El tiempo de entrega estimado se considera información importante para los clientes que evalúan una posible compra. Una logística adecuada a los cambios de la empresa y las nuevas necesidades del mercado es fundamental para ofrecer un servicio de altura. El plazo de entrega es una de las formas más útiles de comprender y mejorar las operaciones comerciales y el servicio al cliente. Este artículo explora qué es el plazo de entrega, qué factores lo afectan, cómo calcularlo y algunos consejos para acortar el plazo de entrega para obtener la máxima eficiencia y satisfacción del cliente.
¿Qué es el Plazo de Entrega y el Tiempo de Entrega de Pedidos?
El plazo de entrega es el tiempo que transcurre entre el inicio de un proceso y su finalización. Hay muchos tipos diferentes de plazos de entrega en los negocios, incluidos los plazos de entrega de materiales, de pedidos reales y de entrega acumulativos. El tiempo de entrega de pedidos es un factor esencial que debe estar presente para honrar al cliente y potenciar su fidelización. Se trata de realizar correctamente el despacho de la mercancía en sus manos cumpliendo con la fecha y hora pautadas. La fecha de entrega estimada es la fecha que se muestra a los clientes en el campo “llega el” cuando confirman la compra. Una fecha de entrega estimada es un rango de tiempo en el que se espera que un pedido llegue a su cliente. Para la auto recogida, puede mostrar una hora estimada disponible para la recogida en su lugar.
Importancia de un Plazo de Entrega Eficiente
Cerciorarte de que tu empresa tenga el menor plazo de entrega posible es crucial para las operaciones eficientes y la satisfacción del cliente. Reducir la cantidad de tiempo que se tarda en realizar partes clave del proceso, como el tiempo entre la realización del pedido y la entrega del producto, tiene muchos beneficios.
Satisfacción del Cliente
Los plazos de entrega más cortos ayudan a satisfacer las expectativas de los clientes en cuanto a un servicio oportuno, un tiempo de espera mínimo y una entrega rápida. Ser capaz de cumplir con los pedidos y entregar productos en la fecha prevista ayuda a construir la reputación de tu empresa de servicio rápido y de calidad, y ayuda a fomentar la lealtad y satisfacción del cliente. El tiempo de entrega de pedidos es uno de los aspectos que más valora el cliente de ecommerce, casi a la par de la calidad del producto o servicio brindado. Por eso, es tan importante el plazo acordado. No solo interesa la celeridad y rapidez del reparto, sino que también hay que ser realistas con los tiempos previstos para cada entrega. Comunicar al cliente plazos difíciles de cumplir solo le dará a los consumidores una mala experiencia de compra y recepción.
Ventaja Competitiva
Sabes que tus clientes tienen muchas opciones. Asegurarte de que el plazo de entrega sea lo más corto posible le da a tu negocio una ventaja sobre tu competencia. Puede significar un tiempo de procesamiento de pedidos o un proceso de fabricación más rápido. Un plazo de entrega más corto también permite a tu empresa ser más flexible y receptiva a las necesidades de los clientes, las tendencias cambiantes y las condiciones del mercado. Esta agilidad es buena para ti, tus clientes y tu ventaja competitiva en un mercado donde incluso uno o dos días pueden marcar la diferencia.
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Mayor Flexibilidad y Capacidad de Respuesta
Con un plazo de entrega más corto, tu negocio puede adaptarse a retrasos inesperados. La capacidad de realizar ajustes en el tiempo de preprocesamiento de tus pedidos, la gestión de la cadena de suministro u otros factores significa que puedes responder rápidamente cuando surgen problemas, como interrupciones en el envío o fallas en el equipo. Además, aumenta tu capacidad para tomar decisiones rápidas y mantenerse competitivo.
Mejor Gestión del Flujo de Caja y Eficiencia
Los plazos de entrega más cortos también pueden reducir tus costos. Por ejemplo, no necesitarás tener tanto inventario disponible para satisfacer la demanda inmediata de los clientes, minimizando así la cantidad de fondos que necesitarás inmovilizar en costos de almacenamiento. Además, un proceso más eficiente significa que una empresa puede convertir recursos como materias primas en productos terminados y, por lo tanto, aumentar los ingresos más rápido. Esto mejora la eficiencia financiera de tu negocio. Los plazos de entrega más cortos también tienen un impacto significativo en la gestión de proyectos y la planificación financiera, ya que las empresas pueden asignar recursos en función de la demanda en tiempo real. Esto hace que la estructura de flujo de caja sea más previsible y eficiente. El cálculo de los plazos de entrega para cualquier parte del proceso te permite ver oportunidades para mejorar la eficiencia. Puede ser útil definir un plazo máximo de entrega para cualquier parte del proceso en la que se intente mejorar la eficiencia, lo que te dará un objetivo al que aspirar y una forma de medir el progreso.
Componentes Clave del Tiempo de Entrega y su Cálculo
Para calcular el tiempo de entrega general, debes especificar el horario límite, el tiempo de preparación y el tiempo en tránsito. La fecha de entrega estimada es la fecha que se muestra a los clientes en el campo “llega el” cuando confirman la compra. Este valor se calcula como “días máximos de preparación + días máximos en tránsito”.
Horario Límite
El horario límite corresponde a la hora máxima en la que tu cliente debe realizar el pedido para que se comience a procesar el mismo día. Para los pedidos realizados luego de la hora límite, el “día 0” es el día hábil siguiente. Los pedidos que se realicen después del horario límite comenzarán a procesarse el siguiente día hábil. El horario límite es un valor opcional que tú puedes configurar.
Tiempo de Preparación
El tiempo de preparación se refiere a la cantidad de días hábiles que se necesitan para procesar un pedido antes de que se envíe. Si todos tus artículos requieren el mismo tiempo de procesamiento, el tiempo de preparación debe configurarse en Merchant Center dentro de cada servicio de envío. Si el tiempo de procesamiento varía por producto, el tiempo de preparación puede agregarse al feed de productos de cada artículo mediante los atributos tiempo de preparación máximo [max_handling_time] y tiempo de preparación mínimo [min_handling_time]. Cuando existen valores de tiempo de preparación en Merchant Center y en el feed de productos, el valor a nivel del artículo anulará el valor de Merchant Center solo para ese artículo específico. Si uno de sus productos requiere más tiempo de preparación, puede modificar el tiempo de preparación del pedido específicamente para ese producto. Afectará a las fechas de entrega o recogida que se muestran en el proceso de pago y en la página del producto. Si un pedido contiene productos con diferentes fechas de entrega estimadas, sus clientes verán la última fecha de entrega.
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Tiempo en Tránsito
Se refiere a la cantidad de días hábiles que tarda una empresa de transporte en entregar un paquete tras retirarlo de tus instalaciones. En la sección “Tiempo en tránsito (días)”, selecciona Destino por zona en el menú desplegable “Tiempo en tránsito” y agrega zonas con diferentes tiempos en tránsito asociados con cada destino. Si envía con tarifas en tiempo real, Ecwid calcula automáticamente el tiempo de tránsito. Si utiliza tarifas planas o tarifas personalizadas, tendrá que especificar manualmente el tiempo de tránsito de los pedidos.
Cómo Calcular el Plazo de Entrega General
Calcular el plazo de entrega puede ayudar a realizar un seguimiento de la eficiencia de los procesos de tu negocio, así como a gestionar tu proyecto. Para emplear la fórmula del plazo de entrega, primero determina qué tipo de plazo de entrega te interesa. Luego, simplemente suma el tiempo invertido en cada etapa del proceso. Puedes obtener un plazo de entrega general con la fecha de inicio y finalización del proceso, o sumando el tiempo para cada etapa. El resultado de este cálculo te muestra los días desde que se realizó un pedido hasta que la mercancía llegó al cliente. Comparar los plazos de entrega promedio de diferentes periodos puede ayudarte a identificar oportunidades de mejora o determinar si podría haber factores que hayan desacelerado tus procesos.
La fórmula principal es: Lead time = fecha de entrega - fecha de pedido.
Para simplificar este proceso, se mide en días de calendario y tomando en consideración cada área de la red de abastecimiento y distribución. Por ello, para contar con una planificación adecuada y tiempos precisos, es necesario conocer el histórico de pedidos de la empresa y sus entregas previas.
Tipos Comunes de Plazos de Entrega
Hay tantos tipos de plazos de entrega como componentes para tus procesos de ventas, producción o cumplimiento. El tipo en el que debes centrarte depende de la naturaleza de tu negocio y de la parte del proceso que quieras evaluar. Los siguientes son algunos de los tipos más comunes:
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- Plazo de Producción: El plazo de producción se refiere al tiempo que se tarda en completar la producción de un producto, desde el momento en que todos los materiales están disponibles hasta el propio producto terminado. Esto también se conoce como plazo de entrega de fabricación. El plazo de producción tiene un efecto en muchas otras partes de la gestión de un negocio, incluida la gestión de inventario y la planificación operativa. Acortar el cronograma del proceso de producción y fabricación puede permitir que tu empresa cumpla con los pedidos de manera más eficiente y responda más rápido a las demandas del mercado.
- Plazo de Entrega al Cliente: El plazo de entrega del cliente es la duración entre el momento en que un cliente realiza un pedido y el momento en que recibe el producto o servicio, incluidos el envío y la entrega. Prestar atención al plazo de entrega al cliente de tu negocio es una buena manera de asegurarte de que estás cumpliendo con las expectativas del cliente y brindando el mejor servicio posible. Hay una serie de factores que afectan el plazo de entrega al cliente, incluido el tiempo de procesamiento de pedidos, los programas de producción y los problemas de la cadena de suministro. La comunicación puede desempeñar un papel clave tanto para ayudar a gestionar los retrasos internos en los plazos de entrega como para las expectativas de los clientes.
- Plazo de Entrega del Pedido: El plazo de entrega del pedido está relacionado con el plazo de entrega al cliente, pero incluye solo el periodo desde que se realiza un pedido hasta que el vendedor lo realiza, sin incluir el envío y la entrega, que a menudo lo hace un servicio de terceros. Si bien el plazo de entrega al cliente está parcialmente fuera de tu control, el plazo de entrega del pedido es un área donde las empresas pueden evaluar su desempeño y acortar los plazos de entrega de varias maneras.
- Plazo de Pedido Solicitado (ROLT): El plazo de entrega del pedido solicitado (ROLT) es el tiempo en el que el cliente solicita recibir el pedido.
- Plazo de Pedido Confirmado (COLT): El plazo de entrega del pedido confirmado (COLT) es el tiempo entre el momento en que un proveedor confirma un pedido y la fecha de entrega del pedido. Si el COLT supera el ROLT, es posible que no estés cumpliendo con las expectativas de los clientes, y esta es una buena oportunidad para instituir procesos más eficientes.
- Plazo de Ingeniería: El plazo de entrega de ingeniería es la cantidad de tiempo que se tarda en completar el diseño, el desarrollo y la fabricación de un producto. Incluye todo, desde el concepto inicial del producto hasta las etapas finales de producción. Las empresas que crean y fabrican sus propios productos deben ser conscientes de su plazo de entrega de ingeniería, ya que puede afectar su capacidad para entregar productos y existencias de inventario, y cumplir con los pedidos de manera oportuna.
- Plazo de Adquisiciones: El plazo de entrega de adquisiciones es el tiempo que se tarda en adquirir los bienes o servicios necesarios. Incluye todas las partes del proceso de adquisición, incluida la elección de proveedores, la negociación, la colocación de pedidos y la entrega. Si bien la adquisición en sí es solo una parte del proceso de producción, es un tipo importante de plazo de entrega a tener en cuenta. Algunas partes pueden estar fuera de tu control porque depende de proveedores externos, pero es importante que te asegures de tener una buena comunicación y trabajar con proveedores que estén enfocados en optimizar los plazos de entrega dentro de sus propias organizaciones.
Factores que Afectan el Plazo de Entrega y Posibles Retrasos
Si bien hay muchos factores que pueden afectar los plazos de entrega, los siguientes son algunos factores comunes que debes tener en cuenta al examinar todos los componentes y encontrar problemas que puedan provocar retrasos. El envío se encuentra en la red de UPS, pero se produjo un error inesperado que puede provocar un cambio en la fecha de entrega programada. El motivo de la excepción se anotará en la sección Progreso del envío de la página Detalles de rastreo. Desde la nula o poca precisión del lead time en las diferentes áreas de la cadena de suministro hasta una logística deficiente o ausencia de recursos tecnológicos son factores negativos. Es esencial identificar los retrasos o problemas en cada departamento:
- Eventos Naturales: Los eventos climáticos y los desastres naturales, como inundaciones, terremotos o huracanes, pueden tener efectos importantes en todos los tipos de plazos de entrega. Estos eventos afectan las cadenas de suministro y la infraestructura, lo que aumenta el tiempo de fabricación y provoca retrasos en el transporte. Aunque puede ser imposible predecir cuándo se producirá un suceso natural, debes asumir que tu empresa tendrá que enfrentar este tipo de interrupciones de vez en cuando y planear en consecuencia. Puedes preparar cadenas de suministro alternativas, diversificar los fabricantes con los que trabajas, y asegurarte de que tu inventario y tus sistemas logísticos estén a la altura de la tarea de manejar eventos impredecibles.
- Error Humano: Aunque gran parte de tus procesos de adquisición, fabricación y venta estén automatizados, sigue habiendo seres humanos implicados en el proceso. El error humano es inevitable y puede contribuir a los retrasos en los plazos de entrega de varias formas, como la falta de comunicación y los errores de procedimiento y de mantenimiento de registros. Además, los empleados que están mal capacitados o carecen de las habilidades necesarias pueden tener un efecto significativo en la gestión del plazo de entrega. También es posible que los empleados se sientan sobrecargados de trabajo o que el lugar de trabajo no tenga suficiente personal para una tarea en particular, lo que provoca retrasos. Asegurarse de abordar las deficiencias en tu proceso y en la forma en que tus empleados están capacitados y gestionados puede ayudar a reducir el plazo de entrega y mejorar la satisfacción del cliente.
- Complejidad de la Cadena de Suministro: Las cadenas de suministro involucran múltiples elementos, como proveedores, ubicaciones y procesos. Un retraso en cualquier parte del sistema puede desacelerar todo. Los retrasos pueden deberse a problemas de transporte o de gestión de inventario y dificultades para coordinar todo. Cuanto más puedas hacer para simplificar tu cadena de suministro mediante la mejora de la comunicación y la transparencia de los procesos, menos influirá en los plazos de entrega.
- Tamaño y Frecuencia de los Pedidos: El plazo de entrega también puede verse influenciado por el tamaño y la frecuencia de los pedidos. Tiene sentido que los pedidos grandes puedan causar plazos de entrega más largos si el volumen más grande requiere más recursos o materias primas, lo que lleva a un retraso en el suministro. Además, el tiempo de fabricación puede verse afectado si la capacidad de fabricación es limitada. A menudo es más barato producir pedidos más grandes, pero aprovechar esta economía de escala también puede significar retraso en ciertos elementos de tu proceso o plazo de entrega acumulado. Del mismo modo, la frecuencia de los pedidos puede afectar los plazos de entrega. Realizar pedidos con más frecuencia o dividir los pedidos grandes en lotes más pequeños significa que la mayoría de las partes del proceso pueden ser más receptivas, acortando los retrasos. Sin embargo, un gran número de pedidos más pequeños puede ser menos eficiente y requerir una mayor gestión logística. Trabajar para encontrar el equilibrio adecuado entre el tamaño y la frecuencia de los pedidos para tu negocio puede requerir un poco de prueba y error, pero el esfuerzo vale la pena para minimizar los plazos de entrega.
- Transporte y Logística: A menos que tu negocio opere en su totalidad virtualmente, el transporte y la logística serán fundamentales en la determinación de tu plazo de entrega y el envío de un producto terminado a tus clientes. Esta parte del proceso está sujeta a numerosas interrupciones inesperadas. Además, una planificación y una gestión de inventario deficientes pueden aumentar el tiempo de transporte y, por lo tanto, el tiempo de ejecución total, más de lo necesario. Los envíos internacionales enfrentan los desafíos adicionales del envío al extranjero y los procedimientos aduaneros, incluido el tiempo y las tarifas de procesamiento de documentación adecuados.
- Demanda Estacional: Muchos negocios experimentan temporadas altas, como las vacaciones, el regreso a clases o la temporada de verano. Esto puede aumentar la demanda de productos en ciertas épocas del año y dificultar la producción, el tiempo de envío y el cumplimiento de los pedidos, lo que lleva a un plazo de entrega más largo que el promedio. Planear con anticipación estas temporadas puede ayudar a evitar retrasos en los plazos de entrega. Mantener la flexibilidad y generar una mayor demanda en tu estrategia de gestión de proyectos puede ayudarte a acortar tanto tu plazo de entrega general como varios componentes de este.
Estrategias para Optimizar la Entrega y la Gestión del Plazo de Entrega
La idea es construir una oferta de valor integral, impulsando la operatividad y eficiencia. Esto genera un efecto multiplicador que impacta positivamente a la cadena de suministro, desde la reducción de costos hasta una entrega de calidad. Todo negocio necesita optimizar su logística de entregas para poder satisfacer a los clientes, independientemente de si se cuenta con distribución propia o no. A medida que el negocio va creciendo, la cantidad de clientes y el volumen de repartos tiende a aumentar. Si no se llegan a satisfacer las demandas pueden aparecer consecuencias negativas. Una buena inversión en este camino de crecimiento pasa por profesionalizar la entrega de pedidos. Esto ayuda a incrementar las ganancias en un mediano plazo.
Optimización de Rutas y Herramientas Digitales
Un buen sistema para planificación de entregas también ayuda a aumentar las ventas y la fidelización de los clientes. Al hablar de tiempos de entrega, también hacemos referencia a los recorridos del transporte. En este aspecto, la optimización de rutas es crucial para evitar fallas en la entrega de productos. El principal objetivo de la optimización de rutas es generar recorridos de distribución eficientes. Esto implica un mejor uso de los recursos disponibles, para ahorrar dinero y mejorar los tiempos de entrega. Para que un negocio pueda gestionar sus rutas adecuadamente y hacer un seguimiento constante de sus entregas, hay que incorporar herramientas digitales. La plataforma online QuadMinds es una herramienta pensada para optimizar la logística de pequeñas y medianas empresas. Entre sus varias funciones, permite monitorear el recorrido de los repartos. Una solución ideal para esas necesidades de expansión es QuadMinds. Esta herramienta online especializada en logística te ayudará a organizar las entregas en tu negocio de forma simple y rápida. Es una plataforma tan simple e intuitiva, que puedes empezar a usarla en 5 minutos: Haz login en un solo paso, sin necesidad de asistencia comercial o técnica. Ingresa tus depósitos, los puntos de partida desde donde salen tus conductores. Carga tus vehículos e invita a tus conductores a descargar la app. Cargar tu primer archivo de clientes y pedidos. ¡Comienza a trabajar! El negocio podrá seguir en tiempo real la entrega de pedidos. Tanto en las rutas trazadas en el mapa virtual o en la función de Entregas, es posible conocer constantemente la ubicación de los vehículos y conductores. Esto permite saber a ciencia cierta el porcentaje de ejecución de cada ruta. Además, podrás identificar cuántos clientes ya se han visitado y cuántos están pendientes de recibir una visita.
Comunicación y Transparencia con el Cliente
Poder completar o no una entrega correcta también depende de una adecuada comunicación con el cliente. Las notificaciones ayudan al consumidor a saber la fecha exacta de la entrega, así como la hora estimada de arribo. Cada vez que se escanea su paquete, se registra la información de movimiento del envío. Hemos recibido los detalles del envío y la información de facturación del remitente. Hemos recibido el envío, se encuentra en movimiento a través de nuestra red y ahora tiene una fecha de entrega programada. Los envíos pueden permanecer en este estado hasta que se realice su entrega final. Las instalaciones locales de UPS han recibido el envío y lo han puesto en manos de un proveedor de servicios para que realice su entrega final. Hemos entregado el envío a su destino final y hemos registrado la hora de entrega.
Configuración de Fechas de Entrega Estimadas en Plataformas
En Ecwid, puede mostrar una fecha de entrega estimada en el momento de la compra y en la página del producto. También verá la fecha estimada de entrega en los detalles del pedido en la página Pedidos. La fecha de entrega se calcula en función de múltiples factores: el tiempo de preparación del pedido, el tiempo de tránsito y el método de envío preferido. Una vez que haya configurado los ajustes de envío, aparecerá automáticamente un plazo de entrega aproximado en el momento de la compra. Los clientes verán las fechas de entrega estimadas para las diferentes opciones de envío y podrán elegir la que más les convenga. Para mostrar el tiempo de entrega en la caja, debe configurar la preparación del pedido y el tiempo de tránsito para sus métodos de envío. En el caso de las tiendas ubicadas en Alemania, el plazo de entrega estimado aparece automáticamente en la página de un producto una vez que lo haya especificado en los ajustes de envío. Puede mostrar un plazo de entrega estimado para un producto en una página de producto. Resulta útil si ofrece métodos de envío exprés y quiere destacar la ventaja de una entrega rápida de inmediato. Marque los productos para los que desea mostrar un plazo de entrega aproximado. Ahora sus clientes verán un plazo de entrega estimado en las páginas de los productos. Una fecha de entrega estimada en la página de un producto es visible para todos los visitantes de la tienda, incluso si viven en un estado o país al que usted no realiza envíos. Si tiene limitaciones de la zona de envío, los compradores aprenderán sobre las restricciones durante el proceso de compra. Si usted hace un control de su inventario y acepta reservas, puede mostrar a sus clientes el tiempo que se tardará en entregar una reserva. Active la opción Mostrar la fecha de entrega estimada en la página del producto. Ahora los clientes verán la fecha de entrega aproximada para los productos sin existencias.