La auditoría gubernamental es una herramienta crucial para asegurar el uso correcto de los recursos públicos. Comprender su proceso es fundamental para realizar auditorías gubernamentales de calidad.
Fundamentos de la Auditoría Gubernamental
La importancia de la auditoría gubernamental radica en su capacidad para vigilar el uso adecuado de los recursos públicos en las instituciones gubernamentales. Para ello, es indispensable conocer el proceso que sigue.
Objetivo Didáctico
El objetivo es conocer a fondo el proceso de la auditoría gubernamental en cada una de sus fases. Esto permitirá identificar las acciones realizadas en cada etapa y su propósito, permitiendo así entender y llevar a cabo auditorías gubernamentales de alta calidad.
Las Fases de la Auditoría Gubernamental
La auditoría gubernamental se desarrolla en cuatro fases principales: planeación, ejecución, informe y seguimiento.
1. Planeación
En esta fase, los encargados de la auditoría establecen un plan para familiarizarse con la entidad auditada. El objetivo es cumplir con los objetivos establecidos y determinar los recursos necesarios para alcanzar las metas.
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Para una mejor estructuración del plan, esta etapa se divide en dos fases: planeación general y planeación detallada.
Planeación General
La planeación general tiene como objetivo conocer a la entidad que se va auditar, para posteriormente establecer objetivos generales de la auditoría, así como los recursos que se van a emplear en ella. Los aspectos anteriormente mencionados se detallarán en una carta de planeación y en el cronograma de actividades a desarrollar.
Aquí es donde surge el inicio de la auditoría, pues es donde se le da a conocer a la entidad a auditar los pormenores de la auditoría a realizar, mediante documentos como la orden de auditoría, el acta de inicio de la auditoría y algunos oficios complementarios, los cuales contemplan la presentación de los auditores involucrados, así como los alcances del proyecto.
Planeación Detallada
Por su parte, en la planeación detallada, se establecen los procedimientos y cuestiones específicas de cada uno de los aspectos particulares que se auditarán, para lo cual se sirve de tres mecanismos: descriptivos, cuestionarios y gráficos, los cuales tienen la función de clasificar y describir las actividades de un procedimiento, cuestionar sobre la información necesaria y presentar información de manera gráfica, respectivamente. Además, se elabora un marco conceptual, el cual contempla un plan de trabajo por cada concepto a auditar.
2. Ejecución
En esta etapa es donde se lleva a cabo el plan de trabajo establecido en la planeación, aplicando los procedimientos requeridos. La ejecución, a su vez, se divide en cuatro momentos: recopilación de datos, registro de datos, análisis de la información y evaluación de los resultados.
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Durante todas las partes de la ejecución, se hace el uso de diversos procedimientos de auditoría, tales como:
- Estudio general: permite conocer el panorama general del concepto a auditar.
- Análisis: permite clasificar los aspectos de cada entidad auditada.
- Inspección: es una revisión de los bienes materiales y documentos involucrados en la auditoría.
- Confirmación: implica la validación de una persona ajena a la entidad auditada, sobre información involucrada con la misma.
- Investigación: aquí se recopilan datos de la entidad a auditar, esta información es proporcionada por servidores que laboran en la misma.
- Declaración: es el respaldo por escrito de la información que se recopila en la investigación.
- Certificación: permite dar veracidad a información sobre un hecho. Debe ser emitida por una autoridad competente.
- Observación: implica observar de manera física el desarrollo de alguna actividad.
- Cálculo: comprobación de algún movimiento matemático.
Recopilación de Datos
Como su nombre lo indica, se recolecta la información necesaria para hacer la revisión del concepto a auditar.
Registro de Datos
Se lleva una bitácora de la información pertinente para la auditoría.
Análisis de la Información
Se realiza una revisión detallada de todos los elementos recabados para elaborar un juicio al respecto.
Evaluación de los Resultados
Se toman en cuenta los juicios emitidos en la etapa anterior para poder concluir.
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Los hallazgos y conclusiones derivados de todo el trabajo de la auditoría gubernamental deben ser plasmados en cédulas, de las cuales existen dos tipos: cédulas sumarias y cédulas analíticas. En estas cédulas se incluyen las conclusiones y la información detallada del concepto revisado, respectivamente.
3. Informe
La fase del informe consiste en la elaboración de un producto final, el cual contiene conclusiones y recomendaciones por parte de los auditores que estuvieron trabajando, además de un reporte de los hallazgos más importantes de la auditoría gubernamental que se ha realizado. Para los mismos fines, se cuenta con una herramienta llamada cédula de observación, aquí se reportan las irregularidades encontradas en la entidad auditada y los responsables se comprometen a reparar la falla, atendiendo las recomendaciones que han señalado los auditores. Para finalizar esta etapa, una vez que se hayan señalado las fallas en las cédulas de observación, se procede a entregar el informe al Titular de la entidad auditada, anexando las mismas cédulas.
De acuerdo con las Normas Profesionales de Auditoría del Sistema Nacional de Fiscalización (NPASNF) se establece que: El proceso de auditoría incluye la preparación de un informe para comunicar los resultados de auditoría a las partes interesadas y, en su caso, a la ciudadanía. El propósito también es facilitar las acciones de seguimiento y de naturaleza preventiva y correctiva.
4. Seguimiento
Finalmente, tenemos la fase de seguimiento, la cual constituye un paso posterior a lo que es el trabajo de la auditoría en sí. Aquí, se revisa la forma en que la entidad auditada ha atendido las observaciones y aplicado las recomendaciones, para, de esta manera, evitar la recurrencia en errores realizado. En esta etapa, se cuenta con otro tipo de cédulas, llamadas cédulas de seguimiento, en las cuales se da cuenta del avance de la entidad auditada en los aspectos anteriormente señalados, así como del nivel de eficacia de los aspectos recomendados. Ya que se han terminado las cédulas de seguimiento, se procede a elaborar un oficio de envío de resultados del seguimiento, donde se informan los resultados finales de la etapa de seguimiento.
Tipos de Auditoría
En el sector gubernamental existen tres tipos de auditorías: la financiera, la de desempeño y la de cumplimiento.
- Auditoría financiera: Se enfoca en determinar si la información financiera de un ente se presenta de conformidad con el marco normativo.
- Auditoría de desempeño: Se enfoca en determinar si las acciones, planes y programas institucionales se realizan de conformidad con los principios de economía, eficiencia, eficacia y si existen áreas de mejora.
- Auditoría de cumplimiento: Se enfoca en determinar si un asunto en particular cumple con las disposiciones legales y normativas aplicables.
Los organismos auditores pueden llevar a cabo auditorías u otros trabajos sobre cualquier asunto relevante que se vincule con las responsabilidades de quienes administran los recursos públicos. Estos trabajos pueden incluir la elaboración de informes sobre los resultados cuantitativos, cualitativos y las consecuencias que se derivan de las actividades de prestación de servicios, informes de sostenibilidad, requerimientos de recursos futuros, apego a las normas de control interno, auditorías en tiempo real de proyectos u otros asuntos de los entes públicos.
Tabla resumen de las etapas del proceso de auditoría gubernamental:
| Etapa | Descripción | Objetivo |
|---|---|---|
| Planeación | Establecer una estrategia global para la auditoría. | Determinar los rubros a revisar, objetivos, procedimientos y alcance. |
| Ejecución | Llevar a cabo actividades y aplicar procedimientos de auditoría. | Obtener información, aplicar técnicas de auditoría y generar papeles de trabajo. |
| Informe | Dar a conocer los resultados de la auditoría. | Presentar conclusiones, observaciones y recomendaciones al sujeto auditado. |
| Seguimiento | Verificar si el sujeto auditado solventó las observaciones. | Asegurar que se atiendan las recomendaciones y se mejore la gestión. |
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