Importar pólizas en COI desde archivos de Excel es una herramienta fundamental para llevar un registro detallado de las operaciones financieras de una empresa. Este proceso permite integrar tu información contable de forma ágil y sin capturas manuales, asegurando que los movimientos se reflejen correctamente en tu contabilidad. Es posible realizarlo cuando necesites actualizar tus registros, mantener el control de tu información o preparar tu contabilidad para revisión y cierre.
Preparación y validación de la información
Para lograr la importación de la información de manera correcta, se deberá de validar la estructura, así como la captura de datos. Es importante considerar que, para una correcta importación de los datos, las plantillas como «Cat:cuentas», «Pólizas info-CFDI» y «Póliza Info-Bancaria» deben estar actualizadas. Si cuentas con una plantilla personalizada, te sugerimos revisar su estructura.
Antes de iniciar, asegúrate de tener activo el manejo de folios secuenciales en los parámetros del sistema, dentro de pólizas. Al momento de preparar tu archivo, ten en cuenta las siguientes recomendaciones:
- Valida que no existan celdas vacías o con datos erróneos en las columnas correspondientes a las fechas.
- Si no manejas departamentos, verifica si el sistema requiere especificar un campo o configuración asociada a esta opción (a veces poner un "0" permite integrar las pólizas correctamente).
- Asegúrate de que el archivo esté guardado con el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de la empresa, el cual debe corresponder al RFC de los parámetros del sistema.
Pasos para realizar la importación de movimientos
- Ingresa al sistema Aspel COI, dirígete al menú Cuentas y Pólizas, selecciona Importación de movimientos y elige nuevamente Importación de movimientos.
- En la ventana de importación, define las cuentas contables. Si el sistema detecta que algunas cuentas no están definidas, les asignará una cuenta de cuadre por defecto; puedes corregirlo seleccionando el botón Asignación cuentas contables y utilizando la lupa para ubicar la cuenta correspondiente.
- Para guardar los datos ingresados, selecciona el ícono Grabar y haz clic en Importar.
- Da clic en Aceptar para visualizar el resumen, donde el sistema mostrará el total de pólizas procesadas y la cantidad por tipo de póliza.
Integración de pólizas desde el menú de Procesos
Realizar el proceso de integración de pólizas te permite concentrar y registrar en tu contabilidad la información generada desde otros sistemas o módulos relacionados. Para ejecutar esta acción:
- Dirígete a la ruta: Procesos y selecciona Integración de pólizas.
- Completa los campos requeridos en la ventana emergente, tales como la conexión (ruta del directorio), empresa, mes y ejercicio.
- Selecciona la opción Importar desde una hoja de Excel si deseas realizar la integración mediante este formato.
- Puedes configurar filtros de atributos (contabilizadas, auditadas, pendientes) y activar la opción Crear bitácora de proceso para obtener un resumen detallado de posibles errores en el archivo BITACORA.TXT.
Ventajas de la carga masiva
Herramientas como la Carga Masiva Pólizas COI permiten convertir CFDI a Excel y exportar los datos desde archivos XML, ahorrando tiempo y generando la información preparada para editar. Estas soluciones son compatibles con diversas versiones de Aspel COI y facilitan enormemente el flujo de trabajo:
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- Eficiencia: Disminuye los tiempos para capturar la contabilidad, ya que una sola vez se codifica, asocia y capturan las facturas.
- Compatibilidad: Permite trabajar de forma simultánea con diferentes versiones de CFDI (3.2, 3.3 y 4.0).
- Versatilidad: Contabiliza provisiones de gastos, ingresos, pagos y cobros, incluso con operaciones en moneda extranjera utilizando cuentas complementarias.
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