En México, todo patrón tiene la obligación de afiliar a sus trabajadores al IMSS. Esto implica no solo dar de alta a quienes ingresan, sino también notificar de forma oportuna cualquier baja o cambio en sus condiciones laborales. Es decir, no basta con que estén registrados, hay que mantener actualizada su información. La política laboral y salarial impulsada por los gobiernos ha sido un factor constante en la evolución de los ingresos. Durante el periodo neoliberal, el crecimiento de los ingresos laborales fue limitado. Al concluir el gobierno de Felipe Calderón, el salario base de cotización promedio había registrado un incremento real acumulado de 62.39 pesos, equivalente a 30 por ciento.
Obligaciones Patronales y Movimientos Afiliatorios
A lo largo del tiempo, estos avisos se vuelven parte del día a día de las áreas de recursos humanos o de nómina. Pero si se omiten o se presentan fuera de tiempo, pueden generar desde recargos hasta problemas legales. Por eso vale la pena repasar, punto por punto, qué movimientos existen, cuándo deben reportarse y cómo hacerlo bien. La presentación de avisos del IMSS oportuna es de vital importancia, para evitar el intento de la autoridad de imponer multas.
Tipos de Movimientos IMSS y Plazos
En términos prácticos, los movimientos IMSS se dividen en tres grupos clave: altas, bajas y modificaciones salariales. Cada uno tiene reglas y plazos distintos, y conocerlos ayuda a evitar errores que después se convierten en multas o diferencias en las cuotas obrero patronales.
Las Altas de Empleados
Este movimiento se refiere a la afiliación formal del trabajador ante el IMSS. La Ley del Seguro Social establece que lo ideal es darlo de alta un día hábil antes de su ingreso. Si por alguna razón el trabajador no se presenta a laborar, se procede con la baja inmediatamente después. Los avisos de alta son de vital importancia porque aunque se tiene un plazo de cinco días para su presentación según lo indicado anteriormente, si en ese plazo ocurre algún accidente al trabajador, éste no estuviera asegurado y por tanto el patrón tendrá que pagar los costos de la atención médica que correspondan, de conformidad con el artículo 77 de la Ley del Seguro Social cuarto párrafo. En muchos casos se recomienda que el alta sea incluso un día antes del inicio de labores, para evitar contingencias, sobre todo en aquellas empresas donde se tengan actividades riesgosas.
Las Bajas de Empleados
Cuando un trabajador deja de laborar en la empresa (ya sea que renunció, lo dieron de baja o terminó su contrato) hay que avisarle al IMSS. Se puede hacer el mismo día sin problema. De hecho, el instituto da hasta cinco días hábiles para reportarlo, pero dejarlo para después solo complica las cosas. Lo más práctico siempre es hacerlo en cuanto se sepa.
Lea también: Guía para la cancelación de facturas electrónicas
Los Cambios en Sueldo de los Empleados
Son movimientos que se realizan para actualizar las cantidades que el trabajador recibe como salario. Existen dos tipos: salario fijo y salario variable.
Salario Fijo
Si el trabajador cuenta con salario fijo, este puede cambiar ya sea por un aumento directo o porque las prestaciones crecieron. Esta modificación debe notificarse dentro de los 5 días hábiles siguientes. No importando la fecha en que se haya presentado el aviso de alta, ya sea dentro del término de los cinco días mencionados en el párrafo anterior o sea presentado extemporáneamente, la fecha que se deberá tomar en consideración para el inicio de pago de cuotas con el salario que ahí se menciona, será la que se indique en el mismo aviso como inicio de labores del trabajador. Lo mismo que se mencionó en el párrafo anterior ocurre para los avisos de modificación de salario de la parte fija o de salario fijo del trabajador, esto es, no importando que el aviso se presente en el término de los cinco días mencionados en el cuadro anterior o sea presentado extemporáneamente, la fecha que debe tomarse en cuenta para el pago de cuotas del seguro social con el nuevo salario es la que se indique en el propio aviso a partir de la cual el trabajador empezó a recibir el nuevo salario.
Salario Variable o Mixto
En el caso de salario variable, el aviso debe hacerse dentro de los primeros 5 días hábiles del siguiente bimestre (enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre). Si por la naturaleza del trabajo, el salario se integra con elementos variables que no puedan ser previamente conocidos, se sumarán los ingresos totales percibidosdurante los dos meses inmediatos anteriores y se dividirán entre el número de días de salario devengado en ese período. En los casos previstos en la fracción III del artículo 30 (salario mixto), si se modifican los elementos fijos del salario, el patrón deberá presentar el aviso de modificación dentro de los cinco días hábiles siguientes de la fecha en que cambie el salario. Los avisos de modificación de salarios mixtos o variables, se presentan los primeros cinco días hábiles de cada bimestre, las modificaciones de salario de la parte fija o del salario fijo se presentan cinco días hábiles siguientes al día de modificación (34 I y III LSS).
Salario Base de Cotización (SBC)
¡Y ojo! El salario que se toma en cuenta para los movimientos IMSS es el Salario Base de Cotización (SBC), que incluye la proporción de prestaciones como: Aguinaldo y Prima vacacional. Para fijar el salario diario en caso de que se pague por semana, quincena o mes, se dividirá la remuneración correspondiente entre siete, quince o treinta respectivamente. Se debe aplicar para la parte fija la suma de las retribuciones periódicas de cuantía previamente conocida. Se sumarán los ingresos totales percibidos durante los dos meses inmediatos anteriores y se dividirán entre el número de días de salario devengado.
Por ejemplo, si un trabajador cumple su primer año y le corresponden 12 días de vacaciones, 15 de aguinaldo y una prima vacacional del 25 por ciento, el cálculo de su factor de integración quedaría así:
Lea también: Obtén tu Constancia Fiscal fácilmente
SBC = (365 + 3 + 15) / 365 = 1.0493
Este factor se utiliza para obtener el salario diario integrado, que sirve como base para calcular el SBC ante el IMSS.
Integración de Salario para Cuotas del IMSS
La Ley del Seguro Social establece qué elementos forman parte del salario para la base de cotización y cuáles no, afectando directamente el cálculo de las cuotas.
- Elementos que no integran el salario:
Las cantidades aportadas para fines sociales, considerándose como tales las entregadas para constituir fondos de algún plan de pensiones establecido por el patrón o derivado de contratación colectiva.
La participación de trabajadores en las utilidades de las empresas no se considera parte integrante para el pago de las cuotas del IMSS, de la misma manera que lo considera la Ley Federal del Trabajo en su artículo 129.
Lea también: todo sobre la presentación de avisos al RFC
En caso de que la habitación sea onerosa con un 20% del salario mínimo, la habitación no será integrable.
Bono o ayuda para transporte. Este concepto no integra al salario cuando la prestación se otorgue como instrumento de trabajo, en forma de boleto, cupón o bien a manera de reembolso, por un gasto específico sujeto a comprobación.
Acuerdo 77/94 IMSS. no integra salario, porque la relación contractual se da entre la institución aseguradora y dicho patrón, aunque el beneficiario sea el trabajador y sus familiares.
- Elementos que pueden integrar el salario bajo ciertas condiciones:
Respecto a la despensa, la posición puede ser riesgosa, dado que, al no poder comprobar que se destinó a despensa, integraría para cuotas del IMSS con las consecuentes multas, recargos y actualización en su caso (Acuerdo 495/93 IMSS).
Es importante referirse a los acuerdos específicos del IMSS, como el Acuerdo 494/94 IMSS, Acuerdo 77/94 IMSS o el Acuerdo 1521 IMSS, para detalles adicionales sobre la integración de conceptos.
Prima de Riesgo de Trabajo
Otro elemento fundamental en la cotización al IMSS es la prima de riesgo de trabajo. La prima de riesgo de trabajo con la que inicia el patrón es asignada de conformidad con el artículo 196 del RACERF y 73 de la LSS. Se asigna dependiendo de la actividad que desempeñe o vaya a desempeñar la empresa, identificando la actividad en el artículo 196 de RACERF. Este porcentaje como mínimo será el 0.50% y como máximo el 15%. Por ejemplo, un patrón que inicia actividades el 1o. de julio de 2017, se identifica y se le asigna la prima de riesgo de trabajo de 4.65325% de acuerdo con su actividad en los artículos antes mencionados, con ésta cotizará del 1o. de julio al 31 de diciembre de 2013, del 1o. de enero al 31 de diciembre de 2018, y del 1o. de enero al 28 de febrero de 2019.
Enfermedad de trabajo es todo estado patológico derivado de la acción continuada de una causa que tenga su origen o motivo en el trabajo, o en el medio en que el trabajador se vea obligado a prestar sus servicios (ARTICULO 43 LSS).
El cálculo de la prima de riesgo de trabajo se calcula cada año, y se presenta declaración anual en febrero del año siguiente ante el IMSS. El porcentaje de la prima de riesgo de trabajo nunca podrá ser superior al 15% ni inferior a 0.50%.
Cuando un patrón deje de tener trabajadores a su servicio por más de seis meses y no haya comunicado baja patronal, al reanudar la relación obrero-patronal, será colocado en la prima media de la clase que corresponda a su actividad.
Plazos para Reportar Movimientos y Consecuencias del Incumplimiento
Aunque el IMSS da un plazo de hasta 90 días naturales para reportar cualquier movimiento afiliatorio, incluyendo altas, bajas, reingresos o modificaciones salariales, esperar tanto no es recomendable. Mientras más pronto se registren los movimientos IMSS, menos probabilidad hay de tener diferencias en pagos o problemas con los derechos del trabajador. Lo más recomendable desde recursos humanos es hacer el trámite en cuanto se tiene el dato confirmado. Si se puede hacer el mismo día, mejor.
Reportar los movimientos IMSS fuera de tiempo puede traer varios problemas. Algunos se notan de inmediato, otros aparecen después y se complican más. Todo depende del tipo de movimiento, el tiempo que pasó y si ya hubo afectación al trabajador o al Instituto.
Consecuencias Comunes:
Multas: El IMSS puede sancionar por cada movimiento fuera de plazo. El monto varía según el número de omisiones y días de atraso. No se impondrán multas cuando se cumplan en forma espontánea las obligaciones patronales fuera de los plazos señalados por la Ley o cuando se haya incurrido en infracción por caso fortuito o fuerza mayor (ARTICULO 304-C LSS).
Recargos: Si hay diferencias en las cuotas por no reportar cambios a tiempo (por ejemplo, un aumento de sueldo), se calculan recargos acumulados.
Suspensión de servicios: El Instituto puede limitar el acceso a ciertos servicios, como la emisión de constancias de cumplimiento.
Inhabilitación del SIPARE: En casos reiterados, se puede restringir el acceso al sistema SIPARE.
Conflictos laborales: Si no se reporta una baja a tiempo y el trabajador consigue otro empleo, pueden surgir demandas por despido injustificado.
Incumplimiento de revisión anual: No presentar la revisión anual obligatoria de su siniestralidad y determinación de la prima del seguro de riesgos de trabajo o hacerlo extemporáneamente o con datos falsos o incompletos, en relación con el período y plazos señalados en el reglamento correspondiente (XV).
El patrón deberá enterar las cuotas del mes de que se trate a más tardar el día 17 del mes siguiente, si es día inhábil, se permite el pago sin recargos al día hábil siguiente.
Recomendaciones para la Gestión de Movimientos IMSS
Cuando surgen errores o atrasos al reportar movimientos IMSS, lo importante es actuar rápido. No conviene dejarlo pasar ni “ver si el sistema lo corrige solo”, porque eso casi nunca pasa. Lo primero es revisar qué movimiento falló, cuándo debió haberse reportado y si se tiene toda la información necesaria para corregirlo.
Siempre que puedas, usa el portal del IMSS o el SIPARE para llevar un control digital. Guarda los folios de confirmación de cada movimiento.
Consulta el calendario de obligaciones del IMSS para tener claro los plazos límite.
Si no estás seguro de cómo reportar un movimiento, contacta directamente al IMSS o acércate con un asesor en seguridad social.
Evita hacer correcciones “parchadas”; si un movimiento se subió mal, es mejor darlo de baja y volver a cargarlo correctamente.
Revisa que los datos del trabajador (CURP, NSS, salario, fecha de vigencia) estén completos y correctos antes de enviar cualquier trámite.
Y algo importante: esta información es de carácter general. Si el problema ya escaló o involucra una revisión formal del IMSS, lo mejor es contar con apoyo legal o asesoría especializada. A veces resolver un error a tiempo evita un problema mayor más adelante.
tags: #comunicado #IMSS #sueldos #2013 #información