La contabilidad de costos se diferencia de la contabilidad financiera en que esta última recoge información de las operaciones económicas de la empresa, en sentido general, y elabora con ellas los estados financieros que pueden ser elaborados tanto para uso interno como externo.
La Contabilidad de Costos
No obstante, varios autores, entre ellos Hernández (2012) y Lazo (2013a), afirman que el estallido de la Revolución Industrial, a partir del año 1776, fue lo que impulsó el establecimiento de un mayor control sobre los modos de producción, los materiales y la mano de obra. Hernández (2012, 2014), Horngren et al. (2012b), Lazo (2013a), Tafur y Osorio (2013) y otros autores, identifican los costos como activo (inventarios y activos fijos), como gasto (costos de producción) y como pérdida (gasto).
Componentes de los Costos de Producción
En cuanto a la composición y clasificación de los costos de producción, “la teoría tradicional de costos habla de tres elementos básicos: materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación” (Calleja, 2013; Hernández, 2012, 2014; Warren et al, 2010, 2012, 2014). La mano de obra, el segundo elemento del costo, “es el esfuerzo físico o mental que realiza un trabajador en el proceso de transformación de una materia prima o un insumo en un producto terminado, que satisfaga una necesidad y que no perjudique el medio ambiente” (Hernández, 2012, 2014). No obstante, según Gómez (2013), el esfuerzo del ser humano sería insuficiente si no contara con los equipos necesarios que comprenden desde la herramienta más sencilla hasta la maquinaria más complicada, permitiendo economizar esfuerzos de trabajo y de material, a la vez que aumentar de modo significativo su productividad.
Los costos indirectos de fabricación (CIF), carga fabril, gastos de fabricación o gastos, como también se les conoce (Jiménez, 2010), son todos los costos que se relacionan indirectamente con el producto y que forman parte del proceso productivo.
Antes de contabilizar los costos de producción, debe conocerse primero cuáles tipos de inventarios se manejan y el sistema de costeo que se utilizará para su acumulación. Los inventarios en las industrias son tres: de materiales, de producción en proceso y de productos terminados (Hernández, 2014; Warren et al., 2010). En cambio, los sistemas de costeo de inventario son dos: periódico y perpetuo. El periódico, pormenorizado o de costos incompletos (Calleja, 2013), ofrece información limitada sobre los inventarios; se utiliza en pequeñas y algunas medianas empresas.
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En las industrias, el sistema perpetuo permite la acumulación de costos de producción y lo clasifica de dos formas: por órdenes de trabajo y por procesos. El primero es en base a pedidos y especificaciones de clientes; sus costos se acumulan en una Hoja de Trabajo por cada pedido. El segundo es en base a procesos productivos continuos, estandarizados y repetitivos, donde los productos son homogéneos y producidos a gran escala (Horngren, 2012b; Uribe, 2011).
Los métodos de valoración de inventarios conocidos son cuatro: FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out), promedio ponderado y de identificación específica (Hernández, 2012; Lazo, 2013a). De los métodos citados, en las industrias solo se utilizan el FIFO y el Promedio ponderado (Donoso y Donoso, 2011; Jiménez, 2010), por el tipo de procesos y el momento en que se agregan los costos de los inventarios; pero cada país, a través de la administración tributaria, determinará cuál es el más favorable a utilizar. Por ejemplo, en la República Dominicana la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) exige en el Código Tributario, Ley 11-92, utilizar LIFO, salvo ciertas excepciones (Hernández, 2014).
Costos Directos: Fundamentos y Componentes
Uno de los costos empresariales más importantes son los costos directos, ya que se vinculan directamente con el proceso de elaboración de algún producto o servicio. En el siguiente contenido te vamos a explicar todo sobre los costos directos, desde qué son hasta cómo puedes comenzar a eficientarlos.
Los costos directos son aquellos que están vinculados directamente con la producción y con el producto. Los costos directos repercuten directamente sobre el precio final del producto, ya que están relacionados con la producción de la organización. Los costos directos más comunes son los de materia prima, mano de obra y extras.
- Materia prima: son todos los materiales y recursos que forman parte de la elaboración de un producto.
- Mano de obra se refiere a los sueldos y salarios de todos los empleados que están involucrados en la fabricación de un producto.
Estos costos, a diferencia de otros gastos generales, están estrechamente ligados a la producción o prestación de servicios específicos de una empresa. Se presentan de manera directa y clara, permitiendo una atribución precisa a cada unidad de producto o servicio.
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Los costos directos abarcan una amplia gama de elementos, desde la adquisición de materias primas hasta los salarios de los trabajadores directamente involucrados en la fabricación o prestación de servicios. Cada peso gastado en estos rubros se traduce directamente en la creación y entrega del producto final.
Al sumergirnos en la profundidad de los costos directos, descubrimos no solo números en una hoja de cálculo, sino también una narrativa detallada sobre la eficiencia operativa y la efectividad estratégica de una organización. Desde la compra de materiales hasta la remuneración del personal directamente implicado, cada costo directo cuenta una historia sobre la dedicación de la empresa a la excelencia en su campo.
Clasificación de los Gastos Directos
Los gastos directos, siendo la esencia misma de la operación empresarial, se despliegan en una variedad de formas y contextos. Estos pueden clasificarse en diferentes categorías según su naturaleza y su contribución específica al proceso productivo. Explorar estos tipos de gastos no solo nos brinda una comprensión más profunda de la estructura financiera de una empresa, sino que también nos permite identificar áreas de oportunidad para la optimización y el crecimiento.
- Materiales y materias primas: Este tipo de gasto abarca todo, desde la adquisición de materias primas básicas hasta la compra de componentes y suministros necesarios para la fabricación de productos.
- Mano de obra directa: Los salarios y beneficios del personal directamente involucrado en la producción son otro componente crucial de los gastos directos.
- Costos de producción: Esta categoría abarca una amplia gama de gastos relacionados con el proceso de fabricación o prestación de servicios.
- Subcontratación y servicios externos: En algunos casos, una empresa puede optar por subcontratar ciertas actividades o servicios a terceros.
- Costos de transporte y distribución: Para muchas empresas, especialmente aquellas en industrias como el comercio minorista y la logística, los costos de transporte y distribución representan una parte significativa de los gastos directos.
Ejemplos Concretos de Costos Directos por Sector
Para ver la importancia de los costos directos en la gestión empresarial, es útil examinar ejemplos concretos de diferentes sectores y contextos. Estos ejemplos muestran la variedad y la relevancia de los gastos directos en la creación de valor y la generación de ingresos.
- En este sector, los costos directos suelen estar dominados por el gasto en materias primas y mano de obra directa.
- En la industria alimentaria, los costos directos están estrechamente relacionados con la compra de ingredientes y materiales para la preparación de alimentos.
- Los costos directos pueden variar desde los honorarios de consultoría hasta los gastos asociados con la prestación de servicios específicos.
- En la construcción, los costos directos están relacionados con la compra de materiales de construcción y los salarios de los trabajadores de obra.
- En esta industria, los costos directos pueden estar vinculados a la adquisición de componentes electrónicos y al desarrollo de software.
Diferencias entre Costos Directos e Indirectos
Comprender la distinción entre costos directos e indirectos es esencial. Estas dos categorías de costos tienen características distintivas que afectan significativamente la forma en que se analiza y se toman decisiones financieras.
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- Rastreabilidad: Una diferencia fundamental radica en la capacidad de rastrear y asignar los costos a un producto o servicio específico. Los costos directos pueden atribuirse directamente a un producto o línea de servicio en función de su asociación directa con la producción o prestación del mismo.
- Variabilidad: Los costos directos tienden a variar directamente con el nivel de actividad o producción de la empresa. Por ejemplo, a medida que aumenta la producción, los costos directos como la materia prima y la mano de obra directa también tienden a aumentar proporcionalmente.
- Impacto en la toma de decisiones: Los costos directos son cruciales para determinar la rentabilidad de productos individuales y guiar decisiones operativas relacionadas con precios y mezcla de productos.
- Visibilidad y control: Debido a su naturaleza directa y rastreable, los costos directos suelen ser más visibles y controlables para la gestión de la empresa. Las acciones para reducir costos directos, como negociar mejores precios con proveedores o mejorar la eficiencia de la mano de obra, pueden implementarse con mayor facilidad y claridad.
Estrategias para la Optimización de Costos Directos
Tener definidos los costos directos de tu empresa te permite evaluar el desempeño y analizar la relación costo-volumen-utilidad.
- Crea una lista de todos los costos directos posibles antes de hacer el presupuesto, este es necesario para calcular todos los tipos de costos que se van a requerir.
- Asigna el valor del costo directo de cada gasto. Posteriormente, agrega un valor a cada gasto de producción.
- Por último, el costo directo se calcula sumando cada uno de los costos directos del proceso de producción.
Es importante contar con nuevas herramientas que automaticen procesos y puedas dejar a un lado lo manual. Ten una adecuada contabilidad de costos y pagos, ya que los errores más frecuentes de pago son los descuentos no aplicados en contratos y procesos de compra complejos. Establece objetivos medibles para tu personal para que puedan esforzarse por alcanzarlos y ser recompensados por ello. Fomenta la cultura de ahorro entre tus colaboradores para que entre todos vean oportunidades de optimizar costos directos. Si estás buscando optimizar este proceso y dejar de tener que hacerlo de manera manual, esta es tu mejor opción.
Tipos de Contabilidad de Costos
Existen cuatro tipos de contabilidad de costos.
- El costo estándar es una medición establecida por productores de bienes y servicios. Este sirve para conocer el nivel productivo óptimo a alcanzar en su actividad.
- Se encarga de revisar el impacto en el costo de un producto cuando se añade una unidad a la producción.
Rol de la Contabilidad de Costos en la Gestión Empresarial
- Es importante recopilar y conocer los costos que se generan en el proceso de transformar materia prima en un producto terminado.
- La función de la contabilidad de costos es brindar información detallada a la gerencia.
- Es necesario identificar, medir, acumular e interpretar la información de los gastos de la empresa.
Al analizar los costos de producción, las empresas pueden identificar las áreas en las que se están realizando gastos innecesarios o ineficientes y tomar medidas para reducirlos.
El registro de los materiales se debe realizar considerando “la cantidad recibida, cantidad enviada a producción, y los saldos de los inventarios para cada tipo de material”. A medida que se usan materiales directos, se registran como materiales retirados del almacén en el mayor de fábrica (Horngren, 2012b). En el segundo asiento de la Figura 3, las salidas del almacén de materiales se computan directamente a la cuenta de inventario de producción en proceso, cuando se utiliza el sistema perpetuo, cuenta donde se acumulan los costos del producto a fabricar.
Con relación al registro de la mano de obra debe definirse si el costo se cargará directamente a la producción o a una cuenta de control y acumulación de costos desde la cual será distribuido. Esto sucede cuando existen varias órdenes de trabajo, departamentos o centros de costos trabajándose al mismo tiempo (Ver Figura 4).
Para el registro de los CIF, debe considerarse que éstos se agregan a la producción utilizando diferentes bases de cálculo: a) costo de materiales directos; b) costo de mano de obra directa; c) horas de mano de obra directa; d) unidades producidas; y e) horas máquina; (Hernández 2012, 2014; Lazo, 2013a). También se pueden asignar mediante el uso del sistema de costeo ABC.
La Figura 5 muestra cómo debe realizarse el registro de este elemento en la producción, tomando en cuenta que previamente se fueron acumulando en una cuenta de control de CIF, la cual finalmente es distribuida entre los departamentos u órdenes de producción. Cada costo en la producción puede agregarse en base a costos reales, normales o estándar. En algunos casos esta asignación se basa en tasas predeterminadas, siendo acumulados en una cuenta de acumulación y luego distribuidas por tasas o de acuerdo a la proporción producida.
Independientemente del sistema de registro que se utilice, periódico o perpetuo, o del sistema de acumulación de costos, por órdenes de trabajo o por procesos, Lazo (2013b), señala que es importante saber que el proceso productivo podrá ser secuencial, paralelo o selectivo; dependiendo de la forma en que los productos y los costos pasan por los diferentes departamentos.
La contabilización en la producción conjunta se realiza de la misma forma que se ha presentado en las Figuras 3, 4 y 5. El primer método, de las unidades producidas, se utiliza cuando el valor de venta de los coproductos en el mercado no tiene diferencia significativa en los ingresos de la empresa; por lo que, la cantidad producida será la base para la asignación de costos. El segundo método, del valor de venta en el punto de separación, es el más idóneo en la producción conjunta, pero solo cuando se conoce el valor de venta unitario de los productos en este punto. Estos son los productos que son vendidos inmediatamente; se identifica individualmente que no requieren de procesamiento adicional y casi siempre se venden a granel. Este método se utiliza mucho en las procesadoras de carnes. El tercer método, del valor neto realizable, se utiliza cuando no se conoce el valor de venta en el punto de separación. Para ello, debe utilizarse el precio de venta final del producto, considerando reducir de éste los costos de procesamiento adicional y los gastos operacionales cargados a los productos. De esta forma, se obtiene un valor hipotético de venta en el punto de separación. Los subproductos en las Figuras 10, 11 y 12 no aplican para la asignación de costos de producción, porque se consideran como “subproductos de categoría 1, los cuales solo se reconocen cuando se venden”.
Finalmente, terminada la producción se realizan los registros correspondientes al traspaso de los productos terminados al almacén, en donde se les asigna un precio de venta con el cual se comercializará al cliente. En la Figura 14, Horngren et al. (2012b), muestran los registros de traspaso utilizando una cuenta de “control de productos terminados”; la misma utilizada por otros autores para el inventario de productos terminados. Horngren et al. Los desperdicios o daños en la producción pueden ser normales o anormales. Para evitar esos daños y desperfectos en la producción, se incurre en procesos y costos de calidad que también deben ir cargados a la producción dentro de los costos indirectos.
Cuando se termina una orden o proceso productivo, se da aviso al departamento de costos para que proceda a la liquidación de los costos incurridos a través de informes de producción. En la producción por procesos se elabora un informe de costo de producción por departamentos que indicará cuál fue el costo total producido, la cantidad de unidades terminadas y transferidas, unidades en proceso y mermas, y el costo unitario resultante. Este informe algunos autores, como Hernández (2012, 2014) y Warren et al. (2010), lo describen en cuatro pasos: plan de cantidades, producción equivalente, costos por contabilizar y costos contabilizados, pudiéndose agrupar en dos partes: unidades, pasos 1 y 2, y costos, pasos 3 y 4. Las Figuras 15 y 16 muestran dos modelos de estados financieros secundarios, indicando en ellos la ubicación de los costos y de dónde son obtenidos. El resultado del estado de costo de producción (Figura 15), sirve para la elaboración del estado de costo de ventas (Figura 16), cuyo resultado se utiliza para la elaboración del estado de resultado (disminuido de los ingresos), el cual servirá para alimentar los demás estados financieros básicos. En una empresa de prestación de servicios no existe costo de mercancía vendida.
En las finanzas tradicionales, existen indicadores de rentabilidad, liquidez y endeudamiento. Algunos indicadores de rentabilidad importantes son: margen bruto (utilidad bruta/ventas netas), margen operacional (utilidad operacional/ ventas netas) y margen neto (utilidad neta/ventas brutas). La finalidad del análisis permitirá evaluar los costos desde diferentes enfoques. Por ello, Hernández (2012), Horngren et al. (2012a, 2012b), Warren et al. En base a la clasificación anterior, Suárez (2017) expone que los análisis pueden ser aproximados, específicos, dinámicos, deductivos o inductivos. Los costos históricos se refieren a los costos reales, los cuales deben compararse, cuando se efectúan, con costos predeterminados (estimados y estándares), a fin de evaluar la flexibilidad presupuestaria, analizando las variaciones resultantes en la aplicación de costos.
El proceso presupuestal se inicia con la determinación del nivel de ventas, porque dependiendo de estas se establecen las necesidades de materiales directos e indirectos, mano de obra, costos indirectos de fabricación, inversión en activos fijos, necesidades de financiación o de inversión, niveles de inventarios, racionalización de gastos y programación de pagos. Según Burbano (2010), Cano (2013) y Díaz et al (2012) y Donoso y Donoso (2017), el presupuesto de producción implica necesariamente que la empresa haya analizado su capacidad de producción, ya que de esta depende la realización y el cumplimiento de las metas. En ese mismo orden, el análisis del punto de equilibrio, el costo-volumen- utilidad, el costeo directo y el absorbente, permitirán conocer los límites a utilizar para mantener el control de las ganancias o para evitar la generación de pérdidas.
Otro punto importante que permitirá un buen análisis de costos es la estandarización, la cual consiste en fijar de forma unitaria un costo o cantidad a utilizar de cada recurso que compone el costo del bien o servicio que se adquiere o produce. Los estándares se calculan en base a eficiencia (en cantidad y costo) y sirven de base para la elaboración de presupuestos. Después que se ejecutan, registran, resumen y analizan los costos, se procede a la toma de decisiones. 1) la obtención de la información; 2) la realización de predicciones acerca de costos futuros; 3) elección de una alternativa; 4) implementación de la decisión y 5) evaluación del desempeño (Ramírez, 2013). Otras decisiones que se toman en cuenta se refieren a la evaluación de la calidad, en productos y servicios, establecimiento de programas Justo a Tiempo, contratos laborales, comerciales y de construcción de obras, beneficios, inversiones, etc.
Para tomar decisiones sobre reducción de costos, Carratalá expone diferentes técnicas que deben ser consideradas por los gerentes y contadores. Como ya se analizó, los costos de producción de bienes y servicios son de suma importancia para el estudio de la contabilidad y la administración de empresas. Independientemente de los temas generales sobre costos, los autores citados tienen perspectivas diferentes que permiten ampliar los conocimientos necesarios para su adecuado control en cualquier ámbito. Cabrera y Mariano, Calleja, Hernández, Jiménez, Lazo y Rincón y Villareal, tienen mayor enfoque contable. En cambio, Abanto y Luján y Actualidad Empresarial, tienen un enfoque impositivo; Suárez en construcción, Gómez, y algunos ya mencionados, en producción de servicios. Aunque no fueron incluidos en el contenido, existen otras referencias bibliográficas de actualidad que aportan conocimientos prácticos sobre el tema, que pueden ser de mucho provecho para el estudio y comprensión de la contabilidad de costos.
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