La correcta gestión de nóminas es fundamental para cualquier empresa, ya que garantiza el pago adecuado a los empleados, el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la optimización de los procesos administrativos. CONTPAQi Nóminas es una de las soluciones más robustas del mercado, diseñada para automatizar y simplificar este proceso. CONTPAQi Nóminas® es un sistema especializado en la gestión de nóminas diseñado para automatizar y simplificar los procesos relacionados con el cálculo, timbrado y emisión de CFDI de nómina.
Este sistema permite automatizar el cálculo de la nómina, incluyendo percepciones y deducciones, para cumplir con las disposiciones fiscales. Genera CFDI de nómina de forma rápida y sencilla, cumpliendo con los requisitos fiscales. Además, timbra recibos de nómina automáticamente y cumple con el SAT, calculando la nómina automáticamente, incluyendo deducciones y percepciones, para eliminar errores manuales. CONTPAQi Nóminas® asegura el cumplimiento laboral con reportes y cálculos automáticos, y calcula automáticamente las cuotas y aportaciones para IMSS e INFONAVIT. Centraliza la nómina y conecta con otros sistemas CONTPAQi® para una gestión integral.
En esta guía, te mostraremos cómo configurar el sistema de forma rápida y eficiente, desde la creación de tu empresa hasta la generación de nóminas, la conexión con plataformas del gobierno y la contabilización automática. Sigue estos pasos para asegurarte de que tu empresa aproveche al máximo las funcionalidades de CONTPAQi Nóminas y lleve un control adecuado de los pagos a su personal.
Configuración Inicial del Sistema
Para comenzar a utilizar CONTPAQi Nóminas de manera efectiva, es fundamental realizar una configuración inicial que abarca la creación de la empresa y la definición de los parámetros de nómina.
1. Crear una Nueva Empresa
Una vez que hayas iniciado CONTPAQi Nóminas, es necesario crear la empresa en la que administrarás las nóminas. Sigue estos pasos: Abrir el catálogo de empresas de CONTPAQi Nóminas y dar clic en el botón "Nuevo".
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- Nombre de la empresa: Nombre con el que tu empresa será mostrada en el listado.
- Nombre de la empresa que se emitirá en el CFDI: Razón social de tu empresa tal cómo aparece en tu constancia de situación fiscal.
- Mascarilla del código del empleado: Una "X" por cada dígito que quieres en tu código del trabajador; ejemplo: XXX te da un límite de máximo 999 códigos.
- Base de datos de la empresa: Verifica que no tengas ninguna otra empresa con el mismo nombre de la base de datos, ya que esto podría ocasionar que se sustituya la información.
- Registro patronal del IMSS: Este dato lo registraremos posteriormente una vez creada la empresa.
- Base de datos de la empresa en CONTPAQi Contabilidad: Selecciona tu empresa de CONTPAQi Contabilidad para poder realizar la configuración de interfaz entre estos dos sistemas.
- Emitir recibos electrónicamente: Marca el check para poder timbrar tus recibos de nómina, al marcar este check, se generará un ADD (Base de datos en donde se almacenan tus XML) y también quedará bloqueado el campo de RFC de tu empresa. El resto de la configuración la haremos más adelante.
2. Configuración de Parámetros de Nómina
Para que el cálculo de las nóminas sea preciso, es importante configurar los parámetros clave de nómina.
- Periodo de Pago: Al abrir por primera vez el sistema, te sugerirá crear hasta 3 tipos de periodo distintos (1 Semanal, 1 Quincenal y/o 1 Mensual), esta es una manera fácil de crear tus periodos, simplemente deberás marcar el check del tipo de periodo que deseas crear y la fecha deberá ser el primer día de el primer periodo de tu ejercicio actual; Ejemplo: Semanal: 01/01/2024. Si dentro de tu empresa necesitas generar otros tipos de periodo diferentes o bien, adicionales, podremos hacerlo dentro del menú Catálogos/Tipos de periodo.
- Generación de nuevo tipo de periodo: Para generar un nuevo tipo de periodo, da clic en el botón "Nuevo" y comienza a capturar la información sobre tu periodo. Deberás ser muy cuidadoso en este punto, ya que al crear tu tipo de periodo se generarán en automático todos los periodos subsecuentes, así que si un dato está mal configurado, todos tus periodos tendrán error.
- Fecha de inicio del ejercicio: Primer día del primer periodo de tu ejercicio activo.
- Días del periodo: Días que serán considerados para las fechas de tus periodos.
- Días de pago: Días que serán considerados para el cálculo del concepto de Sueldo en tu nómina. Considera que a este dato aún se le sumarán el o los séptimos días.
- Periodo de trabajo: Periodo en el que te posicionarás para comenzar a trabajar (Ejemplo: El periodo 5 de una nómina Quincenal será del 1 de Marzo al 15 de Marzo).
- Ajustar al mes calendario: Para casos en los que queramos que la nómina siempre comience el 1 y 16 de cada mes, aún sin importar si no son 15 días exactos en la quincena, podremos marcar esta opción.
- Posición de los séptimos días: Selecciona en el calendario que día o días serán considerados como días de descanso en tu nómina.
Gestión y Configuración del Catálogo de Empleados
La correcta y eficiente carga de información de los empleados es crucial para el buen funcionamiento del sistema. Aunque el sistema permite una captura detallada por empleado, se ofrecen herramientas para agilizar el proceso y validar la información.
3. Configurar Catálogo de Empleados
NOTA: Te sugerimos que previo a la carga de empleados, hagas el llenado de catálogos auxiliares: Puestos, Departamentos, Turnos y Registros patronales. Dirígete a "Catálogos" > "Empleados" para comenzar a agregar los datos de tus trabajadores.
Para asegurar el correcto timbrado y gestión, es esencial capturar la siguiente información de cada empleado:
- Información obligatoria para el timbrado: Nombre, RFC, Régimen fiscal y Código Postal.
- Kardex de vacaciones: Al registrar un trabajador en CONTPAQi Nóminas, el sistema calculará cuantos días de vacaciones le corresponden a partir de su fecha de alta, aquí podrás registrar cuantos días de vacaciones o prima vacacional ya le han sido entregadas, de esta manera el sistema te entregará información real sobre días pendientes.
- Avisos pendientes ante el IMSS: Cada que realizas una modificacion al empleado que sea de tipo Alta, Baja o Modificación de salario, el sistema emitirá una alerta para informar que está pendiente de realizar este aviso al IMSS. Puedes controlar manualmente que avisos son los que efectivamente están pendientes.
- Conceptos automáticos: Aquí podrás ver enlistados todos los conceptos que se le calculan en automático a tu trabajador, y podrás eliminar o agregar libremente para el caso en el que sea un cálculo automático solo para el empleado en cuestión; por ejemplo: Pensión alimenticia.
- Pagos bancarios de nóminas: Aquí podrás registrar información bancaria de tu empleado para generar los archivos de dispersión bancaria.
- Indica si el empleado ha sido dado de baja del IMSS.
- Campo para identificar si el empleado es extranjero sin CURP.
- Régimen por omisión en el que tributa el contribuyente receptor (empleado).
Para agilizar la captura de datos y mantener la precisión, es fundamental validar la información fiscal de los empleados, especialmente sus RFC y otros datos para el timbrado correcto de los recibos de nómina. Utiliza la opción de lectura de QR para agilizar la captura de los datos de los empleados mediante su Constancia de Situación Fiscal. Los empleados que tengan uno o más datos incorrectos, las celdas se visualizarán en color naranja, permitiendo una fácil identificación de errores. Además, podrás desplegar o contraer las columnas mostradas en el grid acorde a tus necesidades para una mejor visualización de la información.
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Importación Masiva de Recibos CFDI (XML)
La versión 18.0.1 de CONTPAQi Nóminas® introduce una potente herramienta que permite importar recibos de nómina directamente desde los archivos CFDI (XML). Esta funcionalidad de importación de recibos desde el CFDI en CONTPAQi Nóminas® 18.0.1 representa una solución poderosa para optimizar la migración de datos y agilizar la operación del sistema. Permite una carga masiva y precisa de información, reduce errores humanos y mejora la trazabilidad de los movimientos históricos.
El proceso de importación incluye una ventana de mapeo que te sugerirá los conceptos que existan en CONTPAQi Nóminas® con el tipo de concepto y la clave SAT del concepto que se está leyendo en el CFDI. La relación se hace mediante la CLAVE SAT de los conceptos. Si el concepto no existe dentro del catálogo de conceptos, esta lista se mostrará vacía. Tendrás un listado de conceptos relacionados a la Clave SAT y podrás modificar el concepto sugerido, si así lo requieres.
Si no existe en CONTPAQi Nóminas® un concepto que tenga la clave SAT que se está leyendo en el CFDI, el mapeo en la sección de Nóminas se mostrará en blanco, y tendrás la opción de pre-crear un concepto para continuar con el proceso. Al hacer clic en Continuar, se mostrará una ventana de confirmación para continuar con la carga de movimientos.
Integración con Plataformas Gubernamentales y Timbrado
Una de las ventajas de CONTPAQi Nóminas es su integración con plataformas clave del gobierno, como el SUA, IDSE e Infonavit. Esto facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales.
5. Configuración para el Timbrado
Para el timbrado, es necesario configurar los parámetros de timbrado de CFDI en el menú Catálogos/Registros patronales. En la pestaña Certificado Sello Digital carga tus archivos .cer y .key del CSD y da clic en guardar. El sistema te avisará de manera automática cuando tus certificados estén a punto de vencer. Por último, ingresa a www.cfdi.com.mx/manifiesto y firma el manifiesto para timbrado autorizando al PAC de CONTPAQi para poder timbrar tus documentos, únicamente necesitarás tu e.Firma o Fiel y correo electrónico.
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Cálculo y Autorización de Nómina
6. Cálculo de Nómina
Con toda la configuración anterior realizada, es momento de calcular tu nómina. Selecciona el periodo que deseas cálcular (Semanal, Quincenal, etc.). Da clic en el botón Prenómina. En la pestaña días y horas (Ubicada en la parte posterior de la ventana, podrás capturar las incidencias del periodo, cómo Faltas, Horas extras, Descanso trabajado, etc.
Una vez capturadas tus incidencias, presiona el botón "Calcular". Te recomendamos que ya que calculaste tu nómina, verifiques los reportes de lista de raya e Impresión de sobre recibo (Ubicados en menú Reportes/Cálculo de nómina) para validar que toda tu información sea correcta. Si ya revisaste tus cálculos y todo está correcto, lo siguiente es "Autorizar tu Nómina" dentro del menú Procesos "Autorización de Nómina". Este proceso actualizará tus acumulados y te posicionará en el siguiente periodo, dejando bloqueada toda la información anterior para que por seguridad no sea modificada. Tu sistema CONTPAQi Nóminas te solicitará en automático que sea generado un respaldo de tu información. En esta ventana solamente debes dar clic en Ejecutar. Cuando el proceso de respaldo y autorización terminan, notarás que ahora tu periodo de trabajo es el siguiente del que habías autorizado y podrás continuar trabajando en tu sistema.
Timbrado y Envío de Recibos Electrónicos
7. Timbrado y Envío de Recibos
¡Felicidades! Hemos completado los pasos necesarios para finalizar tu nómina. El siguiente paso es realizar el timbrado de los recibos y proceder con su envío a los trabajadores. Es importante recordar que para llevar a cabo el timbrado de tu nómina se requieren dos condiciones indispensables: tener la nómina autorizada para timbrar y estar posicionado en el periodo vigente. Verifica que estés en el periodo de nómina correcto. Para ello, accede al listado de periodos y asegúrate de que el periodo correspondiente esté marcado con un check verde (NO rojo y NO amarillo). En este ejemplo, mi periodo vigente es el 51, esto quiere decir que puedo timbrar mis nóminas de la 50 hacia atrás.
Dirígete al menú Procesos/Emisión de recibos electrónicos. En esta sección seleccionarás el periodo que deseas timbrar, junto con la fecha de pago correspondiente. Introduce tu contraseña y haz clic en "Aceptar". El sistema te mostrará una bitácora donde podrás identificar si hubo algún trabajador cuyo recibo no se pudo timbrar, así como la razón específica del error. Una vez que la nómina haya sido timbrada, podrás proceder al envío de los recibos electrónicos desde el menú Procesos/Envío masivo de recibos electrónicos.
Reportes y Cierre Anual (DIM)
Para el cierre anual y la generación de reportes, el sistema CONTPAQi Nóminas® ofrece herramientas específicas, como la carga de datos para el DIM (Declaración Informativa Múltiple).
En el apartado de Reportes, viene un submenú que dice CIERRE ANUAL. Ahí viene para que cargues los datos en el DIM (exportar a documentos electrónicos múltiples (DIM)... pero debes tener mucho cuidado que los acumulados exentos y gravados te cuadren y estén clasificados como el DIM los pide... Al darle clic ahí aparece una ventana donde te pregunta si deseas ver los conceptos del DIM antes de ejecutar el reporte; le das que SI. Y verificas, por ejemplo, que SUELDOS, 7MO DIA, HORAS EXTRAS Y COMISIONES se encuentren en SUELDOS; que los VALES DE DESPENSA se encuentren en DESPENSA, que los PREMIOS DE PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA, estén en PREMIO DE PUNTUALIDAD.... Verifica bien a dónde se enviará la información de CONTPAQi Nóminas a DIM, con doble clic puedes hacer cambios. Al terminar esta ventana, sale la que necesitas para que te genere el reporte en excel y de excel lo exporta a txt. Yo verifico primero el reporte de partes gravadas y exentas para ISR en el acumulado... si ahí tengo exento al 100% mis vales y la lógica de los demás conceptos, sigo con el procedimiento que te expliqué anteriormente...
Mapeo de Conceptos para el DIM en CONTPAQi Nóminas
| Concepto en CONTPAQi Nóminas | Clasificación sugerida en el DIM |
|---|---|
| SUELDOS, 7MO DIA, HORAS EXTRAS Y COMISIONES | SUELDOS |
| VALES DE DESPENSA | DESPENSA |
| PREMIOS DE PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA | PREMIO DE PUNTUALIDAD |