Familiarizarte con las obligaciones fiscales con tus trabajadores y las leyes que las regulan es un paso fundamental para la gestión de tu empresa. La emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) se ha convertido en una obligación para los contribuyentes en México, tanto para personas físicas como morales.
Esta normativa, establecida en el Código Fiscal de la Federación (CFF), busca garantizar la transparencia y la correcta recaudación de impuestos, así como facilitar el proceso de fiscalización por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT). De acuerdo con el artículo 29 del CFF, es responsabilidad de los contribuyentes expedir CFDI por los actos o actividades que realicen, así como por los ingresos que perciban o las retenciones de contribuciones que efectúen. Esto implica que cada vez que se realice una transacción comercial o se pague una remuneración, el contribuyente debe emitir un CFDI que documente dicha operación.
Marco Legal y la Obligación del CFDI
La mayor regulación donde se asientan las obligaciones patronales en México es la Ley Federal del Trabajo (LFT), mientras que el Código Fiscal de la Federación (CFF) incluye las normativas de orden fiscal a las que los patrones deben apegarse. Por su parte, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) es la instancia encargada de hacer cumplir dichas normas. Así, desde el 1 de enero de 2020, las obligaciones patronales se modificaron para incluir temas relacionados con las materias tributarias y de protección de datos personales.
El artículo 29-A del CFF establece que los CFDI deben cumplir con las especificaciones técnicas que determine el SAT. Los contribuyentes tienen la responsabilidad de llevar un registro adecuado de los CFDI emitidos y recibidos, lo que implica almacenar de manera segura y accesible todos los comprobantes fiscales digitales por internet por un mínimo de 5 años, ya que pueden ser requeridos en caso de auditorías o revisiones fiscales.
La normativa fiscal está sujeta a cambios y actualizaciones constantes. Por lo tanto, es responsabilidad de los contribuyentes mantenerse informados sobre las modificaciones en las disposiciones fiscales y adaptar sus procesos de facturación en consecuencia. Esto incluye la capacitación del personal encargado de la emisión de CFDI y la actualización de los sistemas de facturación.
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Manejo Fiscal de las Comisiones y el CFDI de Nómina
Una de las áreas imprescindibles para el funcionamiento de toda empresa es la del capital humano, y es que la correcta administración del recurso humano es clave para los grandes resultados. Como ves, el manejo de la nómina va mucho más allá de pagar su aguinaldo.
Cuando se trata de comisiones, es crucial determinar la naturaleza de la relación laboral. En el contexto de una relación laboral subordinada, "lo aconsejable es que las comisiones las consideres como parte de su salario ya que finalmente hay una relación subordinada con el patrón." Si existe una contratación subordinada bajo el esquema de nómina y el trabajador percibe comisiones laborales, estas deben ser integradas en el CFDI de nómina correspondiente.
Por otro lado, si la relación no es de subordinación, un comisionista "lo correcto es emitir un CFDI factura, con traslado de IVA y luego generar complementos de pago. Un recibo de asimilación o salarios, jamás tiene de por medio, la implementación del TRASLADO DEL IVA." Esta distinción es fundamental para el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales y evitar problemas.
El primer frente (el de los patrones que emiten CFDI a sus empleados) permite tener un control respecto de las erogaciones que se efectúan a lo largo del ejercicio y que, desde hace algunos años, se encuentra debidamente cruzado en el aplicativo de la declaración anual (obligando así a los contribuyentes a mantener una vigilancia a este tipo de erogaciones).
Para el CFDI de nómina, es vital asegurar que cumpla con todas las especificaciones técnicas. "Se deben emitir con la versión del complemento vigente en el momento de la generación del comprobante, es decir con la versión 1.2, aún y cuando se trate de comprobantes de pagos correspondientes a ejercicios anteriores." Además, "a efecto de que se especifique claramente las deducciones gravadas y exentas se deberán utilizar las claves correspondientes incluidas en el catálogo c_TipoDeduccion."
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Otras Obligaciones Patronales Relevantes
Al margen del cumplimiento fiscal, el Artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo establece las obligaciones de los patrones en la relación de trabajo y en el lugar donde se realice el mismo. Entre ellas se encuentran:
Proporcionar a tus trabajadores la constancia anual de ingresos y retenciones.
Entregar a tus trabajadores el aviso de privacidad respectivo para su firma y así garantizar la seguridad en el manejo de los datos personales.
Hacer las deducciones previstas en las fracciones IV del artículo 97 y VII del artículo 110 del CFF, y enterar los descuentos en orden de prelación, primero al Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores y posterior a las otras instituciones.
Afiliar al centro de trabajo al Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores, a efecto de que los trabajadores puedan ser sujetos del crédito que proporciona dicha entidad.
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Consecuencias del Incumplimiento en la Emisión de CFDI
El incumplimiento de las obligaciones relacionadas con la emisión de CFDI puede acarrear diversas consecuencias para los contribuyentes, que van desde sanciones económicas hasta problemas legales. Es amplio el alcance e importancia de los CFDI, pues inciden en el comportamiento laboral, fiscal y de seguridad social de los contribuyentes.
Multas y Rechazo de Deducciones
Una de las consecuencias más inmediatas del incumplimiento es la imposición de multas. El Código Fiscal de la Federación (CFF) establece que los contribuyentes que no expidan CFDI conforme a las disposiciones fiscales pueden enfrentar sanciones económicas que varían en función de la gravedad de la infracción. Estas multas pueden ser significativas y afectar la situación financiera de la empresa. "Emitir un CFDI que no cumpla con los requisitos fiscales puede representar una infracción para efectos del CFF y podría materializarse en una multa."
Si los contribuyentes no cumplen con las características de timbrado de nómina, no pueden acceder a las deducciones por este concepto y, naturalmente, incrementarán su base tributaria. En el caso de remuneraciones por comisiones mal clasificadas o no documentadas, "la autoridad ha rechazado el IVA acreditable, considerando la remuneración como parte del salario, exigiendo las retenciones y sus accesorios."
Uno de los requisitos torales para acceder a las deducciones autorizadas es el debido registro contable; por lo tanto, es primordial contar con los papeles de trabajo y registros contables que reflejen de manera correcta el importe deducido por este concepto. Complementando al registro contable, se debe contar con el CFDI, por lo que, para el caso particular, la deducción debe contar con el documento fiscal antes referido y estar debidamente registrado en la contabilidad.
"Se ha referido al hecho de contar con un CFDI, pero se precisa que la tarea no es sólo tener el documento, sino asegurarse de que cumpla con las especificaciones técnicas contenidas en los anexos publicados en la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF); por lo que, si el CFDI de nómina no cumple con los requisitos fiscales correspondientes, la erogación resultará no deducible."
Auditorías Fiscales y Discrepancia
La falta de emisión de CFDI o la emisión incorrecta de los mismos puede desencadenar auditorías fiscales por parte del SAT. De la revisión de las bases de datos institucionales a las que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) tiene acceso en términos del artículo 63.° del Código Fiscal de la Federación (CFF), esta autoridad puede efectuar cruces y análisis que le permitan ejercer sus facultades de comprobación. Es de vital importancia que los contribuyentes conozcan cuáles pueden ser los puntos que revisa el SAT en caso de ejercer sus facultades de comprobación.
Para el caso de personas físicas contribuyentes, la consecuencia inmediata de no tener CFDI emitidos de manera correcta pudiera representar la negativa de una solicitud de devolución de saldo a favor del ISR anual. No acceder a la devolución automática del saldo a favor pudiera ser la menor de las complicaciones, ya que, existe el concepto denominado discrepancia fiscal, el cual representa que los gastos de una persona física sean mayores a los ingresos con los que cuenta. Cabe recordar que el SAT, en el ejercicio de sus atribuciones, está en posibilidad de solicitar a otras dependencias, como la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV), documentos que le permitan efectuar conclusiones en un acto de fiscalización.
Implicaciones en Seguridad Social e Impuesto Sobre Nóminas
Anteriormente se ha hablado de las implicaciones fiscales en materia del ISR, pero la fiscalización no sólo puede venir por parte del SAT, sino también por parte de otras autoridades que utilizan el CFDI de nómina como punto de partida para el ejercicio de sus facultades de comprobación.
Ante la presencia de esquemas que atentaban contra la seguridad social, tanto el IMSS como el Infonavit se encuentran en constante verificación del cumplimiento de estas obligaciones; lo anterior, a través de la verificación al salario con el que los trabajadores se encuentran dados de alta, situación que se puede dilucidar al comparar los CFDI de nómina con las emisiones mensuales o bimestrales de los institutos. De dicha validación, la autoridad puede identificar diferencias a cargo de los contribuyentes y generar créditos fiscales.
Uno de los pocos impuestos que pueden cobrar las entidades federativas es el impuesto sobre nóminas y representa una de las fuentes principales de financiamiento de los estados. La base para la determinación del impuesto sobre nómina, primordialmente, es el importe que los patrones pagan a sus trabajadores; por lo tanto, lo primero a revisar (por parte de las secretarías de finanzas) será la contabilidad para validar el importe registrado como parte de la nómina y su debida correspondencia con los CFDI timbrados. Entonces, al comparar la contabilidad con los CFDI, las autoridades pueden detectar discrepancias que, potencialmente, incrementan la base del impuesto sobre nómina y generar recursos adicionales a captar.
Daño a la Reputación y Responsabilidad Solidaria
El incumplimiento de las normativas fiscales no solo tiene repercusiones económicas, sino que también puede dañar la reputación de la empresa. Por otro lado, los contribuyentes también deben cumplir con sus obligaciones fiscales para mantener la confianza de sus clientes y proveedores.
La contratación de intermediarios para la emisión de CFDI puede parecer una solución conveniente, pero también conlleva riesgos significativos. Cuando un contribuyente contrata a un intermediario para la emisión de CFDI, la responsabilidad de cumplir con las normativas fiscales se comparte. Sin embargo, si el intermediario comete errores en la emisión de los CFDI o no cumple con las normativas, el contribuyente puede ser considerado responsable de las infracciones. Existen intermediarios que pueden no operar de manera ética o legal, y la contratación de uno que emita CFDI con errores o que no cumpla con las regulaciones, criterios y guías de llenado puede llevar a consecuencias legales graves para el contribuyente.
Además, con la entrada en vigor de la reforma laboral en 2021, los contratantes de servicios especializados deben conservar en sus expedientes diversa información que permita comprobar que los proveedores de dichos servicios cumplen de manera correcta con sus obligaciones laborales y de seguridad social. Es altamente recomendable verificar los puntos mencionados, puesto que, vale la pena recordar que el contratante de servicios especializados es responsable solidario respecto de las obligaciones fiscales y laborales que pudieran llegar a incumplir los prestadores de servicios especializados.
El alcance e importancia de los CFDI es amplio, ya que inciden en el comportamiento laboral, fiscal y de seguridad social de los contribuyentes. No prestar la atención debida a este rubro puede traer inconvenientes económicos por multas, incremento en bases tributarias, omisión de cuotas de seguridad social, etc.