La auditoría en las empresas se ha convertido en una herramienta que genera confianza en sus colaboradores, pero también con sus aliados, ya que mantiene la salud financiera y la actualización constante.
¿Qué son los procedimientos de auditoría?
Una auditoría es el proceso de revisión y verificación del funcionamiento de una empresa. Estos procedimientos de auditoría se pueden hacer de manera global o bien, de un área específica. Se lleva a cabo con una metodología para determinar eventualidades, incidencias, diagnósticos y áreas de oportunidad.
Importancia de los procedimientos y técnicas de auditoría
Estas técnicas, procesos y métodos de auditoría aplicados de manera regular ayudan a establecer una reputación financiera de una empresa y a reforzar esta confianza con sus clientes, con el mercado al cual pertenece y a los futuros inversionistas. Examinan, evalúan, controlan y dan seguimiento a la parte económica y operativa de una organización: cómo opera, cuáles son sus procesos y si éstos son efectivos. Al tener este diagnóstico se pueden elaborar estrategias de mejora en las áreas que así lo requieran.
Tipos de Auditoría
Todo proceso de auditoría estará definido por el auditor. Hay empresas que contratan a auditores externos ya que hay certificaciones y normas que así lo requieren, por ejemplo, si la empresa tiene programas sociales, entonces necesita certificarse. También existen las auditorías internas, de esta manera la organización verifica que todo funcione correctamente. Los auditores pueden trabajar dentro de la misma compañía aunque hay casos en los que se contrata a personal externo para evitar conflicto de intereses.
Razones para realizar una auditoría
Para asegurar la correcta implementación de mejoras como puede ser una reestructuración o cambio de modelo de negocio, o si se genera alguna sinergia con nuevos proveedores o socios.
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Evaluación del control interno y pruebas de auditoría
Esta valoración se realiza mediante exámenes o baterías que ponen a prueba los procesos de un área para identificar errores en la operación de la empresa, por ejemplo, si hay o no manejos ilícitos, o que no se malgasten los recursos. Este documento permitirá hacer el seguimiento de los temas o puntos que generen conflictos y que no permitan que la empresa cumpla con sus objetivos financieros.
Pruebas de auditoría comunes
Existen diversas pruebas que son utilizadas por los auditores para obtener evidencia suficiente y adecuada sobre la información financiera y operativa de una organización. Su objetivo principal es evaluar la exactitud y validez con una metodología de planificación, ejecución y documentación, asegurando que se cumplan las normativas y políticas establecidas. Éstas son algunas de ellas:
- Inspección física de los bienes y recursos de la empresa.
- Revisión de cálculos. Se verifica que estén correctas las obligaciones fiscales de la organización.
- Revisión de conciliaciones. Se cruza la información fiscal o de los libros fiscales con el estado financiero real de la empresa.
- Pasivos no registrados. Se identifican los gastos que no hayan sido incorporados de la compañía en el periodo de auditoría.
- Confirmación con terceras partes. Se cruzan los datos con otras personas que hayan sido parte de los negocios de la organización.
- Pruebas de corte. Comprobación de la integridad de los datos auditados, o sea se comprueban las facturas de venta y compra, y demás documentos.
- Pruebas de operatividad. Consisten en verificar las prácticas de la empresa, si existen riesgos financieros. Para ello es importante tener un flujo de trabajo adecuado.
- Calificación de desempeño de los colaboradores para determinar qué áreas pueden mejorar.
- Delimitación de funciones. Cada colaborador debe estar en el área que le corresponde para un óptimo desempeño.
- Pruebas de diseño. Es la comprobación de que los exámenes para realizar la auditoría sean los correctos, que no tengan fallas en su implementación.
Técnicas de auditoría: Herramientas esenciales
Las técnicas de auditoría son los métodos que analizan la información de una empresa y comprueban que todo esté correcto en ella:
- Valoración general: Es el análisis de las cuentas, operaciones, funciones de la empresa y su desempeño.
- Análisis específico de un área o procedimiento.
- Inspección: Seguimiento de los activos, inventarios y demás aspectos.
- Recopilación de información por medio de encuestas y entrevistas al personal de la organización.
- Validación para corroborar los resultados de la compañía.
- Evaluación: Consiste en calificar los procesos y a la empresa en su vida diaria.
- Inspección: Referida al control y el análisis de los inventarios y centrada en el seguimiento de los activos y demás aspectos.
- Certificación: Es la fase final de la auditoría en la cual se cumplen los requisitos, normas y especificaciones técnicas para mejorar sus procesos operativos.
Implementación de pruebas de auditoría
La implementación de las pruebas de auditoría se basa en la planificación, ejecución y documentación. De acuerdo a la experiencia de Ricardo Sandoval Huerta, Coordinador de Auditoría de Corporativo Humanitas y con más de 18 años de experiencia, una adecuada documentación es esencial para proporcionar evidencia de la conclusión de la auditoría. Esto no sólo asegura la calidad del trabajo, también facilita futuras revisiones y exámenes.
Respecto a las técnicas de auditoría, Ricardo menciona que elegir alguna o algunas de éstas dependerá del área y objetivos a auditar para lograr resultados óptimos.
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Ejemplos de procedimientos de auditoría según Ricardo Sandoval Huerta
- Industria farmacéutica: Estos procedimientos son muy rigurosos debido a las estrictas reglas, por lo cual es importante revisar cómo se elaboran los productos y control de calidad. Esto es relevante para asegurar el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura (BPM).
- Industria de los espectáculos: Uno de los procedimientos es la auditoría forense que es la investigación de fraudes y ayuda a garantizar la transparencia financiera.
- Sector retail: Los procedimientos van desde la verificación de inventarios, análisis de ventas y revisión de controles de efectivo. Se implementan procedimientos para auditar tiendas para asegurar la integridad de registros y eficiencia operativa.
A decir del Coordinador de Auditoría de Corporativo Humanitas, la disciplina y la imparcialidad son fundamentales, uno para ser competitivo y dos, para emitir juicios objetivos.
Generalidades de la Auditoría de Inventarios y Costo de Ventas
El rubro de inventarios lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como: materia prima, producción en proceso (materia prima, mano de obra y gastos indirectos), artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancías o las refacciones para el mantenimiento, que se consuman en el ciclo normal de operaciones, incluyendo los inventarios en tránsito, así como los anticipos a proveedores. Esta inversión generalmente representa uno de los renglones más importantes del activo de las empresas y determinante del costo de ventas y, en consecuencia, de los resultados del ejercicio.
El costo de ventas representa el monto de los distintos recursos (materia prima, mano de obra y gastos indirectos), que intervienen en la adquisición o producción de los bienes o servicios vendidos.
Alcance y Limitaciones
Los aspectos fundamentales relativos al estudio y evaluación del control interno y los procedimientos de auditoría que se mencionan en esta guía, se refieren básicamente a empresas industriales y comerciales y no contemplan aquellos procedimientos de auditoría particulares que podrían ser requeridos, en ciertos casos, en empresas con características peculiares, tales como: las de servicios, constructoras, extractivas, agropecuarias, etcétera.
Se recomienda la lectura de esta guía junto con la NIA 501, Evidencia de auditoría.
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Objetivos de la guía
El objetivo de la presente guía es establecer los procedimientos de auditoría recomendados para el examen de los rubros de inventarios y costo de ventas, los cuales deberán ser diseñados por el auditor en forma específica en cuanto a su naturaleza, oportunidad y alcance, tomando en cuenta las condiciones y características de cada empresa.
Objetivos de auditoría
Los objetivos de los procedimientos de auditoría relativos a inventarios y costo de ventas, son los siguientes:
- Comprobar su existencia física.
- Verificar que sean propiedad de la empresa.
- Determinar la existencia de gravámenes.
- Comprobar su adecuada valuación, tomando en consideración que no excedan a su valor de realización.
- Cerciorarse de que haya consistencia en la aplicación de los métodos de valuación.
- Comprobar que el costo de ventas corresponde a transacciones y eventos efectivamente realizados durante el periodo y que se haya determinado en forma razonable y consistente.
- Comprobar su adecuada presentación y revelación en los estados financieros.
Control interno
El estudio y la evaluación del control interno deberá efectuarse con apoyo de la NIA 315, Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno. En consecuencia, deben cumplirse los objetivos relativos a autorización, procesamiento y clasificación de transacciones, salvaguarda física y de verificación y evaluación, incluyendo los que sean aplicables a la actualización de cifras y a los controles relativos al proceso de Tecnología de Información (TI).
El control interno de inventarios y costo de ventas está vinculado con las actividades de compra, fabricación, distribución, venta y consignación. Un adecuado control interno exige que los inventarios sean debidamente pedidos, recibidos, controlados, segregados, usados, contados físicamente, embarcados y facturados. Lo anterior para asegurar la corrección de los inventarios y costo de ventas, incluyendo su adecuada valuación a costos históricos y su actualización.
Ejemplos de Controles Internos Clave
Ejemplo de estos aspectos, en forma enunciativa pero no limitativa, son los controles internos clave en cuanto a:
- Autorización del método de valuación seleccionado por la empresa. En términos generales, por su importancia, la autorización de los métodos de valuación de los inventarios y del costo de venta a cifras históricas y actualizadas, deberá ser otorgada por la dirección de la empresa.
- Segregación adecuada de las funciones de autorización, custodia y registro. La segregación de las funciones relativas a inventarios, tales como: adquisición, recepción, almacenaje y embarque, evita que un departamento o persona controle todas las fases de una transacción o controle los registros contables relativos a sus propias funciones. La segregación también propicia una vigilancia permanente entre los departamentos o personas involucradas en una misma transacción.
- Registro oportuno de la inversión en inventarios y del pasivo correspondiente. El registro oportuno de las inversiones en inventarios, incluyendo en su caso, el pago anticipado a los proveedores y aquellos que están en tránsito, tienen como objeto asegurar que se están registrando en su totalidad dichas inversiones y obligaciones dentro del periodo correspondiente.
- Registro oportuno de todos los embarques y, en su caso, su facturación, incluyendo la contabilización del correspondiente costo de ventas. El establecimiento de formas pre numeradas facilita el control y la captación oportuna en registros contables de los embarques y, en su caso, del registro de la factura y del costo de ventas, asegurando así la corrección de los créditos al rubro de inventarios por estos conceptos y los movimientos correlativos en otras cuentas afectadas por estas transacciones (clientes, ventas, costo de ventas, comisiones, impuestos, etc.), dentro del periodo correspondiente. Asimismo, deberán existir los controles necesarios para otro tipo de embarques, tales como: envíos para maquila, consignación, a vistas, etcétera.
- Control de las devoluciones. La existencia de controles para el manejo de las devoluciones debe permitir asegurar que las mismas sean procedentes, estén debidamente autorizadas, valuadas y oportunamente registradas dentro del periodo al que correspondan.
- Custodia física adecuada de los inventarios. Deberá existir custodia física y acceso restringido a zonas de almacenaje, producción y embarques, con el propósito de establecer e identificar claramente la responsabilidad del personal involucrado en el manejo físico de estos bienes.
- Inventarios físicos. Deberá existir una planeación adecuada de la toma periódica de los inventarios físicos, así como de su recopilación, valuación y comparación con registros contables, incluyendo la investigación y ajuste oportuno de las diferencias resultantes. Por la naturaleza de estos bienes, susceptibles de mermas, deterioros, faltantes, etc., deberá planearse en forma adecuada y llevarse a cabo periódicamente (por lo menos una vez cada ejercicio, salvo si existe un sistema de conteos rotatorios) un conteo de los inventarios propios y de terceros para constatar su existencia.
Beneficios de una Auditoría de Inventario
Una auditoría de inventario bien ejecutada puede revelar discrepancias, prevenir el fraude y mejorar la planificación de recursos.
- Los inventarios representan una parte significativa de los activos de una empresa. Por lo tanto, cualquier inexactitud en la valoración del inventario puede conducir a informes financieros incorrectos.
- Una auditoría de inventarios eficaz revela discrepancias entre los registros contables y el stock físico.
- La transparencia y la fiabilidad en los informes financieros fortalecen la confianza de los inversores, los acreedores y los clientes.
Proceso de Auditoría de Inventarios
Una auditoría de inventarios efectiva es un proceso meticuloso y estructurado que requiere una planificación y ejecución cuidadosas.
- Planificación de la Auditoría:
- Definición de Objetivos: Antes de comenzar, es crucial definir los objetivos de la auditoría de inventarios.
- Selección del Equipo de Auditoría: Seleccionar un equipo de auditoría imparcial y competente es fundamental.
- Programación de la Auditoría: El momento de la auditoría debe elegirse cuidadosamente para minimizar la interrupción de las operaciones comerciales.
- Ejecución de la Auditoría:
- Conteo Físico: Este es el corazón de la auditoría de inventarios. Implica contar físicamente todos los artículos de inventario en el almacén o en la planta de producción.
- Validación de la Exactitud: Los resultados del conteo físico deben compararse con los registros contables.
- Valoración del Inventario: Además del conteo físico, es importante evaluar el valor del inventario.
- Análisis y Presentación de Resultados:
- Análisis de Discrepancias: Una vez completado el conteo y la valoración, el equipo de auditoría debe analizar las discrepancias entre el inventario físico y los registros contables.
- Presentación de Resultados: Los hallazgos de la auditoría deben presentarse a la alta dirección y a los departamentos relevantes.
- Seguimiento y Mejora Continua:
- Monitoreo y Seguimiento: Es esencial monitorear la implementación de estas mejoras y realizar un seguimiento para asegurar su efectividad.
- Evaluación del Proceso de Auditoría: Después de la auditoría, es beneficioso evaluar el proceso de auditoría en sí para identificar áreas de mejora.
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