La e.firma del Servicio de Administración Tributaria (SAT), también conocida como Firma Electrónica, permite a los contribuyentes realizar diversos trámites fiscales en línea. Cada vez son más las personas que cuentan con una FIEL o e.firma emitida por el SAT. En lugar de firmar en papel, la e-firma utiliza un archivo con tecnologías digitales para autenticar y verificar la identidad de una persona al firmar documentos en línea.
Este certificado digital tiene una vigencia de cuatro años a partir de la fecha de emisión, por lo que es necesario renovarlo cuando está por vencer o ya caducó para evitar problemas al momento de cumplir con obligaciones fiscales. Es importante que revises la vigencia de tu e.firma con regularidad para evitar problemas al realizar trámites en línea y cumplir con tus obligaciones fiscales.
¿Qué ventajas confiere la ley a la firma electrónica avanzada? Por ley, la FIEL cuenta con la misma validez jurídica que una firma autógrafa.
¿Qué es la e.firma y cómo se diferencia de un Certificado de Sello Digital?
El SAT emite dos tipos de certificados:
- Sellos: También conocido como Certificado de Sello Digital (CSD), es un archivo que se utiliza específicamente para temas de facturación, ya que con estos se generan los Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI).
- FIEL: Son los certificados de Firma Electrónica Avanzada y por tanto, los que solicitamos en Mifiel para la firma de documentos, ya que por ley cuentan con la misma validez jurídica que una firma autógrafa.
Cómo saber si tu firma electrónica ya venció
Para determinar si tu firma electrónica ha vencido, generalmente necesitas verificar la validez del certificado digital asociado con tu firma electrónica. Los contribuyentes pueden verificar la vigencia de su e.firma directamente en el portal del SAT o a través de su constancia de situación fiscal. La e.firma del SAT tiene una validez de 4 años a partir de la fecha de emisión.
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1. Verificación a través del Portal del SAT
En el portal, se debe acceder a la sección “Otros trámites y servicios”, después a “Identificación y firmado electrónico” y finalmente seleccionar la opción “Valida la vigencia de tu e.firma”.
Ahí es necesario cargar los archivos .cer y .key, ingresar la contraseña correspondiente y el sistema mostrará la fecha de vencimiento del certificado.
En la ventana inicial se muestra una imagen con diferentes caracteres, es necesario que los escribas para avanzar. Posteriormente se abrirá una nueva ventana y se mostrará una tabla con la información de los certificados expedidos correspondientes al RFC que colocaste.
Puedes guiarte por la siguiente información sobre el estado del certificado:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Activo | El certificado está vigente y puede ser utilizado. |
| Caduco | El certificado ya no está vigente, dado que llegó a su fecha de expiración. |
Asegúrate que en la columna de estado aparezca “Activo” y en la columna tipo “FIEL”, de manera que estés descargando un archivo de firma electrónica avanzada vigente. El sistema solicitará algunos datos de identificación y en caso de contar con tus archivos vigentes, podrás descargar la información que corresponda.
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Nota: únicamente es posible descargar los certificados (archivos .cer) ya que estos son públicos y su finalidad es que cualquier persona pueda acceder a ellos. Para descargar el certificado, da clic en el número de serie, que se muestran en la primer columna (información en color azul).
2. Verificación a través de la Constancia de Situación Fiscal
Otra alternativa es descargar la constancia de situación fiscal, donde en el apartado “Datos de identificación” aparece la vigencia de la e.firma.
Si necesitas verificar la fecha de vencimiento de tu e.firma de manera presencial, el proceso es bastante sencillo. Una vez allí, solicita la impresión de tu constancia de situación fiscal.
Proceso de renovación de la e.firma
El trámite es gratuito y puede realizarse en línea o de manera presencial, dependiendo del tiempo que haya pasado desde el vencimiento del certificado.
Renovación en línea (e.firma vigente o vencida hace menos de un año)
La renovación en línea es posible cuando la e.firma está vigente o venció hace menos de un año. En algunos casos, el proceso puede completarse en minutos si la e.firma sigue vigente.
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Para ello es necesario contar con los archivos .cer y .key del certificado actual, la contraseña de la llave privada, el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) actualizado, un correo electrónico activo y acceso a internet.
También se requiere tener instalada la aplicación Certifica, disponible en el portal del SAT, que permite generar el archivo de requerimiento de renovación.
Para iniciar el proceso se debe descargar e instalar la aplicación Certifica desde el portal del SAT y seleccionar la opción “Requerimiento de Renovación de Firma Electrónica”. Posteriormente se carga el archivo .cer vigente, se confirman los datos y se genera el archivo de requerimiento .ren, que deberá guardarse en la computadora.
Después se debe ingresar al sistema CertiSAT Web con la e.firma vigente y seleccionar la opción “Renovación del certificado”. En este apartado se carga el archivo .ren, se envía la solicitud y el sistema genera un acuse de recibo del trámite.
Finalmente, el usuario debe dirigirse a la sección “Recuperación de certificados”, ingresar su RFC, seleccionar el número de serie del certificado activo y descargar el nuevo archivo .cer, que deberá guardarse junto con la llave privada.
Una vez renovado el certificado, el archivo anterior y su clave privada dejan de tener validez, por lo que solo deberán utilizarse los nuevos archivos.
En caso de utilizar SAT ID, se debe contar con una identificación oficial vigente, subir el documento escaneado, grabar un video de verificación de identidad y firmar la solicitud, proceso que puede tardar hasta cinco días en resolverse.
Cuando el certificado perdió vigencia hasta un año antes de presentar la solicitud, la identidad y el domicilio pueden acreditarse únicamente mediante la validación de la huella dactilar.
Renovación presencial (e.firma vencida hace más de un año o revocada)
Si el certificado venció hace más de un año, el trámite deberá realizarse de forma presencial en una oficina del SAT. Cuando la e.firma venció hace más de un año, fue revocada o no es posible completar el proceso en línea, el contribuyente debe acudir a una oficina del SAT para realizar el trámite.
En estos casos es necesario programar una cita en el portal para el servicio de renovación y revocación de e.firma para personas físicas.
Entre los requisitos se encuentra presentar una identificación oficial vigente, comprobante de domicilio, el RFC, la CURP y una unidad de memoria USB para recibir los nuevos archivos digitales.