Cualquier empresa, para llevar a cabo su actividad, realiza operaciones con el mundo exterior: compra, vende, etc.; como consecuencia de estas actuaciones, su patrimonio se ve alterado y obtiene resultados: beneficios o pérdidas. La contabilidad financiera es el área contable que se ocupa de emitir información relativa a este tipo de transacciones, proporcionando datos que se refieren, principalmente, al patrimonio poseído por la empresa en un momento dado y a los resultados generados en cierto período de tiempo. Se captan o perciben los hechos económicos que la entidad realiza. Se obtienen, tras la contabilización de estas transacciones, unos estados sintéticos que contengan, de manera ordenada, datos significativos, que muestren adecuada y fielmente la realidad económica de la empresa. A este proceso se le conoce con el nombre de agregación.
La contabilidad emite información económica eminentemente cuantitativa. Por ello, para que la información contable resulte útil a los distintos destinatarios, se establece un patrón de medida común para todos los elementos, que será la unidad monetaria de curso legal -en nuestro caso, el euro- que expresará el precio de éstos.
El Principio de Dualidad y la Partida Doble
Consiste en distinguir en cualquier hecho empírico, al menos, dos elementos que se relacionan entre sí. Este principio también es aplicable a los hechos económicos. Así, la empresa, al captar o percibir cualquiera de las transacciones que realiza, distinguirá, como mínimo, dos elementos que intervienen en la misma. Dentro de estos elementos, habrá que diferenciar el que constituye el origen o recurso de la operación (la causa) y al que se considera el empleo o aplicación (efecto). Esta forma de captar u observar los hechos económicos no sólo se aplica en contabilidad financiera, sino que es extensible a las restantes áreas contables. De todos modos, hay que advertir que los términos empleo y recurso se usan en contabilidad nacional, mientras que los mismos conceptos en contabilidad financiera se designan como Debe y Haber. Ya Fray Luca Pacioli se refirió a esta manera de captar la realidad económica al hablar del método de la partida doble. La cuenta es el instrumento del que se vale la contabilidad para aplicar el principio de dualidad. Cada elemento que interviene en la realidad económica de la empresa se representa mediante una cuenta, que de manera simplificada se simboliza mediante la forma T. A la parte de la izquierda, se le conoce con el nombre de Debe y a la de la derecha, con el de Haber. En el Debe se anotan los empleos y en el Haber, los recursos. En contabilidad se dice que una cuenta: se abre cuando se titula; se carga, adeuda o debita cuando se efectúa una anotación en el Debe y se abona, acredita o data, si la anotación se realiza en el Haber.
El Sistema de Partida Doble
Sistema de partida doble. Cada operación contable se registra por duplicado: una vez en el haber y otra en el debe. En cualquier asiento, la suma de los importes de las cuentas cargadas deberá coincidir con la suma de los valores de las cuentas abonadas.
Registros Contables: Diario y Mayor
Mediante esta técnica, la empresa registra contablemente las operaciones que día a día realiza en el libro Diario y, al mismo tiempo, anota los movimientos -incrementos y disminuciones- que experimentan los distintos elementos en el libro Mayor. En orden cronológico, mediante asientos, se registrarán en el Diario todas las operaciones que se realicen. Las cuentas cargadas serán las representativas de aquellos elementos que constituyan los empleos de la operación -desde el punto de vista de la empresa que efectúa la contabilidad- y las cuentas abonadas las que expresen los conceptos correspondientes a los recursos. Dado que cualquier empresa efectúa múltiples operaciones, la valoración de sus elementos será objeto de continuas variaciones. El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta cierta fecha, en éstas se habrán ido anotando las alteraciones producidas. A través de estos registros será posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas a esa data, siendo éste el cometido del Mayor. Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el nombre de saldo. Éste viene dado por la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber de la correspondiente cuenta. Deudor, si la suma del Debe es mayor que la del Haber. Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber. Nulo, si el valor de ambas sumas coincide. En cualquier fecha, en el libro Mayor se cumplirá que la suma de los saldos deudores coincidirá con la suma de los saldos acreedores y, además, el valor total de las sumas del Debe será igual al importe total de las sumas del Haber.
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Los Estados Contables: Visión Global de la Empresa
Hasta ahora, se han trazado genéricamente las líneas a seguir para captar la realidad económica, valorar las transacciones y registrarlas contablemente. Pero esta información ha de llegar a manos de los usuarios contables en forma agregada -es decir, considerando todas las operaciones realizadas durante cierto período de tiempo-, de una manera resumida y destacando los aspectos más relevantes, lo que se logra mediante su plasmación en los estados contables. Los estados contables ofrecen una visión global de ciertas magnitudes económicas de interés. Dentro de éstos ocupan un lugar sobresaliente en la actualidad, dada su obligatoriedad, el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria. La empresa emite estos estados contables tras finalizar su ejercicio económico, que normalmente coincidirá con el año natural. De ahí, que, a estos tres estados, se les designe cuentas anuales.
Patrimonio y Resultados
El profesor Cañibano dice que el patrimonio (o la riqueza) de la empresa «se refiere al capital no humano poseído por la misma en un determinado momento del tiempo, esto es, el conjunto de bienes, derechos y obligaciones susceptibles de utilización en el proceso productivo». Hay que advertir que el concepto de patrimonio se asocia a una fecha determinada y reúne elementos muy heterogéneos, puesto que engloba: bienes -dinero, máquinas, instalaciones, materias primas, etc.-, derechos -como derechos de cobro- y obligaciones -por ejemplo, deudas contraídas por la entidad-, pero en ningún caso las personas que trabajan en ella se incluirán dentro del mismo. Por otra parte, el concepto de resultado -pérdida o ganancia- está estrechamente ligado a la actividad productiva a la que se dedica la empresa. El resultado obtenido va a depender de varios parámetros, como son: el número de productos vendidos, el precio de venta de éstos, el coste de producción, etc. De ahí, que resulte imposible determinar el resultado o excedente generado por la empresa si no ha transcurrido cierto intervalo de tiempo.
Componentes del Balance de Situación
Este estado contable muestra el patrimonio empresarial en cierta fecha, tanto en su vertiente económica como financiera. En cualquier balance, se distinguen: el activo o estructura económica de la empresa y el pasivo o estructura financiera. Activo, que engloba los bienes y derechos poseídos por la empresa, es decir, aquellos elementos patrimoniales que constituyen los medios económicos. Pasivo, que es la parte del patrimonio que reúne fuentes financieras que provengan del exterior, los llamados fondos ajenos. Neto, integrado por todos aquellos elementos que forman parte de la financiación procedente de la empresa; a estos recursos se les conoce bajo el nombre de fondos propios. El balance de situación es el estado contable que sintetiza y refleja el patrimonio poseído por la empresa en cierta fecha. La cuenta de pérdidas y ganancias es aquella que materializa la naturaleza de los resultados -pérdidas o ganancias- generados por la entidad en determinado intervalo de tiempo. La memoria complementa y amplía la información suministrada en el balance.
Métodos Generales de Registro y Control de Mercancías
Cada empresa gestiona su contabilidad en función de la normativa general, pero también existe un cierto margen de libertad en el que puede moverse. En la actualidad existen dos metodologías contables principales, por las que se decantan mayoritariamente unas y otras entidades. Ambas incluyen algunos criterios específicos que asimismo pueden variar. En términos contables, el inventario refleja la existencia física de la mercancía, materia prima, productos semiterminados o terminados que tiene una empresa en un lugar y fecha definida. Los métodos de registro abarcan el global, analítico y perpetuo.
Método Global o de Mercancías Generales
De antemano sabemos que este procedimiento usa una sola cuenta que es la de mercancías generales. En este procedimiento se lleva una sola cuenta, denominada «mercancías generales», para realizar el registro contable del inventario inicial, así como de las compras, devoluciones, rebajas, ventas y el inventario final. Este método de control de inventarios es utilizado sobre todo en empresas pequeñas con un fuerte volumen y diversidad de operaciones. Para entender un poco este método debemos saber que en lugar de abrir una cuenta de inventario inicial, de ventas o cualquier otra que se mencionó, todo se registra únicamente en la cuenta de mercancías generales puede resultar sencillo pero al momento de realizar el estado financiero puede complicarse ya que los montos no estarán bien definidos. Sin embargo, con este procedimiento no es posible saber el valor exacto del inventario final y, por ende, tampoco del costo de las ventas, ni la utilidad o pérdida bruta.
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Método Analítico o Pormenorizado
El método analítico o pormenorizado sirve para registrar por separado las operaciones relacionadas con mercancías, como compras, ventas netas, devoluciones sobre ventas, descuentos sobre compras y gastos de compra. Para este procedimiento recordemos que vamos a utilizar cuentas auxiliares, es decir para cada operación con las mercancías las cuales son: inventarios, compras, gastos de compras, devoluciones sobre compras, descuentos sobre cuentas, ventas, descuentos sobre venta, devoluciones sobre venta. Las ventajas de utilizar el sistema analítico o pormenorizado se entienden mejor cuando se observa cómo separa cada operación de mercancías. El sistema analítico es recomendable para las empresas que manejan muchos artículos diferentes y no tienen un control individual. Durante el ejercicio, las operaciones se registran en las cuentas correspondientes. Este método como vimos se ven varias cuentas para varios conceptos en los que se ve afectada la mercancía sin embargo al no tener en registros el inventario final se debe hacer una inspección física de con cuánta mercancía cuenta la empresa. Aunque las ventajas de lo que es el método analítico en contabilidad son favorables, también debe considerarse una limitación: no permite conocer de forma permanente el inventario final, ya que no existe una cuenta que lo registre durante todo el periodo. Al final, para obtener el Costo de Ventas, se resta de la cuenta de Compras, por medio de un abono, el importe del inventario final.
A continuación, se detalla el tratamiento de cargos y abonos para las subcuentas del método analítico o pormenorizado:
| Cuenta | Cargo (Debe) | Abono (Haber) |
|---|---|---|
| Inventarios | Se carga porque representa un activo y como sabemos todo activo se debe cargar. | |
| Compras | Se cargan ya que el activo aumenta. | |
| Gastos de compra | Se cargan porque disminuyen el capital y las disminuciones de capital se cargan. | |
| Devoluciones sobre ventas | Se cargan porque al otorgar el cobro es menor, entonces disminuye el capital y toda disminución de capital se carga. | |
| Ventas | Se abonan ya que al vender una mercancía disminuye el activo y la disminución de activo se abona. | |
| Devoluciones sobre compras | Se abonan porque el activo disminuye cuando se devuelven mercancías y toda disminución de activo se abona. | |
| Descuento sobre compras | Se abonan porque al ser concedidas a nuestro favor el pago es menor, esto aumenta el capital y todo aumento al capital se abona. |
Método de Inventarios Perpetuos
Vamos a recordar el último procedimiento que nos habla acerca de que se utilizan tres cuentas que son almacén, ventas y costo de ventas. Este método permite conocer el valor actualizado de la mercancía en existencia, sin necesidad de realizar un inventario físico. Esto, mediante un sistema automatizado que determina el saldo que tiene el inventario y las existencias correspondientes. El sistema de inventarios perpetuos emplea tres cuentas: Almacén, Costo de Ventas y Ventas. Para finalizar vemos que en este último método sólo se usan tres cuentas sin embargo, este procedimiento si da los montos especificados que es el inventario final, el costo de lo vendido y las ventas netas que son necesarios para realizar el estado de resultados. Es por ello que el método de inventarios perpetuos es el más utilizado por ser más completo.
De acuerdo con Guerrero, j., & Galindo, J., (2014) los cargos y abonos correspondientes a las cuentas se deben realizar de la siguiente manera para este método:
- Almacén
- Costo de ventas
- Ventas
Procedimientos Analíticos en la Auditoría Financiera
Además del método analítico o pormenorizado aplicado a mercancías, en auditoría también existen procedimientos analíticos que ayudan a interpretar la información contable. El método analítico o pormenorizado también puede ser útil en la auditoría financiera para comprender la situación de un negocio en relación con sus operaciones. Un procedimiento analítico se basa en la confianza de los datos proporcionados por la empresa y en sus indicadores de funcionamiento. Otra característica del procedimiento analítico es que resulta previsible. La prueba de razonabilidad: cuando hablamos sobre qué es el método analítico en contabilidad y nos enfocamos en la prueba de razonabilidad, nos referimos a un modelo de prueba donde se forman expectativas basadas en los datos financieros, los no financieros o ambos. Estos procedimientos analíticos brindan beneficios para la auditoría financiera.
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