Como emprendedor, es necesario conocer los pasos de una auditoría financiera para estar mejor preparado, tener un mayor control y capacidad de negociación durante el proceso. Para realizar una auditoría es necesario seguir una metodología que garantice el proceso objetivo, sistemático y eficiente. La auditoría es un proceso sistemático de obtener evidencia. Un proceso de auditoría interna bien estructurado puede aportar un valor significativo, proporcionando aseguramiento y asesoramiento estratégico.
De forma general, la metodología consiste en la planeación, ejecución y conclusiones. El protocolo es un conjunto de procesos y pautas que guían la auditoría, asegurando que se realice conforme a las normas y estándares profesionales. No hay una estructura definitiva cuando se trata de la auditoría; todo su proceso dependerá del auditor, de la empresa que se va a auditar y del objetivo de la auditoría. En este artículo se presenta la metodología que debe aplicar el auditor en la ejecución de las auditorías, la cual se sustenta en un conjunto de herramientas y técnicas que integran parte de los procedimientos generales de su trabajo para la obtención de información y los métodos analíticos que empleará para alcanzar los objetivos previstos.
El proceso de auditoría comprende las etapas de: planeación, ejecución, informe y seguimiento. La planificación, ejecución, informe y seguimiento en las etapas, así como la preparación, desarrollo, comunicación y evaluación en las fases, son componentes interrelacionados que, en conjunto, forman un proceso robusto y efectivo. Los organismos auditores pueden llevar a cabo auditorías u otros trabajos sobre cualquier asunto relevante que se vincule con las responsabilidades de quienes administran los recursos públicos. Estos trabajos pueden incluir la elaboración de informes sobre los resultados cuantitativos, cualitativos y las consecuencias que se derivan de las actividades de prestación de servicios, informes de sostenibilidad, requerimientos de recursos futuros, apego a las normas de control interno, auditorías en tiempo real de proyectos u otros asuntos de los entes públicos.
Tipos de Auditoría y Metodologías Generales
Existen diferentes enfoques y tipos de auditoría que se pueden aplicar. A continuación, se detallan algunas metodologías y clasificaciones:
Metodologías basadas en el enfoque
- Basada en riesgos: se centra en identificar y evaluar los riesgos significativos que puedan afectar la información financiera.
- Basada en controles: evalúa la efectividad del control interno implementado en la empresa para prevenir, detectar y corregir errores o irregularidades.
Tipos de Auditoría en el Sector Gubernamental
En el sector gubernamental existen tres tipos de auditorías: la financiera, la de desempeño y la de cumplimiento. Las definiciones de dichos tipos de auditoría se encuentran alineadas a la norma ISSAI 100 “Principios Fundamentales de Auditoría del Sector Público” de las Normas Internacionales para Entidades Fiscalizadoras Superiores (ISSAI por sus siglas en inglés).
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| Tipo de Auditoría | Enfoque Principal |
|---|---|
| Auditoría financiera | Se enfoca en determinar si la información financiera de un ente se presenta de conformidad con el marco normativo. |
| Auditoría de desempeño | Se enfoca en determinar si las acciones, planes y programas institucionales se realizan de conformidad con los principios de economía, eficiencia, eficacia y si existen áreas de mejora. |
| Auditoría de cumplimiento | Se enfoca en determinar si un asunto en particular cumple con las disposiciones legales y normativas aplicables. |
Los organismos auditores también pueden realizar auditorías combinadas, incorporando aspectos financieros, de desempeño y/o de cumplimiento.
Etapas del Proceso de Auditoría
El desarrollo de las auditorías comprende las etapas de: planeación, ejecución, informe y seguimiento, las cuales se describen a continuación.
1. Etapa de Planeación
La etapa de planeación de una auditoría consiste en establecer una estrategia global a seguir durante la misma, que permita determinar los rubros sujetos a revisar, así como el objetivo, los procedimientos y su alcance. Antes de realizar una auditoría, es importante que la empresa prepare adecuadamente sus documentos. Mantener una buena comunicación entre auditores y el equipo encargado del lado de la empresa auditada es sumamente importante, ya que establece las bases de una auditoría efectiva.
En esta etapa de la auditoría se diseña una estrategia global que permite al equipo auditor maximizar los recursos humanos disponibles, estableciendo la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar, asimismo, se identifican las áreas de mayor riesgo que son susceptibles de revisar y se determina el objetivo de la auditoría. La planeación de una auditoría específica incluye aspectos estratégicos y operativos.
- Estratégicamente, la planeación debe definir el alcance, los objetivos y el enfoque de la auditoría. Los objetivos se refieren a lo que la auditoría tiene previsto lograr. El alcance se relaciona con la materia y los criterios que los auditores utilizarán para evaluar e informar sobre el mismo, y está directamente relacionado con los objetivos. El enfoque describirá la naturaleza y alcance de los procedimientos que se usarán para reunir la evidencia de auditoría.
- Operacionalmente, la planeación implica establecer un cronograma para la auditoría y definir la naturaleza, tiempos y alcance de los procedimientos de auditoría. Durante la planeación, los auditores deben asignar a los miembros de su equipo de manera apropiada e identificar otros recursos que se pueden requerir, tal es el caso de expertos en la materia.
Es importante destacar que, aunque durante la etapa de planeación se define el objetivo, el alcance, y el enfoque de la auditoría e implica establecer el programa de actividades, los procedimientos, la temporalidad en que se desarrollará la auditoría y los auditores designados para llevarla a cabo; esta etapa debe ser flexible a efecto de realizar ajustes en caso de ser necesario. Asimismo, la ejecución exitosa de una auditoría depende de una adecuada planeación, la cual permitirá coordinar al equipo auditor, evitar el desperdicio de tiempo y aplicar los procedimientos oportunamente.
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Durante la fase de planificación de una auditoría para una empresa, es un requisito realizar una evaluación de riesgos para comprender el entorno de la organización, así como para reconocer sus puntos débiles, e identificar el mejor conjunto de procedimientos de auditoría a utilizar. Para que el proceso sea lo más objetivo posible, los miembros del equipo deben estar libres de conflicto de intereses y no deben estar involucrados en las actividades que están auditando.
El programa de auditoría, documento de planeación que establece los procedimientos de auditoría que se estiman serán necesarios para cumplir los objetivos de la auditoría, puede estar respaldado por un cuestionario de control interno, diagramas de flujos, un organigrama, y evidencia general que ayude a dar forma al curso de la revisión.
2. Etapa de Ejecución
Durante la etapa de ejecución, se llevan a cabo las actividades y diligencias para aplicar los procedimientos establecidos en la planeación y que quedarán plasmados en los papeles de trabajo. Esta etapa se inicia con la ejecución del programa de trabajo, se obtiene información del sujeto auditado y se aplican los procedimientos y técnicas de auditoría.
Para realizar una auditoría es necesario recopilar la información clave y evidencias para el procedimiento. “Las decisiones del auditor en cuanto a la naturaleza, los tiempos de ejecución y el alcance de los procedimientos de auditoría tendrán un impacto en la evidencia que se obtendrá.” Sin importar si se trata de una auditoría financiera interna o externa, el volumen de contenido que se debe procesar y analizar es muy alto, por lo que implementar softwares que faciliten el proceso es necesario. A través de diferentes recursos, se puede asegurar un proceso eficiente y efectivo. Se están dando innovaciones que redefinen la forma de realizar una auditoría, mejorando su precisión.
Para determinar si el objeto de la revisión cumple con los criterios correspondientes, el auditor puede allegarse de evidencias de auditoría tales como: registros de operaciones y comunicaciones en papel y en forma electrónica, así como testimonios orales o escritos hechos al sujeto auditado. El objetivo del auditor es obtener evidencia de auditoría suficiente y competente con respecto a los riesgos valorados de incorrección material, por lo tanto, el auditor diseñará e implementará respuestas globales para responder a estos riesgos.
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Tipos de Evidencia de Auditoría
La evidencia examinada por el auditor consiste en una amplia variedad de información y datos que apoyen los informes elaborados. La definición no es restrictiva en cuanto a la naturaleza de la evidencia revisada, más bien implica que el auditor tiene que usar su criterio profesional en la selección de la evidencia apropiada. La base de la opinión de un auditor sobre los estados financieros es la revisión que se realiza de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas. Las normas de trabajo exigen que se obtenga evidencia suficiente y competente mediante la inspección, observación, investigación y confirmación como base de la opinión del auditor.
La evidencia es suficiente cuando por los resultados de la aplicación de una o varias pruebas, el auditor interno pueda adquirir certeza razonable de que los hechos revelados se encuentran satisfactoriamente comprobados. La suficiencia es la medida de la cantidad de pruebas, comprobaciones o verificaciones a efectuar, con respecto a determinados criterios y su confiabilidad. La competencia se refiere a que la evidencia debe ser válida y confiable. El auditor interno debe considerar cuidadosamente si existen razones para dudar de la validez e integridad de la evidencia. De ser así, debe obtener evidencia adicional o revelar esa situación como una limitación en el alcance de la Auditoría Interna. La relevancia de la evidencia se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso. La información que se utilice para demostrar o refutar un hecho es relevante si guarda una relación lógica y patente con ese hecho.
| Tipo de Evidencia | Descripción |
|---|---|
| Evidencia física | Se obtiene mediante inspección y observación directa de las actividades, bienes o sucesos; puede presentarse en forma de documentos, fotografías, gráficos, cuadros, mapas o muestras materiales. |
| Evidencia documental | Puede ser de carácter física o electrónica, interna o externa a la organización (cartas, facturas, contratos, registros contables, políticas y procedimientos internos). |
| Evidencia testimonial | Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas, proporcionando importantes indicios. |
| Evidencia analítica | Surge del análisis y verificación de los datos, incluyendo cálculos, indicadores de rendimiento y tendencias. |
| Evidencia informática | Puede encontrarse en datos, sistemas de aplicaciones, instalaciones y soportes, tecnologías y personal informático. |
Procedimientos de Auditoría
Asimismo, se aplican diferentes técnicas para obtener evidencia de auditoría, entre las que se pueden incluir la inspección, observación, indagación, confirmación, recálculo, repetición y procedimientos analíticos. Conocer y saber cuándo aplicar las diferentes técnicas y métodos de auditoría es una función primordial del auditor para ser efectivo en su labor y garantizar la mejora continua del sistema.
A continuación, se exponen los distintos tipos de procedimientos de auditoría más utilizados entre los que pueden elegir los auditores:
| Procedimiento de Auditoría | Descripción | Fiabilidad |
|---|---|---|
| Consulta (Indagación) | Implica que los auditores recojan pruebas verbales a través de una investigación formal o informal de las personas de la organización. | Requiere otros documentos o pruebas de apoyo. |
| Confirmación | Pide explicaciones sobre las transacciones de una organización, validadas a través de la comunicación directa con un tercero (bancos, proveedores, clientes). | Considerado fiable. |
| Observación | Los auditores confirman que la organización está aplicando los procedimientos o medidas empresariales existentes, dando una idea de cómo funcionan los procesos internos. | Proporciona una visión directa de los procesos. |
| Inspección de documentos | Proceso de recopilación y examen de transacciones a través de la información registrada, mediante comprobación (detalles de documentos justificativos) y rastreo (conexiones con el documento de origen). | Considerado fiable. |
| Inspección de activos físicos o tangibles | Los auditores examinan físicamente los activos de la empresa (terrenos, edificios, vehículos, equipos, existencias) para confirmar su existencia y estado. | Considerado el más fiable. |
| Recálculo | Los auditores vuelven a calcular las transacciones y las comparan con el estado financiero o cálculo inicial de la empresa para identificar diferencias o discrepancias. | Ayuda a identificar errores matemáticos. |
| Repetición | Los auditores repiten de forma independiente los procedimientos de auditoría o los controles internos que la empresa ha realizado. | Considerado más fiable por ser experiencia de primera mano. |
Los auditores siempre pueden realizar sus auditorías utilizando múltiples procedimientos. Mediante la realización de diversos procedimientos de auditoría, los auditores pueden reforzar la credibilidad del resultado de la auditoría y reducir la posibilidad de que se produzcan errores de cálculo y discrepancias.
Papeles de Trabajo
Se conocen como papeles de trabajo los registros de los diferentes tipos de evidencia acumulada por el auditor. Los papeles de trabajo son registros que mantiene el auditor de los procedimientos aplicados como pruebas desarrolladas, información obtenida y conclusiones pertinentes a que se llegó en el trabajo. Es así como el equipo auditor desarrolla y concluye las actividades programadas, teniendo como soporte los papeles de trabajo correspondientes, en los cuales plasmará los datos con la información documental que se obtenga. Los papeles de trabajo (formato papel, audiovisual o digital) constituyen el vínculo entre el trabajo de planeamiento y ejecución y el informe que se elabore.
El formato exacto de los papeles de trabajo varía con el tamaño, complejidad y circunstancias de cada compromiso de auditoría. Además, cada auditor, o Unidad de Dirección de Auditoría, tiene por lo general ciertas preferencias por la manera exacta como se deben preparar los papeles de trabajo. Los papeles de trabajo deben ser:
- Completos y exactos de forma que permitan sustentar debidamente los hallazgos, conclusiones y recomendaciones y demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado.
- Suficientemente claros, comprensibles y detallados para que un tercero, que no haya mantenido una relación directa con la Auditoría Interna, esté en capacidad de fundamentar las conclusiones y recomendaciones, mediante su revisión.
- Legibles y ordenados, pues de lo contrario podrían perder su valor como evidencia.
Los papeles de trabajo cumplen diversas funciones:
- Son un medio de organizar y coordinar las diferentes fases de la auditoría.
- Sirven para asegurar al auditor a cargo que se han completado todas las etapas del examen.
- Registran el trabajo terminado hasta el punto en que fue interrumpido, permitiendo saber dónde continuar.
- Proporcionan la información que se incluirá en el informe del auditor y sirven para respaldar la opinión del auditor.
- Deben contener evidencia de que el trabajo fue planeado de modo adecuado, se basó sobre la revisión de los controles internos, los auditores fueron supervisados con propiedad, y se revisó suficiente evidencia competente.
- Constituyen una forma de evidencia que se puede utilizar en acciones legales.
- Proporcionan la información necesaria para la preparación de informes a la administración sobre la suficiencia de los controles internos, o para la preparación de declaraciones o informes a otros órganos gubernamentales.
Los principales tipos de papeles de trabajo son:
- Planes de auditoría
- Hoja de trabajo y asientos de ajuste
- Hojas detalle, confeccionadas para agrupar cuentas de una tema
- Sumarios descriptivos, para los casos de auditoría financiera o certificación de estados financieros
- Declaraciones y confirmaciones
- Actas y otros registros
Cada papel de trabajo debe ser tan completo como sea posible, y no dejar dudas relativas al asunto con el cual se relacionan. Los papeles de trabajo han de encabezarse de acuerdo con su contenido. El balance de comprobación es el vínculo conector entre los libros de contabilidad y los estados financieros sobre los que el auditor emite sus criterios. La hoja de trabajo es la cédula de control que muestra las interrelaciones de todas los demás papeles de trabajo relativos a las cuentas examinadas, tal vez agrupadas, con los otros tipos de evidencias.
3. Etapa de Informe
Una vez concluida la etapa de ejecución, se debe preparar el pliego, informe de resultados o dictamen, concentrando las evidencias que sustentarán los hallazgos de auditoría, que pueden ser: observaciones y/o recomendaciones. En la etapa de informe se da a conocer el resultado de la auditoría, indicando las conclusiones, observaciones y/o recomendaciones, en su caso, al sujeto auditado. El reporte de resultados es una fase crítica en la que los hallazgos de la auditoría se comunican a la Alta Dirección y otras partes interesadas.
Lo que se plasma en el citado documento es la opinión profesional respecto de la revisión de toda la información y evidencias proporcionadas, después de haber aplicado los procedimientos programados y los incorporados durante la etapa de ejecución. El proceso de auditoría incluye la preparación de un informe para comunicar los resultados de auditoría a las partes interesadas y, en su caso, a la ciudadanía. El propósito también es facilitar las acciones de seguimiento y de naturaleza preventiva y correctiva.
Los informes deben ser fáciles de comprender, claros, concretos y objetivos, e incluir solamente información que esté sustentada con evidencia de auditoría suficiente, competente, pertinente, relevante y garantizar que los resultados se pongan en perspectiva y dentro de contexto. La forma y el contenido de un informe dependerán de la naturaleza de la auditoría, los usuarios previstos, las normas aplicables y los requerimientos legales. Las facultades del organismo auditor y otras leyes o regulaciones relevantes pueden especificar el diseño o redacción de los informes, los cuales pueden realizarse de forma breve o extensa.
- Informes en formato extenso: Generalmente describen en detalle el alcance, los hallazgos y los resultados de la auditoría, incluyendo las consecuencias potenciales y recomendaciones que permitan tomar acciones preventivas y correctivas.
- Informes en formato breve: Son más condensados y generalmente se elaboran en un formato más estandarizado.
A continuación, se relacionan algunos de los elementos que se pueden incluir en los informes (sin ser limitativos y no necesariamente en el mismo orden):
- Título
- Destinatario
- Antecedentes
- Alcance
- Identificación o descripción del objeto
- Criterios de selección
- Identificación de las normas de auditoría aplicadas al realizar el trabajo
- Procedimientos de auditoria
- Resultados y conclusiones
- Comentarios del ente público auditado (según proceda)
- Acciones o Recomendaciones (según proceda)
- Fecha del informe
- Firma
El dictamen o informe puede ser no modificado (favorable o limpio), se utiliza cuando la opinión expresada por el auditor concluye que la información proporcionada y revisada ha sido preparada, de conformidad con el marco normativo aplicable. Un dictamen modificado puede ser:
- Con salvedad: cuando el auditor está en desacuerdo o no es capaz de obtener evidencia de auditoría suficiente, competente, pertinente y relevante acerca de ciertos elementos del objeto de la revisión, los cuales son o podrían ser importantes, pero no generalizados.
- Negativo: cuando el auditor, habiendo obtenido evidencia de auditoría suficiente, competente, pertinente y relevante, concluye que las desviaciones a la normatividad aplicables o incorrecciones individuales o en conjunto, son a la vez importantes y generalizadas.
- Abstención de opinión: cuando el auditor es incapaz de obtener evidencia de auditoría suficiente, competente, pertinente y relevante debido a una incertidumbre o limitación en el alcance, de manera significativa y generalizada.
Cuando el dictamen es modificado, las razones deben ponerse en perspectiva explicando claramente, con referencia a los criterios aplicables, la naturaleza y magnitud de la modificación. En el informe de resultados se debe especificar cuál fue el marco normativo que se utilizó para determinar el criterio aplicado en el análisis, lo que permitirá evidenciar que se actuó con legalidad, objetividad e imparcialidad durante el proceso de auditoría.
4. Etapa de Seguimiento
Una vez que el equipo auditor ha dado a conocer el informe de resultados con las observaciones y/o recomendaciones, el sujeto auditado deberá responder, dentro de los plazos establecidos, sobre las acciones que ha adoptado para solventar las observaciones y/o atender las recomendaciones resultantes en la auditoría que le fue practicada. En esta etapa se da seguimiento a los casos de incumplimiento, promoviendo la implementación de acciones preventivas, correctivas o ambas, que generan un valor agregado a los procesos administrativos del sujeto fiscalizado. La fase de seguimiento y monitoreo garantiza que las recomendaciones de la auditoría se implementen y que se logren los objetivos establecidos.
Después de la auditoría, es crucial mantener un archivo con toda la información utilizada y generada durante el proceso. Asegúrate de clasificar los documentos por categorías para facilitar el acceso y recuperación.