Como es lógico, te preocupa la viabilidad de tu negocio y quieres asegurar el orden en tu contabilidad. Lo mejor es tener los procesos bien definidos, y contar con las herramientas necesarias. Así se vuelve todo más ágil, previsible y organizado. Las operativas relacionadas con el ámbito logístico requieren coordinación para que todo funcione como un reloj.
Para simplificar este proceso, te ofrecemos plantillas de control de gastos GRATIS, diseñadas para mejorar la precisión y eficiencia de tus registros financieros. Explora una amplia gama de plantillas de Excel fáciles de usar creadas para admitir tareas de presupuesto, facturación y contabilidad diarias. Administra presupuestos, facturas y el flujo de caja de forma más eficaz con plantillas de Excel personalizables diseñadas para tareas contables cotidianas. Tanto si dirige una pequeña empresa como si administra sus finanzas personales, estas plantillas de Excel le ayudan a mantener la precisión y la coherencia en el trabajo contable necesario.
Gestión Integral de Cobros y Pagos
Tarde o temprano, los autónomos y las PYMES tienen que enfrentarse a la gestión de todos los pagos y cobros de su actividad. Es un proceso obligatorio para saber bien el estado de salud del negocio, como también para cumplir con las obligaciones fiscales. El problema es que, cuando el negocio crece, todo esto se complica. Por eso, necesitas una plantilla Excel para gestión de cobros y pagos.
El funcionamiento de nuestra plantilla de gestión de cobros y pagos en Excel es sumamente intuitivo. Su uso se limita a rellenar varios campos, con información que debe ser precisa, y dejar que haga los cálculos pertinentes automáticamente. Aquí te explicamos cómo rellenar la plantilla paso a paso:
Registro de los Ingresos
Esta sección es vital para la gestión de cobros en tu empresa. En ella, debes indicar primero el Ejercicio y el Periodo de cada factura, marcando el año y el trimestre (1T, 2T, 3T ó 4T) respectivamente; seguido de la fecha en la que se expedido y la fecha de la operación, normalmente coincidentes.
Lea también: IVA 21% Excel
En el apartado Identificación de la Factura se deben registrar la Serie y el Número de cada una. Por lo general, la serie se indica con los dos últimos dígitos del ejercicio, mientras que el número debe ser correlativo. Debes seguir una progresión consecutiva, ya que es un requisito de Hacienda cuyo incumplimiento puede llevar a sanciones.
Luego está NIF Destinatario, un apartado muy sencillo. Solo tienes que indicar si el cliente es persona o empresa en Tipo, el Código del País al que pertenece el cliente y su Identificación. Esta última es el NIF si se trata de un autónomo o el CIF si es una empresa. Asimismo, debes indicar el nombre del cliente en Nombre Destinatario.
Ahora, toca indicar en Tipo de Operación si es nacional o internacional (rellenando con 1 si es en España, 3 si es en Europa y 6 si es intracomunitaria). Además, debes marcar si es una Operación Exenta de impuestos y la Calificación, campo que se rellena con S1.
Acto seguido, introduce la Base Imponible y el Tipo de IVA correspondiente, junto con la Cuota de Recargo y el Tipo del mismo si la hay. Cuando lo hagas, verás que la Cuota repercutida y el Total de la Factura aparecen automáticamente. Termina de rellenar la plantilla indicando la fecha y el importe de cobro, así como el medio empleado para ello y su identificación. El último paso es el IRPF, cuyo porcentaje debes introducir para que la plantilla haga los cálculos pertinentes.
Registro de los Gastos
Ahora es el turno de los gastos, o mejor dicho, los pagos. En este apartado debes registrar las facturas de pago a clientes y, para ello, debes seguir un orden.
Lea también: Gestiona tu contabilidad con Excel
En primer lugar, tienes que registrar el Ejercicio y Periodo de cada factura (igual que en el apartado anterior), junto con el Concepto de Gasto. Los campos Fecha de Expedición y de Operación suelen rellenarse con el mismo dato. En cuanto a Serie Número y Número Final, debes colocar los dígitos de serie y numeración según el criterio de registro de tu negocio. Aquí es más fácil, ya que no es necesario que las facturas sean correlativas numéricamente.
En Fecha Recepción tienes que marcar cuándo llegó la factura, después debes indicar su número de recepción y, solo si hay varias líneas, la Recepción Final.
El campo de NIF Expedidor es para indicar quién emitió la factura, señalando si es empresa con su CIF o si es autónomo con su NIF, qué código de país tiene y cuál es su nombre. A continuación, completa el campo de Bien de Inversión, si lo es o no, si está vinculado a un Sujeto Pasivo y qué Tipo de Operación es, con los números 1, 3 y 6 para indicar que es hecha en España, en Europa o Intracomunitaria, respectivamente.
Para terminar, rellena el Tipo de IVA y la Base Imponible para que la plantilla calcule el IVA y el valor total de la factura. Aunque tendrás que indicar si es exenta o no de IVA, si el IVA es deducible, si hay IRPF que aplicar y el importe y fecha de pago.
Control de Gastos Empresariales y Personales
La gestión de los gastos empresariales puede ser un desafío, especialmente cuando se trata de mantener un registro organizado y preciso. Los informes contables de gastos son esenciales para la gestión eficaz de una empresa, ya que permiten un seguimiento detallado de los costos y destacan oportunidades para reducir gastos innecesarios. Estos informes organizan la gestión financiera, establecen presupuestos precisos y permiten planificar estratégicamente los gastos futuros. Con esta plantilla, podrás registrar detalladamente la fecha, tipo e importe total de cada gasto.
Lea también: Excel y el Impuesto Único Chileno
Plantilla excel para controlar gastos: Registra tus gastos diarios de manera detallada, clasificándolos por categorías y conceptos para tener un mayor control de tus finanzas. Con nuestro formato, obtendrás un resumen mensual de tus gastos totales, lo que te permitirá administrar mejor tu dinero y tomar decisiones informadas. Sus características incluyen un registro fácil y detallado de los gastos realizados durante el mes, la generación automática de un resumen que facilita el análisis de los gastos efectuados y la opción de personalizar los conceptos y clasificaciones para un registro más detallado.
Esta planilla te ayuda a monitorear gastos tanto personales como empresariales, registrando detalles como método de pago, tipo de transacción y monto. Aquí es donde las plantillas de Excel se convierten en grandes aliadas. Llevar un formato de control de gastos ordenado es clave para mantener la salud financiera de cualquier empresa. Permite saber exactamente cuánto se gasta y en qué rubros, evitando sorpresas a fin de mes. Llevar este tipo de control no es solo una tarea administrativa: es una práctica clave para proteger la rentabilidad, mejorar la toma de decisiones y asegurar la transparencia financiera en la empresa.
Facturación y Documentos de Carga
Para cualquier empresa que proporcione bienes o servicios, es importante usar una factura que parezca profesional y se pueda personalizar para satisfacer sus necesidades. Esta sencilla plantilla de factura lo ayudará a empezar rápidamente.
- Factura de servicio: Una plantilla para hacer una factura, con todos los campos necesarios y huecos para poder rellenar todo lo que has hecho. Puedes anotar las varias tareas y luego abajo el total. Tiene un diseño moderno.
- Factura de servicio simple: Otra plantilla similar para hacer facturas, aunque con un diseño bastante más sencillo y simple.
- Factura de servicio con líneas: Esta factura tiene un aspecto minimalista a la vez que elegante, con líneas para ver con claridad cada cosa que se ha hecho, pero sin olvidarse de nada.
- Factura sencilla para empresas: Una factura adaptada a empresas, para que puedan poner toda su información. También tiene un aspecto minimalista, pero sin líneas. Queda limpio y casi sin motivos.
Un conocimiento de embarque es un documento en el que se detalla cómo se envían las mercancías de un vendedor a un destinatario. Incluye detalles sobre los elementos que se envían, la cantidad de elementos incluidos en el envío y la dirección de destino. Utilice una plantilla de conocimiento de embarque para asegurarse de completar este documento para cada transacción de envío.
Un estado de cuenta de facturación es útil si recibe pagos mensuales o bimensuales regulares de sus clientes. Utilice esta plantilla de estado de cuenta de facturación para realizar un seguimiento de las facturas del cliente, los detalles de la cuenta y el estado de facturación, todo en una ubicación.
Plantillas para la Contabilidad General
Optimice la elaboración de presupuestos y la contabilidad con plantillas contables. Administre presupuestos, facturas y el flujo de caja de forma más eficaz con plantillas de Excel personalizables diseñadas para tareas contables cotidianas. Cada plantilla es fácil de adaptar, lo que proporciona herramientas flexibles para planear préstamos, realizar un seguimiento de los beneficios y pérdidas y organizar los gastos con confianza.
A continuación, se presenta una tabla que resume diversas plantillas contables disponibles:
| Tipo de Plantilla | Descripción |
|---|---|
| Diario Contable | Hoja de cálculo contable que permite realizar un seguimiento de cada uno de los pasos del proceso contable, uno al lado del otro. |
| Cronograma de Pagos | Permite realizar un seguimiento de cuándo se vencen facturas específicas, el importe que se debe y a quién. |
| Factura Profesional | Ayuda a empezar rápidamente para cualquier empresa que proporcione bienes o servicios, personalizable para satisfacer sus necesidades. |
| Conocimiento de Embarque | Documento que detalla cómo se envían las mercancías de un vendedor a un destinatario, incluyendo detalles sobre los elementos, cantidad y dirección de destino. |
| Estado de Cuenta de Facturación | Útil si recibe pagos mensuales o bimensuales regulares de sus clientes para realizar un seguimiento de las facturas del cliente, detalles de la cuenta y estado de facturación. |
| Estado de Flujo de Caja | Importante para proporcionar una buena imagen de la entrada y salida de efectivo dentro de su empresa. Muestra de dónde proviene el dinero y a dónde se lo destinó. |
| Previsión de Flujo de Caja | Permite estimar cuánto dinero ganará y gastará su empresa en un momento determinado y tomar medidas apropiadas para garantizar que la salida de efectivo no sea superior a la entrada. |
| Informe de Gastos | Útil para realizar un seguimiento de los gastos comerciales de un individuo, un departamento, un proyecto o una empresa, proporcionando una forma rápida de documentar y realizar un seguimiento de los detalles de gastos. |
| Estado de Resultados (P&G) | Permite echar un vistazo al rendimiento financiero de una empresa durante un período. Proporciona un resumen de los ingresos y gastos de la empresa, junto con los ingresos netos. |
| Balance General | Proporciona una instantánea rápida de la posición financiera de una empresa en un momento determinado. |
Un estado de resultados o estado de pérdidas y ganancias permite echar un vistazo al rendimiento financiero de una empresa durante un período. El estado proporciona un resumen de los ingresos y gastos de la empresa, junto con los ingresos netos. Un estado de flujo de caja es importante para proporcionar una buena imagen de la entrada y salida de efectivo dentro de su empresa. Se muestra de dónde proviene el dinero (recibos en efectivo) y a dónde se lo destinó (efectivo pagado). Utilice una plantilla de estado de flujo de caja, junto con su balance general y su estado de resultados, para proporcionar una visión completa del estado financiero de su empresa.
Crear un pronóstico de flujo de caja puede ser útil para administrar las finanzas de su empresa. Le permite estimar cuánto dinero ganará y gastará su empresa en un momento determinado y le permitirá tomar las medidas apropiadas para garantizar que la salida de efectivo no sea superior a la entrada. Utilice una plantilla de previsión de flujo de caja simple para comenzar rápidamente.
Cuando se realizan grandes compras de elementos, como inventario, suministros o equipos, es posible que sea necesario pagarlas a crédito, lo que podría dar lugar a realizar múltiples pagos mensuales a diferentes vendedores o proveedores, con vencimiento en diferentes fechas. Es importante tener una manera de realizar un seguimiento de cuándo se vencen facturas específicas, el importe que se debe y a quién. Utilice una plantilla de cronograma de pagos sencilla para realizar un seguimiento de estos detalles.
Un informe de gastos sencillo es útil para realizar un seguimiento de los gastos comerciales de un individuo, un departamento, un proyecto o una empresa, y proporciona una forma rápida de documentar y realizar un seguimiento de los detalles de gastos. Puede pedir que su equipo envíe informes mensuales de los gastos o a medida que estos se devenguen. Todas las empresas deben tener un proceso para gestionar los saldos pendientes que se les debe.
La plantilla de Balance Contable es una de las plantillas gratuitas más útiles para llevar la contabilidad de una pyme. Los activos, que pueden ser corrientes o no corrientes, incluyen todos los bienes de la empresa. La plantilla en Excel de flujo de caja sirve para registrar los movimientos mensuales de caja. Esta plantilla es fundamental para la viabilidad de la empresa, ya que permite identificar de manera rápida cualquier desviación. Otra de las plantillas gratuitas de Excel que deberás completar continuamente es la de Conciliación Bancaria. La última de las planillas de Excel gratuitas de contabilidad que no pueden faltar es la del libro de cuentas, donde se registran día a día todos los asientos contables de la empresa.
Software de Contabilidad Complementario
A pesar de la accesibilidad de Excel, sus limitaciones en la administración de gastos pueden afectar la eficacia y la seguridad. Cuando el volumen de gastos crece, Excel se queda corto. Al digitalizar y automatizar el proceso de rendición de gastos con Rindegastos, no solo ahorras tiempo en tareas administrativas, sino que también reduces errores y aseguras una mayor transparencia en la gestión de tus recursos.
Con ayuda de un software de control de gastos, tus colaboradores pueden subir sus gastos de forma fácil y rápida. Da el siguiente paso y gestiona los gastos de tu equipo de forma automática con Factorial, centralizando viáticos, aprobaciones y reportes en un solo lugar.
Si lo prefieres, puedes utilizar un software de contabilidad sencillo que te permita integrar y automatizar todas las tareas. Con un programa como Holded podrás, además, integrar el resto de actividades empresariales: CRM, gestión de inventario, recursos humanos, ventas, gestor de proyectos y todo lo demás. Algunos programas de este tipo, como Holded, permiten asimismo realizar el resto de actividades empresariales: CRM, gestión de inventario, recursos humanos, ventas, gestor de proyectos y todo lo demás.