Cuando te relacionas en tu día a día con la emisión y recepción de facturas, sabes que pueden surgir situaciones extraordinarias que requieren anular una factura. También comúnmente hay la necesidad de recuperar facturas que no se tienen a la mano y por eso, debes entender cómo funciona la cancelación y recuperación de facturas. La correcta cancelación y recuperación de facturas evita errores en tu contabilidad, ayuda a tener claros tus registros, y permite cumplir adecuadamente con tus impuestos. Ya sea que manejes un negocio, seas proveedor o cliente, realizar estas acciones de forma adecuada es parte de una buena práctica administrativa.
La Importancia de Consultar Facturas Emitidas y Recibidas
Como contribuyentes, es común que necesitemos consultar facturas emitidas o recibidas con anterioridad, ya sea para calcular los impuestos que debemos pagar, o simplemente para mantener en orden la contabilidad de nuestros ingresos y gastos. Por muy cuidadosos que seamos en nuestra contabilidad, no estamos exentos del extravío de algún documento o de alguna distracción que nos haga olvidar su ubicación.
¿Para qué consultar facturas en formato XML?
En ocasiones, es posible que cuentes con la representación impresa en formato PDF de alguna factura electrónica. Sin embargo, también es necesario tener la versión XML del comprobante fiscal digital, ya que es dicho formato el que el SAT toma en cuenta para las declaraciones fiscales. De acuerdo con las Reglas 2.7.1.1. y 2.8.1.5. de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente, “los contribuyentes que expidan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML”. Es decir que, por ley, tenemos la obligación de almacenar nuestras facturas electrónicas emitidas para ponerlas a disposición del SAT en caso de que requiera una revisión.
Cómo Acceder a tus Facturas a través del Portal del SAT
Si no cuentas con la versión XML de uno de tus comprobantes fiscales, o si extraviaste los archivos que tenías guardados, hay una buena noticia: todas las facturas certificadas que generas quedan almacenadas y es posible localizarlas. Solo es cuestión de saber cómo encontrarlas. A continuación, te presentamos, paso a paso, el procedimiento para consultar facturas emitidas o recibidas a través del portal del SAT:
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Paso #1: Para corroborar los comprobantes fiscales que expediste con anterioridad o los que otros contribuyentes expidieron a tu nombre, primero que nada tienes que acceder a la página oficial del SAT.
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Paso #2: Una vez ahí, deberás dar clic en la pestaña de “Factura electrónica”. La encontrarás en la parte superior, casi en la esquina derecha de la página, ilustrada por un ícono de una hoja y un signo de arroba. El portal te desplegará varias opciones a elegir. Justo deberás hacer clic en “Cancela y recupera tus facturas”. Inmediatamente te llevará al acceso por contraseña, en donde deberás teclear tu contraseña y RFC a 13 dígitos, o bien, ingresar mediante la opción de e.firma. En caso de que ingreses con tu firma electrónica, es necesario que cuentes con JAVA para poder abrir los archivos CER y KEY que el sistema te solicita.
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Paso #3: Una vez que te encuentres dentro del sistema, solo debes elegir cualquiera de estas tres opciones, que te desglosamos a continuación:
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Consultar Facturas Emitidas: Aquí, podrás acceder a todos los comprobantes que hayas emitido, ya sea a tus clientes y proveedores, así como comprobantes de honorarios, recibos de nómina, notas de crédito y comprobantes de arrendamiento.
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Consultar Facturas Recibidas: En esta opción, podrás consultar todos los comprobantes que hayan sido expedidos a tu nombre. Encontrarás, por ejemplo, las facturas de las compras que realizaste o los servicios que contrataste. Se trata, en suma, de tus gastos o erogaciones.
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Recuperar descargas de CFDI: En esta última opción podrás descargar todos los comprobantes que requieras a través del ícono “Descargar paquete”. Si decides hacer esta descarga masiva, el sistema automáticamente los descargará en un archivo comprimido .ZIP.
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Paso #4: Para consultar facturas emitidas o recibidas, tienes dos opciones: La primera, en caso de que cuentes con tu factura impresa, es buscar mediante el Número de Folio Fiscal (UUID), que consta de 32 dígitos alfanuméricos. Por lo general, podrás ubicar este dato en la parte superior derecha de tu factura. En caso de no contar con la representación impresa, la segunda opción consiste en acceder a tus facturas mediante la fecha en que hayan sido emitidas o recibidas. Puedes buscarlas con una fecha determinada o mediante un periodo específico. Si eliges colocar un rango de fechas, el sistema te mostrará los 500 registros más recientes que tenga, organizados en orden descendiente y agrupados en páginas de 20 registros cada una. Cualquiera que sea la opción que utilices como método de búsqueda, una vez que des clic en “Buscar CFDI”, la página te desplegará los resultados que deseas, acompañados del ícono de descarga (un planeta con una flecha verde hacia abajo).
Si has seguido todos estos pasos, te darás cuenta de lo sencillo que es consultar facturas emitidas o recibidas que por cualquier razón necesitas. Además, al localizarlas el sistema no solo te da la opción de verlas a detalle para consultar datos como el RFC de la persona física o moral con la que realizaste la operación, el lugar y fecha de expedición de la factura y el importe de la transacción. También puedes elegir si deseas descargar el archivo en PDF, adicional al formato XML que es el que, por ley, te solicita el SAT a la hora de tus declaraciones anuales y mensuales.
Cancelación de Facturas en el Portal del SAT
De hecho, la herramienta del SAT para consultar facturas emitidas o recibidas también te da la oportunidad de cancelarlas cuando así lo requieras, ya sea porque se produjo algún error durante la captura de los datos o porque la operación finalmente no se concretó. Para cancelar una factura es suficiente con seleccionarla, hacer clic en el botón de “Acciones”, y finalmente en “Cancelar seleccionados”. En caso de que tú seas el emisor, se enviará la solicitud de cancelación al receptor de tu factura. Cuando el proceso se haya completado, el sistema emitirá un certificado de la cancelación del folio fiscal.
Obligación de Almacenar Documentación Fiscal
Después de consultar facturas emitidas o recibidas, es recomendable que procedas a guardarlas, ya sea en tu equipo de cómputo, en una memoria USB, un CD o cualquier otro tipo de dispositivo, pues eventualmente podrías necesitarla para cualquier aclaración ante el SAT. El Código Fiscal de la Federación estipula en su artículo 30 que los contribuyentes deberán conservar toda la documentación relacionada con la contabilidad al menos “durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas”. Incluso debes conservar aquellas facturas que hayas cancelado, pues estas seguirán formando parte de tu contabilidad.
Sistemas de Contabilidad Electrónica para una Gestión Optimizada
Dada la importancia de almacenar todas tus facturas, también puedes recurrir a algún sistema de contabilidad electrónica que te facilite estas labores. Un software como Quickbooks, por ejemplo, permite facturar de forma sencilla y controlar tu negocio desde cualquier dispositivo móvil. Con QuickBooks puedes mantener toda tu documentación guardada en la nube, de manera segura, y al alcance de los usuarios que necesites. Además, te permite generar de manera sencilla facturas que cumplen con todos los requisitos estipulados por el SAT. Y también puedes enviar a tus clientes archivos en formato PDF o XML, así como hacer un seguimiento puntual de las facturas que has enviado y del estatus de cada una de las transacciones. Incluso te permite cancelar facturas en un solo clic.
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Generación de Reportes Detallados: Resumen de Facturas
Para una gestión más granular de tus operaciones, es posible generar informes detallados. Este informe muestra las facturas emitidas del día anterior, desglosando descuentos, impuestos y totales por cajero, cliente y vendedor.
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Paso #1: Para obtenerlo, te diriges por la siguiente ruta: Menú Reportes y das clic en Resumen de facturas.
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Paso #2: Al ingresar, verás una ventana con opciones de filtrado para definir los criterios según tus necesidades. Puedes presionar el ícono de Ayuda o la tecla F2, para desplegar el catálogo correspondiente y seleccionar los datos más rápido.
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Datos de operación:
Tienda: eliges el nombre del punto de venta del cual emitirás el reporte.
Caja: indicas el nombre de la registradora.
Cliente: si requieres obtener una lista de las ventas efectuadas a un consumidor en particular, anota la clave correspondiente.
Cajero: este campo te servirá para visualizar las ventas realizadas por un empleado en particular.
Vendedor: seleccionas la clave a consultar.
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Parámetros:
Factura inicial / final: especificas el rango de folios de las facturas que deseas se consideren para emitir el reporte.
Formas de pago inicial / final: defines un rango específico de aquellas facturas que se realizaron con cierta forma de pago.
Filtro por tipo: te permite seleccionar el tipo de folios a imprimir, ya sea con folio digital o impreso, y te da la opción de incluir ambos tipos en el reporte.
Filtro por estado: imprime de acuerdo a las opciones disponibles como original, pendiente, cancelada, devuelta, devuelta parcialmente, facturada o todos los estados.
Fecha inicial / final: este campo solo estará habilitado para usuarios: administrador y supervisor; aquí indicas el día de las ventas a considerar.
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Ordenamiento:
Ordenar por: por omisión, el sistema ordena los datos de manera ascendente, pero puedes cambiarla, al configurar o utilizar este campo, se activará otro valor de ordenamiento.
Luego por: seleccionas un segundo y tercer factor para ordenar el reporte.
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Paso #3: Al concluir das clic en el botón Aceptar y el sistema te mostrará en pantalla la presentación preliminar.
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Paso #4: Desde esta vista podrás enviar a impresión al presionar el ícono Impresora que encuentras en la barra de herramientas, o bien das clic en Salir, para cerrar la ventana.
Automatización y Procesamiento Inteligente de la Información de Facturas
El modelo de inteligencia artificial prediseñado del procesamiento de facturas extrae datos clave de la factura para ayudar a automatizar su procesamiento. El modelo de procesamiento de facturas está optimizado para reconocer elementos de facturas comunes como el id. y fecha, así como el impuesto asociado a cada elemento de línea. Los pares clave-valor son todas las etiquetas o claves identificadas y sus respuestas o valores asociados.
Con herramientas como AI Builder, también puedes crear tu propio modelo de IA personalizado para extraer campos y tablas específicos que necesitas en los documentos con los que trabajas. Una manera de usar el modelo precompilado de procesamiento de facturas es usarlo como modelo de reserva para controlar las facturas que no has entrenado en el modelo de procesamiento de documentos personalizado. Por ejemplo, supongamos que has creado un modelo de procesamiento de documentos y lo has entrenado para extraer datos de los 20 proveedores de factura principales. A continuación, puedes usar el modelo precompilado de procesamiento de facturas para procesar todas las facturas nuevas o las facturas de volumen más bajas.
La automatización de estos procesos ayuda a resolver problemas como complementos de pago faltantes, auditorías tardadas, discrepancias fiscales complejas de subsanar y contabilidad electrónica difícil de cumplir. Los procesos altamente automatizados, sin errores, permiten la descarga automática de CFDIs, facturación masiva o automática, seguimiento de complementos de pago y conciliación bancaria asistida, lo que resulta en información al día, desglosada y organizada, permitiendo análisis personalizados y toma de decisiones oportunas.