Conocer la interfaz entre Aspel Banco, Aspel SAE y Aspel COI te permite comprender cómo se integra la información entre estos sistemas para facilitar el control de las operaciones financieras, administrativas y contables de tu empresa. Este procedimiento es útil cuando necesitas identificar el flujo de información entre las aplicaciones, entender cómo se relacionan los procesos o aprovechar las ventajas de trabajar con sistemas integrados. Con la interfaz de SAE - COI podrás generar pólizas con información de tus ventas, recepciones de compra, movimientos al inventario, cuentas por pagar y cuentas por cobrar, logrando un ahorro de tiempo en el momento de contabilizar los documentos. Conocer esta interfaz te ayuda a optimizar la gestión de la información y mejorar el control de tus operaciones.
Aspel COI es un sistema de contabilidad integral para pequeñas y medianas empresas que permite procesar, integrar y mantener actualizada la información contable y fiscal de las mismas. Entre sus funcionalidades se encuentran la generación de estados financieros, comprobantes y cumplimiento de obligaciones fiscales. Algunas de las principales ventajas de Aspel COI incluyen la automatización de tareas contables, la integración de información fiscal y contable, y la generación de reportes financieros confiables.
Principales Beneficios de la Interfaz Aspel SAE - COI
La implementación de la interfaz entre Aspel SAE y COI ofrece múltiples ventajas, simplificando significativamente los procesos contables y administrativos:
- Automatizar el registro de operaciones.
- Mantener el control de los movimientos financieros.
- Relacionar la información bancaria con documentos comerciales y contables.
- Agilizar el cumplimiento de los procesos relacionados con la contabilidad electrónica.
- Con la tecnología de Aspel, el cliente podía automatizar su proceso contable lo que le evitaría realizar un segundo registro de la información.
Cómo Funciona la Interfaz Aspel SAE - COI
El proceso que permite el envío de las operaciones de SAE a COI para su contabilización automática, se realiza a través de internet, sin requerimientos tecnológicos adicionales.
Proceso Detallado de Configuración y Generación de Pólizas
Para aprovechar al máximo la interfaz, se deben seguir una serie de pasos tanto en Aspel SAE como en Aspel COI.
Lea también: Sociedad de Producción Rural: Guía completa
Desde Aspel SAE:
- Define los parámetros del sistema.
Es necesario que realices la configuración en las siguientes opciones:
- Ventas: Ingresas a la ruta: menú Configuración, das clic en el ícono Parámetros del sistema, pulsas en Ventas y después en la pestaña Generales. Activas las casillas de pólizas en línea de las opciones que requieras y das clic en el botón Aceptar.
- Compras: Para ingresar puedes hacer uso de la siguiente ruta: menú Configuración, das clic en el ícono Parámetros del sistema, pulsas en Compras y después en la pestaña Generales. Activas las casillas de pólizas en línea de las opciones que requieras e indica el tipo de desglose. Posteriormente, das clic en el botón Aceptar.
- Cuentas contables generales: Para ingresar puedes hacer uso de la siguiente ruta: menú Configuración, das clic en el ícono Parámetros del sistema y pulsas en Cuentas contables. Defines las cuentas contables de forma general para cada concepto, como son: ventas, descuento financiero de ventas, impuesto por pagar, entre otros. Al finalizar das clic en el botón Aceptar.
- Indica las cuentas en los catálogos.
Para realizar este proceso ingresas por la ruta: menú Herramientas, oprimes en el ícono Contabilización y das clic en Cuentas contables.
En caso de requerir un mayor detalle en las pólizas, es posible asignar la cuenta contable correspondiente, dentro de los siguientes catálogos:
- Generales.
- Zonas.
- Conceptos de CXC (Cuentas por cobrar).
- Conceptos de CXP (Cuentas por pagar).
- Desglose de impuestos.
- Conceptos de movimientos al inventario.
- Línea de productos.
- Clientes.
- Proveedores.
- Inventarios.
- Almacenes.
Al finalizar das clic en el botón Cerrar.
Desde Aspel COI:
- Activas la asociación de comprobantes.
Para realizar esta activación ingresas por la ruta: menú Cuentas y pólizas y das clic en el ícono Cuentas.
Lea también: Ventajas Sistema Contable
Para efecto de cubrir los requerimientos de la Contabilidad Electrónica con relación a la asociación de los datos contenidos en los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet, ya sea al agregar o editar una cuenta es necesario que se habilite el parámetro Captura de comprobante para las cuentas involucradas en la interfaz. Al finalizar das clic en el botón Aceptar.
Generación y Contabilización de la Póliza (Desde Aspel SAE y Aspel COI)
- Genera la póliza.
Para ingresar puedes hacer uso de la siguiente ruta: menú Herramientas, das clic en el ícono Contabilización y pulsas en el botón Agregar.
Indicas el tipo de póliza, las opciones disponibles son: Ventas, Devolución por ventas, Compras, Devolución por compras, Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar, Movimientos al inventario, Costo de ventas y Descuentos sobre ventas.
Importante: También puedes generar la interfaz de SAE a COI a mayor detalle: por cliente o proveedor, por documento, por moneda, por impuestos, etc. Por omisión, la póliza se guarda dentro del DAC (Directorio de archivos comunes). Una vez definidos los criterios con los que será generada la póliza, das clic en Aceptar. Cabe mencionar que la póliza será generada con un estatus de Pendiente de contabilizar.
- Contabiliza la póliza.
Para realizar este proceso ingresa por la ruta: menú Herramientas, oprimes en el ícono Contabilización y das clic en el botón Contabilizar.
Lea también: Leasing: Ahorro en Impuestos Colombianos
Se podrá realizar la contabilización de la póliza desde Aspel SAE, por lo que mostrará una ventana para la edición de la póliza como si se estuviera en Aspel COI. Si la póliza es correcta, das clic al ícono Grabar.
Importante: Es necesario que el periodo con el que se está generando la póliza en SAE exista en COI, de lo contrario no será contabilizada la póliza. Al contabilizar la póliza en estatus cambiará de Pendiente a Contabilizada.
- Verifica la póliza (En Aspel COI).
Para ingresar puedes hacer uso de la siguiente ruta: menú Cuentas y pólizas y das clic en el ícono Pólizas. En Aspel COI la póliza se mostrará en el listado de pólizas, mostrando en la columna origen la palabra SAE. El contador tiene todo el control de la configuración de cuentas y del proceso de contabilización desde COI SAE 10 y COI 11.
Nuevo Proceso de Interfaz y Conexión
El nuevo proceso de interfaz permite el envío de las operaciones de SAE a COI para su contabilización automática, facilitando una mayor integración:
- Desde COI: El contador invita al usuario de SAE para establecer una conexión entre las dos empresas.
- En SAE: El usuario configura la conexión de las empresas con los datos recibidos en la invitación.
El correo de invitación incluye un ID único de conexión el cual identifica a la empresa de COI. Una vez establecida la conexión, el contador realizará en COI toda la configuración contable de las operaciones de la empresa de SAE. El contador tendrá visibilidad de todas las operaciones que lleguen desde SAE, administrando la generación de las pólizas con base en pólizas dinámicas. Si lo desea, eventualmente puede configurar la contabilización automática de todas las operaciones de SAE desde el momento en que se reciban en COI.
Gestión de la Conexión en Aspel COI
En el nuevo menú “Interfaces” de Aspel COI se crean tres grupos de opciones: Siigo Aspel, Diario de operaciones, Empresas integradas. Desde este menú se gestiona la conexión y configuración:
- Invitación de conexión: Se accede desde el nuevo menú Interfaces / Invitación de conexión para iniciar el proceso de interfaz enviando una invitación de conexión al Administrador de SAE.
- Conexión con la empresa de SAE: Para validar que la empresa de SAE ya está vinculada con COI, y para configurar algunas características de la sincronización de operaciones, en la sección Interfaces / Empresas vinculadas se tiene la siguiente información y opciones:
- Nombre de la empresa SAE, RFC y número de empresa.
- Probar conexión: Opción que permite saber si se tiene conexión con el sistema.
- Desconectar empresa: Permite quitar la conexión que se tiene actualmente.
- Contabilizar automáticamente al sincronizar: El contador puede elegir entre contabilizar de forma automática o primero realizar algún análisis antes de contabilizar la información recibida.
- Fecha y hora de la última sincronización de operaciones o movimientos.
Diario de Operaciones y Configuración Contable
El Diario de Operaciones es una nueva consulta para realizar la configuración de cuentas contables y llevar el control de movimientos contabilizados y no contabilizados de SAE. Esta herramienta es crucial para la gestión y seguimiento de las transacciones.
La consulta contiene la siguiente información:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Fecha de sincronización | Indica la fecha en que se descargó el movimiento. |
| Origen | Identifica el sistema del cual se descargó el movimiento. |
| Tipo de documento | Indica el tipo de documento. |
| Estado del documento SAT | Indica si está timbrado o cancelado. |
| Referencia | Clave del documento. |
| UUID | UUID del documento. |
| Contabilizado | Sí / NO. |
| Fecha de contabilización | Fecha en la que fue contabilizado el movimiento. |
| Póliza | Tipo y folio de la póliza en la que se contabilizó el documento. |
| Periodo | Periodo al cual pertenece la póliza. |
| Observaciones | En caso de que falten elementos para contabilizar se mostrarán en esta sección. |
| Razón social | del emisor o receptor dependiendo sea el caso. |
Configuración Contable Detallada
La interfaz permite una configuración contable detallada en COI, vinculando diversas operaciones y catálogos de SAE:
- Operaciones generales: Definición de cuentas contables de ventas, impuestos, costo de venta y etiquetas personalizadas. Ruta de acceso: Menu interfaces / Diario de operaciones / Configuración de cuentas / Cuentas contables.
- Clientes y proveedores: La información de clientes y proveedores se guardará en la tabla de terceros de Aspel COI. Desde la consulta se pueden dar de alta proveedores, clientes y cuentas contables. Ruta de acceso: Menú interfaces / Diario de operaciones / Configuración de cuentas / Terceros.
- Productos y servicios: Configuración de cuentas contables tanto para Venta como para Compra. Se podrán dar de alta cuentas desde la consulta. Ruta de acceso: Menú interfaces / Diario de operaciones / Configuración de cuentas / Productos y servicios.
- Líneas de producto: Configuración de cuentas contables tanto para Venta como para Compra. Se podrán dar de alta cuentas desde la consulta. Ruta de acceso: Menú interfaces / Diario de operaciones / Configuración de cuentas / Líneas de producto.
- Plantillas contables: La contabilización de documentos se realizará mediante plantillas de póliza dinámica. De forma predeterminada ya se tienen asignadas plantillas para cada tipo de operación. Aspel-SAE genera para Aspel-COI las pólizas correspondientes a las ventas, compras, movimientos al inventario, abonos y cargos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Las pólizas pueden ser generales o bien desglosarse por cliente, proveedor, zona del cliente, del proveedor o incluso por documento, por línea de producto o por impuesto.
Integración con Aspel-BANCO
Aspel-SAE, al trabajar integrado con Aspel-BANCO, simplifica el proceso administrativo, ya que todos los movimientos bancarios registrados actualizan automáticamente los saldos de clientes y proveedores de Aspel-SAE con los pagos y/o anticipos realizados a las cuentas por cobrar o las cuentas por pagar, afectando al mismo tiempo, el saldo de tus cuentas bancarias.
Desde SAE puedes registrar:
- Cobros de facturas.
- Pagos a proveedores.
- Comprobantes fiscales de recepción de pagos.
La información generada podrá utilizarse posteriormente en los procesos de integración con Banco y COI. Los cobros de facturas y pagos a proveedores registrados en SAE pueden contabilizarse automáticamente en COI mediante la generación de pólizas. Además, es posible relacionar los comprobantes fiscales correspondientes para mantener la información contable vinculada con las operaciones registradas.
Caso Práctico de Implementación
Un ejemplo de la aplicación y beneficio de esta interfaz se observa en el siguiente caso:
- El cliente administraba su contabilidad con Compaq, sin embargo, sus procesos de compraventa los realizaba a través de Aspel SAE. El registro de las pólizas como: compra, venta, egresos e ingresos se tenía que realizar de forma manual.
- Primero, se necesitó analizar que el catálogo de cuentas anterior cumpliera con las especificaciones requeridas para Aspel COI, es decir, adecuar la correspondencia entre cuentas y subcuentas, con la finalidad de que la migración sea clara para el usuario.
- Una vez verificada la factibilidad del proyecto, se procedió a realizar la migración de la información contable de Compaq a Aspel COI. Subsecuentemente se realizaron las configuraciones necesarias para que de forma automática las compras y ventas generadas en Aspel SAE, crearan las pólizas de compras y ventas en Aspel COI. Así mismo, se realizaron las configuraciones necesarias para que los pagos a proveedores registrados en Aspel BANCO se reflejaran en automático en SAE y en COI.
- Finalmente, se implementó las interfaces de Aspel SAE, Banco y COI en productivo. Durante esta etapa J&M estuvo cerca del cliente con la finalidad de resolver dudas sobre las nuevas tecnologías implementadas.