La nómina es uno de los gastos más importantes y fiscalmente sensibles para las empresas mexicanas. Los conceptos que determinan cuánto gana y cuánto se descuenta a un trabajador en cada periodo de pago se conocen como percepciones y deducciones en la nómina. Estos conceptos son fundamentales para calcular la nómina sin errores, cumplir con la ley y evitar sanciones fiscales. Un manejo incorrecto puede generar problemas legales, multas fiscales, inconformidad entre los empleados y errores en el cálculo de impuestos o prestaciones.
Entendiendo la Nómina: Percepciones y Deducciones
Las percepciones son cualquier tipo de ingreso, sin importar el monto, si es en efectivo o en especie, que la fuerza laboral recibe de su empleador por el trabajo realizado en cierto periodo. Dentro de este concepto se incluyen aquellos ingresos que son obligatorios según la legislación laboral y que se establecen siempre que se crea una relación obrero-patronal. Es decir, el salario y las prestaciones de ley, por ejemplo. De la misma forma, también se deben incorporar las percepciones adicionales que muchas empresas entregan como salario emocional o como un ingreso extra y que deben reflejarse en la nómina.
Por otro lado, las deducciones en la nómina son todos los valores que se quitan o retienen del salario de los trabajadores. Las retenciones están deducidas del salario del trabajador por estipulaciones legales y son una cantidad retenida que afecta la percepción total del trabajador. Es muy importante seguir la ley en el caso de las deducciones, ya que el empleador no puede imponer sanciones o multas sobre el salario de sus trabajadores y, en función de ello, hacer deducciones no contempladas.
Tipos de Deducciones Contempladas por la Ley
Existen distintos tipos de deducciones y éstas se representan en el archivo XML mediante una clave de tres dígitos contenidas en el catálogo del SAT. Solo se permiten deducciones contempladas por ley, tales como:
- Seguro Social: Se deben deducir las aportaciones del trabajador al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
- Impuesto Sobre la Renta (ISR): Las retenciones correspondientes al ISR.
- Fondo de Vivienda: Esta deducción aplica cuando el colaborador solicita un crédito en el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda (Infonavit) para adquirir un inmueble.
- Pagos al patrón: Deudas con el empleador.
- Cuotas sindicales: Retenciones para la organización sindical.
- Pago de la renta: Aplicable en ciertos casos de vivienda.
- Pago a caja de ahorro: Este es un beneficio que ofrecen algunas empresas para que los empleados puedan ahorrar una parte de su sueldo.
- Cuotas para la constitución y fomento de sociedades cooperativas y de cajas de ahorro: En este caso, hablamos de una deducción contemplada en la ley laboral, pero que es voluntaria para el trabajador.
- Fondo para el retiro: El Sistema de Ahorro para el Retiro es otra deducción opcional y voluntaria para cada colaborador.
Pago del Salario y Días Inhábiles
El salario en efectivo deberá pagarse, precisamente, en moneda de curso legal, no siendo permitido hacerlo en mercancías, vales, fichas o cualquier otro signo representativo con que se pretenda substituir la moneda. Sin embargo, con el previo consentimiento del trabajador, el pago del salario podrá efectuarse por medio de depósito en cuenta bancaria, tarjeta de débito, transferencias o cualquier otro medio electrónico.
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En México, el decreto publicado en el Diario Oficial del 2006 señala como días de descanso obligatorio, entre otros, el 1° de enero, el primer lunes de febrero en conmemoración al 5° de febrero, el tercer lunes de marzo en conmemoración al 21 de marzo, 1° de mayo, 5 de mayo, 16 de septiembre, el tercer lunes de noviembre en conmemoración al 20 de noviembre, 1° de diciembre de cada seis años, cuando corresponda a la transmisión del Poder Ejecutivo Federal, y el 25 de diciembre. Estos días son importantes al considerar la operación bancaria y la liquidación de las transferencias de nómina.
Si bien la transferencia del salario puede realizarse en cualquier día, incluyendo un día inhábil, el momento efectivo en que el trabajador dispone de los fondos puede verse afectado por los horarios de operación bancaria. Las deducciones, al ser estipulaciones legales, se aplican sobre el salario devengado en el periodo de nómina correspondiente, independientemente de la fecha exacta de la transferencia. El aspecto crucial recae en el registro y la documentación de estas operaciones.
El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de Nómina
Para la correcta gestión de la nómina y sus deducciones, el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de nómina es la herramienta esencial. Estos comprobantes deben emitirse con la versión del complemento vigente en el momento de la generación del comprobante, es decir con la versión 1.2, aún y cuando se trate de comprobantes de pagos correspondientes a ejercicios anteriores.
A efecto de que se especifique claramente las deducciones gravadas y exentas se deberán utilizar las claves correspondientes incluidas en el catálogo c_TipoDeduccion. En caso de que se realicen descuentos por percepciones en exceso, esto debe reflejarse como deducción en el siguiente CFDI de nómina que se expida, siempre que sea en el mismo ejercicio fiscal. Si se registró como una deducción con la clave 006, el importe monetario corresponde al descuento que por motivo de la incapacidad la empresa realiza.
La emisión del CFDI de nómina es el acto que valida fiscal y legalmente la aplicación de las percepciones y deducciones. Por lo tanto, el "momento de deducción" se relaciona más con el periodo de nómina al que corresponde y su reflejo en el CFDI, más allá de la fecha exacta en que una transferencia bancaria se liquida en un día hábil o inhábil.
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