En archivística, la carpeta miscelánea es el nombre dado a un tipo de serie documental en la que se reúnen documentos individuales de muy diversa procedencia. El calificativo de miscelánea significa "variado" y se aplica en situaciones donde el volumen de documentación de cada productor o corresponsal es muy reducido, de modo que no se justifica la creación de carpetas o series individualizadas para cada uno de ellos.
Las carpetas misceláneas pueden desprenderse a lo largo del tiempo de documentos para ir formando series documentales propias, en la medida que el número de documentos asociados a cada origen o productor supere un umbral mínimo que justifique la apertura de una carpeta individual.
Organización y estructura
Dentro de cada carpeta miscelánea física, los documentos pueden ordenarse de forma alfabética o en base a otro criterio, como el departamental. Archivar alfabéticamente es una forma fundamental de organizar documentos, apoyándose en una base de conocimiento universal: el alfabeto.
Reglas generales de ordenación
- Sistema directo: Es un sistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas directamente.
- Ordenación alfabética: Tienen como fundamento el orden alfabético de todas las letras del nombre o del asunto.
- Nombres de individuos: Se invierte el nombre de cada individuo, considerando en primer lugar el apellido paterno, seguido del nombre de pila.
- Empresas: Las empresas tienen tantas unidades como resulten, salvo el caso de los artículos, preposiciones y conjunciones que no se consideran como unidades de clasificación.
- Criterio de descarte: Los artículos, conjunciones y preposiciones generalmente se omiten al indexar y archivar alfabéticamente, ya que no se consideran términos significativos.
Sistemas de agrupación
Para gestionar estos archivos, existen diferentes enfoques dependiendo de la naturaleza de la documentación:
| Formato | Descripción |
|---|---|
| Formato de diccionario | Todos los archivos se colocan en orden alfabético independientemente del tipo de documento. |
| Formato de enciclopedia | Se agrupan los artículos primero por tipo o categoría y luego se ordenan alfabéticamente dentro de cada grupo. |
Para facilitar la ubicación, es necesario indexar los artículos descomponiendo los elementos del nombre y creando un nuevo nombre alfabetizado. En casos donde la información alfabética no es suficiente, se debe utilizar información adicional, como la fecha de nacimiento o la ubicación geográfica, para distinguir entre archivos de personas o entidades con nombres idénticos.
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El archivo unidad por unidad toma en cuenta cada palabra, abreviatura e inicial. Sé constante con tu sistema de indexado y archivo, y asegúrate de que cualquier persona que tenga acceso a los archivos sea consciente del sistema utilizado.
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