El proceso de integración contable es fundamental para el funcionamiento y la comprensión de la salud financiera de cualquier entidad. Es un proceso mediante el cual los libros principales y auxiliares que actúan como fuente receptora de las operaciones se entrelazan en un sistema de contabilidad, el mismo que abarca desde el primer registro en uno de los libros hasta la formulación de los estados financieros.
Importancia y Propósito de la Integración Contable
La integración contable facilita direccionar por omisión, cuentas de auxiliar, a contabilidad. Su estudio facilita enormemente la buena marcha de cualquier negocio, resultando una óptima guía para las empresas. Regularmente, con el fin de generar valor, las organizaciones optan por adquirir negocios como estrategia. Invertir en un programa de integración sólido ayuda a extraer, preservar y descubrir valor adicional en la transacción, al mismo tiempo que impulsa una preparación adecuada del personal, clientes, proveedores, y sistemas y procesos para la nueva realidad. Asimismo, tener un enfoque funcional ayuda a vigilar la correcta ejecución de las tareas críticas para el control del negocio con asesoría especializada en puntos específicos a lo largo de la cadena de valor.
Pasos Previos y Métodos de Integración
La integración contable se debe realizar en cada módulo, y requiere el paso previo de la importación del catálogo de cuentas. Si no ha realizado la importación del catálogo de cuentas, se deben seguir los pasos correspondientes para su correcta configuración. Si se utiliza el catálogo de cuentas recomendado por un software específico, se puede utilizar la opción de "integración automática" de toda la empresa, lo que evita realizar muchos pasos manuales. Sin embargo, si se utiliza otro catálogo, se deben ubicar las cuentas que corresponden de forma manual.
Elementos Fundamentales en el Proceso Contable
El Libro Diario
El Libro Diario es un libro principal de foliación simple, cuya finalidad principal es mostrar la situación económica de la empresa. En él se van a registrar todos los activos, pasivos y patrimonio que tiene la empresa. Se sabe que los débitos y los créditos de los asientos de un diario deben ser siempre iguales unos a los otros. Generalmente las empresas, según sus magnitudes de las operaciones, realizan muchas transacciones; si se registrara en forma diaria documento por documento, las páginas de libros diarios acabarían en menos de un tiempo fijado. Para sustituir eso, se utiliza un formato de documento llamado Boucher donde se resume en un solo asiento, uniendo las cuentas por homogeneidad con sus respectivos importes y así ahorrar las hojas del libro diario. También podemos recurrir a los libros auxiliares y al finalizar cada mes trasladamos en forma resumida al libro diario y este traslado recibe en nombre de centralización.
Ejemplo de Registro en el Libro Diario
A continuación, un ejemplo de cómo se estructuran las entradas en el Libro Diario:
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| LIBRO DIARIO «PERUCONTABLE SRL» | DEBE | HABER |
|---|---|---|
| 10 Efectivo y Equivalentes de Efectivo | S/25,300 | |
| 101 Caja | ||
| 12 Cuentas por Cobrar Comerciales - Terceros | S/10,000 | |
| 121 Fact, bolet, y otros comp. por cobrar | ||
| 20 Mercaderías | S/24,000 | |
| 201 Mercaderías | ||
| 33 Inmuebles, Maquinaria y Equipo | S/10,000 | |
| 335 Muebles y enseres | ||
| 39 Depreciación y Amortización Acumulados | S/2,300 | |
| 393 Depreciación acumulada propiedad, planta y equipo | ||
| 42 Cuentas por Pagar Comerciales - Terceros | S/6,000 | |
| 421 Fact, bolet, y otros comp. | ||
| Fecha: 02/08/2023 |
El Libro de Inventario y Balances
El libro de inventario, con su balance, es un componente vital en la integración contable. Si es una empresa que recién comienza, tendrá la fecha de dicho comienzo. El inventario, como su nombre lo indica, solo utiliza cuentas de balance o inventario, registrando la cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable.
Base Legal
Según la BASE LEGAL: Art. 13, inciso 3, numeral 3.1, este libro debe contener, al cierre de cada ejercicio gravable como mínimo la información indicada en los numerales 3.3 y 3.4 del presente artículo, según corresponda. Ello sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo correspondiente.
El Libro Mayor y la Mayorización
Las anotaciones en el Diario se irán trasladando al Mayor. Este proceso se conoce como la mayorización inicial. Aquí cada cuenta recibe su movimiento específico en su propio rayado. Estos asientos balanceados son a la vez pasados al libro mayor donde los saldos deudores de las cuentas deberán igualar al total de los saldos acreedores.
Tipos de Mayorización
- Mayorización de asientos simples: Los asientos simples están compuestos por una cuenta deudora y una acreedora.
- Mayorización de Asientos Mixtos: La mayorización de estas cuentas se refiere al registro de dos o más cuentas deudoras y una cuenta acreedora o viceversa.
El Balance de Comprobación
Se llama balance de comprobación o balance de sumas o saldos al estado en el cual se consignan todas las cuentas que fueron registradas o abiertas en el libro mayor con sus respectivos importes, tanto en el debe como el haber. Se dice de comprobación cuando la suma total de los débitos es igual a la suma total de los créditos, en forma vertical. El balance de comprobación viene a ser un conjunto de cuentas cuyos nombres aparecen en el mayor a una fecha determinada y donde los importes registrados en el debe y en el haber deben ser iguales. Según lo expresado, nos indica que el balance de comprobación representa las Sumas del debe y del haber del diario, los cuales tienen que ser equivalentes a las sumas del debe y del haber del libro mayor; es decir, mediante el balance de comprobación se comprueba o se verifica si los importes de ambos libros coinciden correctamente. La práctica usual es hacer un balance de comprobación cada año, sin embargo, se puede reducir el periodo a un mes, un trimestre o un semestre según la característica económica y financiera de la empresa.
Las Cuentas Contables y sus Saldos
El saldo es la diferencia entre el debe y el haber de los importes de una cuenta. Cuando las sumas del debe son mayores que las del haber, se dice que el saldo es deudor; si las sumas del haber son mayores que las sumas del debe, se dice que el saldo es acreedor.
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Cuenta Saldada vs. Cuenta Cerrada
Es importante especificar que no es lo mismo decir que una cuenta está saldada que una cuenta cerrada. Una cuenta saldada presenta un saldo igual a cero pero continúa abierta, es decir, que es posible seguir anotando nuevas partidas. Para cerrar una cuenta es importante tomar como referencia la mayorización de los asientos de regularización y cierre del libro diario, así de esta forma las cuentas quedarán cerradas en ambos lados, ya sea los importes del debe y del del haber.
La Hoja de Trabajo
Es un documento indispensable aunque no obligatorio, que se utiliza en contabilidad para la información financiera. Se confecciona en base a los saldos consignados en el balance de comprobación correspondiente, con el fin de ejecutar los ajustes, las reclasificaciones y demás operaciones necesarias, y finalmente preparar el balance general, el estado de resultado y otros estados financieros requeridos al final de un periodo. En la columna de pasivos se consideran que los saldos de las cuentas desde la 40 hasta la 59 tienen saldo acreedor. Una vez transferidos los saldos de las cuentas ya mencionadas, se suman en forma vertical ambas columnas (pérdidas y ganancias) y el resultado representa una utilidad o a una pérdida.
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