servicios. | Segundo evento requerido. |
| Reclamo de la factura electrónica | El cliente manifiesta que no está de acuerdo con la operación registrada en la factura. | Debe notificarse dentro de los 3 días hábiles posteriores al recibo del bien o servicio. |
| Aceptación Expresa de la Factura | Es el evento en el que el cliente acepta formalmente la factura electrónica. | Máximo 3 días después de enviar el evento de recepción de los bienes o servicios. La única manera en que se da la Aceptación Expresa es mediante el envío de los 3 eventos por parte del cliente. |
| Aceptación Tácita de la Factura | El cliente no reclama en contra del contenido de la factura, ni emite aceptación expresa, tras haber realizado los eventos previos. | Se da cuando el cliente solo realiza los primeros 2 eventos y pasan 3 días desde que se envió el evento de Recepción de Bienes y Servicios. Solo en ese caso, el proveedor puede enviar el Evento de Aceptación Tácita. |
Es importante destacar que la aceptación de la factura que se realiza oprimiendo un botón de "ACEPTAR FACTURA" o similar que viene en el correo donde viene adjunta la factura electrónica recibida por parte del proveedor, solamente es una aceptación comercial y no tiene el mismo efecto legal que los eventos electrónicos oficiales.
Lea también: Guía para Aceptar y Cancelar CFDI
Requisitos y Consecuencias de la Emisión de la Aceptación Tácita
Para tener en cuenta al momento de emitir este evento electrónico, es necesario que se cumplan las siguientes condiciones:
- La factura electrónica de venta sea a crédito.
- El comprador previamente haya validado ante la DIAN los eventos de acuse de recibido de la factura electrónica de venta y recepción de la mercancía o servicio.
- Hayan transcurrido más de 3 días hábiles luego de la validación del evento electrónico de recepción de la mercancía o servicio.
Una vez que se emite la aceptación tácita, no será posible generar notas crédito o notas débito a esa factura, según lo establecido por el parágrafo tercero del artículo 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 del 2015.
Despejando Mitos sobre la Facturación Electrónica y la Autoridad Fiscal
Existen varias ideas erróneas sobre las obligaciones y capacidades de la autoridad fiscal en relación con la facturación electrónica:
- Mito sobre el título valor: Se suele creer que tener firma de recibido en la factura de venta y en el documento de despacho de los bienes y servicios ya constituye a la factura como título valor ante la DIAN. En realidad, esos documentos probatorios convierten la factura en título valor exigible a nivel legal, pero no lo convierten en un título valor de libre circulación nacional en el RADIAN.
- Mito sobre las sanciones: Algunas empresas creen que la DIAN no puede sancionar a miles de empresas por no cumplir con esta obligación. Sin embargo, al día de hoy, la DIAN cuenta con un sistema robusto de información y las actuales metodologías de Big Data y ciencia de datos le permitirían a la DIAN seleccionar rápidamente el grupo de contribuyentes a realizarles una auditoría en función de sus ingresos, de la proporción de compras a crédito y de la inexistencia de los eventos de acuse y recepción.
- Mito sobre la inacción: La afirmación de que, si no se han hecho los eventos y ya se presentaron las declaraciones, ya no se puede hacer nada, es incorrecta. Si aún no se han realizado los eventos y no se ha recibido una solicitud de corrección de oficio por parte de la DIAN, es mejor cumplir con la obligación.
En el contexto de la regulación colombiana, un proyecto de modificación al Decreto 1074 de 2015 plantea un giro importante en el modelo de aceptación de la factura electrónica de venta como título valor. Este escenario se volvió más complejo tras la nulidad de la doctrina de la DIAN por parte del Consejo de Estado, decisión que eliminó la obligación tributaria del comprador de emitir dichos mensajes antes de presentar sus declaraciones.
Proceso Operativo para la Aceptación Tácita
Para realizar el proceso de aceptación tácita en sistemas de facturación electrónica, generalmente se siguen estos pasos:
Lea también: Cancelar CFDI: Paso a paso en México
- Navegar a la ruta: Ventas - Documentos de venta.
- Definir los criterios de búsqueda para consultar los documentos previamente registrados.
- Una vez definidos los filtros, hacer clic en el botón correspondiente y observar el listado de facturas electrónicas en la parte inferior de la pantalla.
- Presionar sobre el número de factura que se va a aceptar tácitamente.
- Desde la vista preliminar de la factura de venta, seleccionar la opción y luego "Confirmar / Verificar aceptación tácita".
- Aparecerá una ventana emergente que indicará que, luego de validado este evento, no se podrán emitir notas débito ni crédito sobre esa factura electrónica de venta.
Es posible realizar la aceptación de forma masiva: Cuando existan varias facturas que cumplan las condiciones para aceptación tácita, en el panel de Facturas de venta se habilitará un botón para realizar esta acción.
Lea también: Información sobre el Acuse de Recibo
tags: #aceptacion #tacita #factura #mexicana #regulación #legal