¿Has escuchado sobre los activos diferidos? Tal vez no como definición, pero los gastos de activos diferidos, como también son conocidos, están presentes en todo negocio como recursos de contabilidad que le aportan equilibrio a los números de la empresa y que podrán ser considerados como patrimonio de la misma. Utilizar un recurso financiero, como lo es el activo diferido, será de gran utilidad para evitar que se alteren, tanto los ingresos como los egresos de la corporación, en cada uno de los reportes de sus respectivos períodos.
Los activos diferidos, también conocidos como cargos diferidos, costos diferidos o débitos diferidos, son bienes y servicios que ha adquirido una empresa de manera anticipada y que no necesariamente se usan en la inmediatez. Su objetivo principal es no afectar la información financiera de la empresa en los periodos en los que aún no se han consumido esos recursos.
Un punto muy importante sobre este recurso financiero es que los activos son aquellos que pueden generar beneficios a una empresa en el futuro. ¡Y, aunque no lo creas, también puedes incluir los activos diferidos como bienes, dentro de lo que es el patrimonio de la organización!
¿Cuándo y por qué usar Cargos Diferidos?
Identificar los activos diferidos es menos complicado de lo que parece, ya que seguramente los habrás reconocido en tu empresa, pese a que, probablemente, desconocías que se trataba de un activo diferido como tal.
Para reconocer los activos diferidos, considera lo siguiente: ¿Qué ocurre cuando una empresa realiza un pago adelantado, sea por cuotas de publicidad, arrendamientos, honorarios, seguros...? Estos gastos que está realizando no son para utilizarse de manera inmediata, ya que la idea es que la compañía los vaya utilizando con el transcurso del tiempo. Y, mientras sucede esto, esos gastos permanecen en calidad de activos.
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Como vimos anteriormente, los activos diferidos se usan con un interés puramente contable o financiero, ya que realizar estos pagos hará que no se consideren dentro de las cuentas en un periodo contable en concreto. En otras palabras, tratar la adquisición de bienes y servicios como activos diferidos, logra que no se tengan que registrar desde un inicio en la lista o cuenta de gastos, lo que favorece a los números declarados en los periodos contables previos al uso de esos bienes o servicios adquiridos.
Una vez que se haga uso de dichos activos, se considera un gasto y estos gastos derivarán en lo que se conoce como amortizaciones y depreciaciones, las cuales son pérdidas de valor del bien o servicio.
Eso sí, cuando una empresa usa su base contable en efectivo, los gastos se deben registrar de forma inmediata en la cuenta de pagos, tan pronto como se paguen, por lo tanto, no aplicarían los activos diferidos.
Principios Contables de los Cargos Diferidos
Existen varias razones por las cuales ocurren, o son determinados los activos diferidos. Básicamente, se sustentan en un total de dos principios contables:
1. Principio de Devengo
En primer lugar, se sigue lo que determina el principio de devengo, el cual establece que los efectos de las transacciones son registrados cuando suceden. Esto quiere decir que se atiende a lo que es la corriente real de los servicios y bienes, en lugar de a la financiera, más de pagos y cobros. Por esta razón, cuando se genera algún pago, puede registrarse un activo diferido, aunque el gasto se anota justo en el momento en el cual se consume.
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2. Principio de Correlación de Ingresos y Gastos
Por otra parte, está el principio de correlación de ingresos y gastos. Aquí deberás tomar en cuenta, al momento de realizar las cuentas anuales, aquellos gastos realizados con los que puedas generar los ingresos del ejercicio en cuestión. De esta forma, los gastos se anotarán en el momento en el cual el activo diferido otorgue las ventajas y los beneficios para los cuales fue adquirido.
Características de los Activos Diferidos
Además de no aplicar cuando la base contable de una empresa es en efectivo, los activos diferidos tienen las siguientes características:
- Los activos diferidos se deben registrar dentro del balance general en forma de activo a largo plazo. En caso de que estos gastos no aparezcan como activos diferidos, deben de ser registrados en la cuenta de gastos, de forma inmediata (incluso antes de haberse podido aprovechar el beneficio que conlleva este tipo de gasto).
- Al entrar en la categoría “A largo plazo”, se debe esperar a que el producto o servicio sea usado, lo que puede llegar a tardar varios periodos contables.
- Estos gastos son activos intangibles y en algunos casos sirven para la protección ante cualquier eventualidad que pudiera suceder en el futuro.
- Una característica básica de estos pagos es la expectativa de la Empresa de recibir en el futuro beneficios, por lo tanto, se entiende que, al hacer el pago, no se transfieren a la entidad los beneficios y riesgos inherentes a las partidas que está por adquirir o recibir.
Requisitos para Contabilizar un Activo Diferido
Para que un activo de estas características pueda ser contabilizado, debe cumplir con diversos requisitos para considerarse como tal. Estos son los tres requisitos que deben cumplirse:
1. Debe Encajar con la Definición de Activo
Los pagos realizados han debido de otorgar algún bien, servicio, derecho o cualquier otro recurso. Al momento de pagar, debes tener derecho de crédito, en comparación con aquel que no ha cumplido con su responsabilidad. Los elementos en cuestión deben ser manejados por la compañía. El activo tiene que resultar de algún suceso pasado, lo cual es algo que cumplen todos los activos diferidos, porque se producen tras el anticipo de un pago. Debe ser posible que ocurran mayores beneficios económicos en el futuro mediante los activos diferidos.
2. El Cumplimiento de los Criterios de Registro y Reconocimiento
De un activo diferido se esperan beneficios futuros, pero este valor también debe poder ser valorado de forma fiable. Esto significa que la información en la cual esté basada la valoración no debe contener ningún rasgo o tipo de sesgos o errores y representar ser un reflejo fiel de lo que se ve a simple vista.
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3. Los Intangibles Deben Ser Identificables
En el caso de tratarse de intangibles, el activo diferido tiene que poder ser identificable. Esto implica que debe cumplirse una de las siguientes condiciones:
- Que sea separable. Es decir que, en esencia, el activo pueda venderse, arrendarse, cederse o ser intercambiable de cualquier otra forma.
- Que sea creado como consecuencia de derechos contractuales o legales.
Es importante destacar que no pueden ser activados aquellos gastos en los cuales hayas podido incurrir con la intención de producir algunos intangibles. Por ejemplo, en el caso de que hayas gastado en publicidad, aunque esto pueda traer beneficios a futuro para la empresa, debes contabilizar ese pago ahora y no mientras ves que la mejora en la imagen adquiere impacto en las ventas.
Clasificación de los Activos Diferidos
Ahora que sabemos qué son los activos diferidos, cuál es su objetivo y sus características, debemos conocer cómo se clasifican:
1. Gastos Prepagados
Los gastos prepagados son los que se hacen por anticipado, esperando que su consumo se lleve a cabo en algunos meses. Este activo diferido aparece en la base contable como un activo circulante, y al haber sido registrado como un gasto pagado por anticipado, se clasifica como un gasto prepagado. Alquileres/rentas, seguros o hasta impuestos pueden entrar en esta clasificación y son considerados como gastos prepagados. Otros pueden ser bienes y servicios que se consumen dentro de un año. Recordemos que los gastos prepagados se deben enlistar en el balance contable como un activo circulante hasta que se ejecute el beneficio de la compra.
Lifeder, en su rama de administración y finanzas, nos da un ejemplo muy claro de los gastos prepagados: “Si una empresa paga en diciembre $30.000 por el alquiler del local de enero a junio, la empresa puede incluir en diciembre este monto total pagado en sus activos circulantes como gasto prepagado. En cuanto vaya pasando cada mes, la cuenta de gastos prepagados para el alquiler irá disminuyendo por el monto mensual, hasta consumir los $30.000 totales.”
2. Gastos Diferidos
Los gastos diferidos, en comparación con los prepagados, entran en la categoría de activos a largo plazo; es decir, se pagan por adelantado y se tiene que esperar varios periodos contables, de entre 3 y 5 años, para que el bien o servicio sea consumido. Por lo tanto, estos activos diferidos se deben registrar en el balance general contable como activos a largo plazo y se clasifican como gastos diferidos. Una buena forma de identificarlos es que los gastos diferidos son siempre intangibles.
La principal diferencia entre ambos es la siguiente:
- Los gastos prepagados tienen el derecho legal de recibir el servicio por el que están pagando. Por ejemplo, cuando las empresas pagan por adelantado el alquiler/renta o algún otro gasto.
- Los gastos diferidos no tienen el derecho a recibir el servicio, ya que el goce del mismo se da a largo plazo.
Sabiendo que con los gastos diferidos también se busca obtener beneficios para el futuro como ingresos y/o utilidades, debemos distinguir que estos se pueden clasificar en pagos anticipados y activos intangibles. A continuación, algunos ejemplos:
Ejemplos de Pagos Anticipados:
- Renta de propiedades o instalaciones.
- Renta de equipos de trabajo.
- Publicidad.
- Primas de seguros y fianzas.
- Insumos de papelería.
- Regalías.
Ejemplos de Activos Intangibles:
Los activos intangibles son parte importante del valor de mercado de las empresas. Se definen como el conjunto de bienes no materiales, representados por derechos, privilegios o ventajas de competencia que son valiosos porque contribuyen a un aumento en el ingreso o utilidades por medio de su empleo. Estos derechos se compran o desarrollan en el curso normal de los negocios. Un activo intangible es un activo identificable de carácter no monetario y sin apariencia física. Entre ellos se encuentran:
- Conocimiento científico o tecnológico.
- Diseño e implementación de sistemas nuevos o procesos nuevos.
- Adquisición de licencias o concesiones.
- Marcas.
- Patentes.
- Listas de clientes.
- Costos en las fases de investigación y desarrollo.
- Erogaciones en etapas preoperativas.
Para la evaluación de los activos intangibles, es crucial considerar factores como:
- El uso esperado del activo por parte de la empresa, independientemente de si el activo puede ser usado por otra administración.
- Obsolescencia técnica.
- La estabilidad de la industria en que opera o vaya a operar el activo y cambios en la demanda en el mercado para los productos o servicios resultantes del mismo.
- Acciones esperadas de los competidores actuales o potenciales.
- El nivel de costo por mantenimiento requerido para obtener los beneficios económicos futuros esperados del activo y la capacidad de la entidad para mantener el nivel.
- El periodo de control sobre el activo, incluyendo los límites, ya sean legales o de otro tipo, impuestos sobre el uso del activo, tales como fechas de caducidad de los arrendamientos relacionados.
- Que la vida útil del activo dependa de la vida útil de otros activos de la entidad.
Registro de un Activo Diferido: Ejemplo Práctico
Ahora es momento de llevar a la práctica lo que sabes sobre los activos diferidos. Te enseñamos cómo funciona de forma rápida y simple, a través de un ejemplo práctico.
Una empresa X adquirió un total de 1.000 cajas, por un valor de 100$ c/u, mediante el pago en efectivo. Estas cajas no serán utilizadas de forma inmediata, sino que se van a disponer de ellas por el transcurso de 1 año. El detalle es que la contabilidad de la empresa se lleva mensualmente, así que no se puede cargar el gasto de las 1.000 cajas, ya que se estaría cargando el gasto de 1 año en tan sólo 1 mes.
En ese caso, se registra la compra inicial, pero en la cuenta de activo diferido, la que corresponde a los gastos pagados, pero que no se gastarán inmediatamente. Así que lo debes registrar de la siguiente forma:
| Cuentas | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Activo diferido | $100.000 (1.000 x 100) | |
| Efectivo | $100.000 |
Entonces digamos que, en 1 mes, gastaste cerca de 200 cajas. En ese caso, debes amortizar los 100 y llevarlos a la columna de gastos generales, sacando el dinero de la cuenta de activos diferidos:
| Cuentas | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Gastos generales | $20.000 (200 x 100) | |
| Activo diferido | $20.000 |
Al momento de amortizar, se extraen $20.000, por lo que el balance general queda en $80.000 en la cuenta de activo diferido. Así que se agregan $20.000 al gasto, lo que genera una entrada de dinero y una salida (es decir, la empresa utilizó $20.000 y está ingresando también $20.000). Es decir, al momento de realizar un análisis financiero, los $20.000 son los que aparecen como parte del gasto y los otros $80.000 son parte del activo.
Activos Diferidos vs. Pasivos Diferidos
Los pasivos diferidos aplazan los ingresos o los reparten en varios periodos de tiempo. Son contabilizados únicamente hasta que el producto es entregado o servicio es prestado. Por lo tanto, el activo diferido es opuesto al pasivo diferido. Ejemplos de pasivos diferidos incluyen: intereses, comisiones, arrendamientos, honorarios, servicios técnicos, transportes como fletes y acarreos, mercancías en tránsito ya vendidas, cuotas de administración y ventas a plazos, entre otros.
Consideraciones Especiales en la Contabilidad de Cargos Diferidos
Las crecientes complejidades de las actividades de negocios están aumentando el número y los tipos de cargos diferidos. La distinción entre cargos diferidos y activos intangibles a menudo es vaga. La razón de diferir los costos es lograr una mejor correspondencia entre los costos y los beneficios esperados. Si un costo en el cual se incurre en el periodo actual beneficia a un futuro periodo ya sea mediante una contribución a los ingresos o una reducción en los costos, entonces una compañía difiere ese costo hasta los futuros periodos.
Investigación y Desarrollo (I+D)
Las compañías realizan actividades de investigación, exploración y desarrollo por muchas razones. Algunas de estas actividades están dirigidas al mantenimiento de productos existentes, mientras que otras pretenden crear nuevos productos y procesos. La contabilidad para gastos de investigación y desarrollo es problemática. La incertidumbre de esos beneficios es lo que limita la capitalización de la investigación y el desarrollo. En la actualidad, los desembolsos de investigación y desarrollo se tratan como si no tuvieran beneficios futuros.
La contabilidad para los gastos de investigación y desarrollo es una solución simple para un fenómeno complejo. Sin duda muchas actividades de investigación y desarrollo crean futuros beneficios y, en teoría, esos gastos de investigación y desarrollo no se deben desembolsar según se incurre en ellos. En Estados Unidos la contabilidad requiere que las compañías desembolsen los costos de investigación y desarrollo cuando se incurre en ellos. Sin embargo, una política de aplazamiento de costos proporciona a la administración y los auditores independientes, que de manera regular trabajan con incertidumbres y estimados, una oportunidad de transmitir información útil de los desembolsos de investigación y desarrollo.
Para evaluar la calidad y el valor potencial de los desembolsos de investigación y desarrollo, el análisis necesita conocer algo más que el gasto periódico en investigación y desarrollo. Se necesita información sobre los tipos de investigación realizada, los desembolsos de investigación y desarrollo por categoría, la factibilidad técnica, la viabilidad comercial y el potencial de los proyectos que se evalúan y revalúan periódicamente. La contabilidad actual no proporciona esta información básica. Lo que sí puede suponer sin riesgo el análisis es que el desembolso de gastos de investigación y desarrollo produce balances más conservadores.
Software de Computadora
La creación de software de computadora es una actividad especializada que no se ajusta a los gastos usuales de las actividades de investigación y desarrollo. La elaboración de software para propósitos de mercadotecnia es una actividad en curso que repercute directamente en ingresos actuales o futuros. La práctica actual en la contabilidad de los gastos de software de computadora que se va a vender, arrendar, o de otra manera introducir al mercado identifica un punto al cual se hace referencia como factibilidad tecnológica, donde esos costos se capitalizan y se equiparan con los ingresos futuros. Los gastos en los cuales se incurre después de la factibilidad tecnológica, y hasta que el producto está listo para la distribución general a los clientes, se capitalizan como un activo intangible.
Industrias Extractivas
La búsqueda de nuevos depósitos de recursos naturales es importante para las compañías en el área de las industrias extractivas. Aun cuando muchas compañías desembolsan los costos de exploración y desarrollo según incurren en ellos, algunas cargan una porción y capitalizan el resto. Los reguladores contables han hecho varios intentos para reducir estas prácticas divergentes. La variedad de métodos aceptables para tratar los costos de exploración y desarrollo en las industrias de extracción dificulta la comparación de los resultados entre compañías.
Muchos analistas favorecen la contabilidad de eventos exitosos por encima de la contabilidad del costo total debido a que ofrece una mejor correspondencia de los costos con los ingresos relacionados y es más congruente con las prácticas contables actuales.
Aspectos Fiscales: Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR)
Según el Artículo 32 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), se consideran gastos diferidos los activos intangibles representados por bienes o derechos que permitan reducir costos de operación, mejorar la calidad o aceptación de un producto, usar, disfrutar o explotar un bien, por un periodo limitado, inferior a la duración de la actividad de la persona moral. También se consideran gastos diferidos los activos intangibles que permitan la explotación de bienes del dominio público o la presentación de un servicio público concesionado. Los cargos diferidos pueden generar un beneficio por un período ilimitado que dependerá de la duración de la actividad de la persona moral.
En cuanto a los anticipos de gastos, el Artículo 25, fracción III de la LISR establece que estos serán deducibles en el ejercicio en que se efectúen, siempre que se cuente con el comprobante fiscal del anticipo en el mismo ejercicio en el que se pagó y con el comprobante fiscal que ampare la totalidad de la operación por la que se efectuó el anticipo a más tardar el último día del ejercicio siguiente a aquél en que se dio dicho anticipo.
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