Al hacer una factura hay que tener en cuenta una serie de formalidades legales. Estas formalidades están recogidas en el artículo 6 del Reglamento de facturación de España. La factura representa el justificante de cualquier operación comercial. Sin una factura, la operación no es válida a efectos formales. Por tanto, aunque la operación se haya realizado de forma efectiva, no cumple con los requisitos para considerarse legal. La información de la factura debe responder a qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué de una actividad comercial entre cliente y empresa.
Lo primero que hay que tener en cuenta es que estos requisitos solo afectan a las facturas completas. Para las facturas simplificadas (lo que antes se conocían como tickets) se aplican otros requisitos (parecidos) sobre los que no vamos a entrar aquí. Pero si te interesa, los encontrarás numerados en el artículo 7 del Reglamento de facturación.
Requisitos Legales de una Factura Completa
Para que una factura sea legal tiene que llevar, obligatoriamente, la siguiente información:
- El número. La serie numérica de las facturas, por lo demás, ha de ser siempre correlativa.
- La fecha de emisión.
- Datos del emisor y del destinatario de la factura: nombre y apellidos o razón social, dirección y NIF.
- Descripción de los productos que se venden.
- Importe por unidad antes de IVA de cada uno de los productos.
- Desglose del IVA, lo que incluye el tipo de IVA que se aplica y la cuota tributaria. Si la factura está exenta de IVA, hay que mencionar el correspondiente precepto de la Ley de IVA por el que la factura está exenta.
- Retención de IRPF en caso de que aplique al emisor.
- La fecha de las operaciones, en caso de que no coincida con la fecha de emisión de la factura.
Esto es lo que dice, básicamente, el Reglamento. No obstante, en algunas circunstancias, hay que añadir información adicional. Es el caso de la “facturación por el destinatario”, la “inversión del sujeto pasivo”, el “régimen especial de agencias de viajes”, el régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección o el “régimen especial del criterio de caja”. Si uno de los citados casos es el tuyo, lo único que tienes que hacer es añadir esa información en la factura.
Clarificación: Requisitos Fiscales y Legales
Los requisitos fiscales no varían de los conocidos más arriba como requisitos legales. O, en otras palabras, cuando hablamos de requisitos legales nos estamos refiriendo a los fiscales. Los requisitos fiscales, más específicamente, aluden a aquellos aspectos relativos a los impuestos. Es decir, el IVA y, si procede, la retención de IRPF. Si pides una factura, deberás dar tus datos fiscales. Sin importar si eres persona Física o Moral, esta es la información que te pedirán para emitirla.
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Requisitos de la Factura de Venta en Colombia
En la actualidad empresarial de Colombia, la adopción de la facturación electrónica ha suscitado diversas interrogantes respecto a sus requisitos, características y responsabilidades asociadas. Los requisitos de la factura de venta incluyen:
- Estar denominada expresamente como factura de venta.
- Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
- Valor total de la operación.
- El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
- Se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio, cuando la citada operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador electrónico.
- Fecha y hora de generación.
- Forma de pago.
- Impuestos indirectos que gravan la operación (IVA): Sobre el total de la base imponible obtenida en el apartado anterior, se calculan los impuestos indirectos que gravan la operación (el IVA). Esta cantidad no supone ningún ingreso para el vendedor, ya que es una cantidad que deberá ingresar a la Hacienda Pública. Si la operación queda exenta (es decir, no queda gravada por el IVA) se debe indicar expresamente el artículo que lo regula.
- Contraprestación total: La contraprestación total incluye la base imponible de la operación y los impuestos que la gravan.
Requisitos para la Factura Electrónica (CFDI) en México
Emitir una factura electrónica no es solo un trámite administrativo. Cada Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) debe cumplir con una serie de requisitos técnicos y fiscales para ser válido ante el SAT. Si el comprobante no reúne estos elementos, puede ser rechazado, no ser deducible para el receptor o incluso generar sanciones para el emisor. El Registro Federal de Contribuyentes (RFC) es un código único de identificación fiscal que se usa en nuestro país. Con este dato, la autoridad verifica que tus facturas a deducir corresponden al Régimen Fiscal en el que estás inscrito. La información de este artículo se basa en lo publicado en el sitio oficial del SAT.
Requisitos principales que debe reunir el CFDI
Toda factura electrónica válida debe incluir los siguientes datos:
- Clave del RFC del emisor: El Registro Federal de Contribuyentes de quien expide la factura.
- Régimen fiscal del emisor: El régimen en que tributa el emisor conforme a la Ley del ISR.
- Domicilio fiscal del establecimiento: En caso de tener más de un local, se debe señalar el domicilio desde donde se expide la factura.
- Número de folio asignado por el SAT y el sello digital del SAT.
- Sello digital del contribuyente que expide el CFDI.
- Lugar y fecha de expedición del comprobante.
- RFC del receptor de la factura.
- Nombre, denominación o razón social del receptor.
- Régimen fiscal del receptor.
- Código postal del domicilio fiscal del receptor.
- Uso del comprobante: El uso que el receptor dará al CFDI.
- Cantidad, unidad de medida y descripción de los bienes, mercancías o servicios amparados.
- Valor unitario en número.
- Importe total en número o en letra.
- Forma de pago: Debe indicarse cómo se realizó el pago (efectivo, transferencia, cheque, tarjeta de débito o crédito, monedero electrónico autorizado por el SAT).
- Indicación de pago: Señalamiento expreso de si el pago se realiza en una sola exhibición o en parcialidades.
- Desglose de impuestos trasladados: Montos trasladados por tasa de impuesto y, en su caso, los impuestos retenidos.
- Número y fecha del documento aduanero: Solo en el caso de ventas de primera mano de mercancías de importación.
Datos adicionales que debe contener el CFDI
Además de los requisitos anteriores, el comprobante debe incluir:
- Fecha y hora de certificación.
- Número de serie del certificado digital del SAT utilizado para el sellado.
Requisitos en la representación impresa del CFDI
Cuando se genera la representación impresa de la factura electrónica (por ejemplo, cuando se entrega al cliente en físico o en PDF), debe incluir lo siguiente, conforme a la Resolución Miscelánea Fiscal vigente:
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- Código de barras o número de folio fiscal del comprobante.
- Número de serie del CSD del emisor y del SAT.
- La leyenda: “Este documento es una representación impresa de un CFDI”.
- Fecha y hora de emisión y certificación.
- Cadena original del complemento de certificación digital del SAT.
Al instante en el que hay emisión de una factura electrónica, se obtienen 2 archivos: en Formato XML y en Formato PDF. Como mencionamos anteriormente, las facturas deben emitirse por cada venta o prestación del servicio que se está realizando.
Importancia de Cumplir con los Requisitos
Cumplir con estos elementos no es opcional. Una factura electrónica que no cumpla con los requisitos puede no ser deducible para el receptor. También puede ser rechazada por el SAT en una revisión, o puede ser motivo de sanciones para el emisor. Por ello, es fundamental asegurarse de emitir facturas correctamente estructuradas. Las facturas incorporan información que son de suma importancia y de delicadeza tanto para las empresas (emisoras) como para los contribuyentes (receptores). Si en algún caso, alguien llegara a tener acceso a las facturas, podrían notar las actividades de un negocio o de una persona física.
El SAT obliga a los contribuyentes a que paguen la cantidad que deben de acuerdo a sus ingresos o el nivel de facturación en el que están, de no ser así, se le exigirá que realice el pago por lo que el Sistema de Administración Tributaria tiene la autoridad de llevar a cabo el procesamiento respectivo.
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