Los papeles de trabajo son un elemento fundamental en la práctica fiscal tanto para los contribuyentes como para los auditores. Se definen como documentos internos que contienen cálculos detallados, conciliaciones de cuentas, estados financieros y otra información relevante que respalda las cifras reportadas en las declaraciones fiscales. Estos documentos son esenciales para garantizar la transparencia y la veracidad de la información presentada ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Marco Legal
De acuerdo con la Segunda Sala de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, en la tesis y jurisprudencia 2a./J.101/2000, los papeles de trabajo son documentos elaborados por los auditores durante la práctica de una visita domiciliaria. El artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) establece que los particulares tienen la obligación de exhibirlos como parte de su contabilidad. También señala que los papeles de trabajo forman parte integral de la contabilidad, y por ende, deben conservarse durante los plazos indicados en el artículo 30 del mismo código.
Objetivos de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo cumplen varios objetivos clave en el proceso de auditoría:
- Registrar de manera ordenada, sistemática y detallada los procedimientos y actividades realizados por el auditor.
- Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.
- Proporcionar la base para la rendición de informes.
- Facilitar la planeación, ejecución, supervisión y revisión del trabajo de auditoría.
- Minimizar esfuerzos en auditorías posteriores.
- Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditoría y de que el trabajo se efectuó de conformidad con las Normas de Auditoría aplicables.
Características de los papeles de trabajo
Para que los papeles de trabajo sean efectivos, deben cumplir con las siguientes características:
- Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa deberá relacionarse con los papeles de trabajo mediante índices cruzados.
- Contener índices, marcas y referencias adecuados, y todas las cédulas y resúmenes que sean necesarios.
- Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado.
- Ser supervisados e incluir constancia de ello.
- Ser completos y exactos, con el fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo realizado y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditoría.
- Redactarse con concisión, pero con tanta precisión y claridad que no requieran explicaciones adicionales.
- Ser pertinentes, por lo cual sólo deberán contener la información necesaria para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría.
Principios Fundamentales
Los principios fundamentales que rigen los papeles de trabajo son:
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- Suficiencia.
- Competencia.
- Importancia.
- Pertinencia.
Confidencialidad
La confidencialidad está ligada al cuidado y diligencia profesional con que deberán proceder los auditores. Por contener información confidencial, el uso y consulta de los papeles de trabajo estarán vedados por el secreto profesional a personas ajenas a los auditores, salvo requerimiento o mandato de autoridad competente.
Clasificación de los papeles de trabajo
Con base en su utilización y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo permanente o expediente continuo de auditoría y papeles de trabajo actuales. Cada legajo incluirá un índice para facilitar la localización de las cédulas y demás papeles de trabajo.
Archivo Permanente
El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se concentran los documentos relativos a los antecedentes, constitución, organización, operación, normatividad jurídica y contable e información financiera y programático-presupuestal de las dependencias, actas y documentos de entrega recepción de los organismos descentralizados entidades del Gobierno del Estado de Guerrero y sus municipios. Esta información, debidamente actualizada, servirá como instrumento de referencia y consulta en varias auditorías. El archivo permanente se actualizará con la información que se obtenga al ejecutar una auditoría o al dar seguimiento a las recomendaciones correspondientes.
Cédulas Analíticas
Además de contener la desagregación o análisis de un saldo, concepto, cifra, operación o movimiento del área por revisar, en las cédulas analíticas se detalla la información obtenida, las pruebas realizadas y los resultados obtenidos. Es conveniente que la información recabada se agrupe o clasifique de tal forma que permita detectar fácilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y que a ella se agreguen los comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida interpretación. Las pruebas que deben consignarse en las cédulas analíticas se refieren a las investigaciones necesarias para cumplir los objetivos establecidos en los programas de trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cédula sumaria. En dichas cédulas se incluye, además, el análisis de cifras específicas o la verificación de algún cálculo, que son útiles para reforzar el resultado de las pruebas.
Cédulas Subanalíticas
Por medio de las cédulas subanalíticas se desagregan o analizan con detalle los datos contenidos en una cédula analítica.
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Estructura de una cédula de trabajo
El cuerpo de la cédula es la parte donde se asienta la información obtenida por el auditor y los resultados de la revisión. La fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cédula es un elemento crucial.
Índices en los papeles de trabajo
Los índices son claves convencionales de tipo alfabético, numérico o alfabético-numérico, que permiten clasificar y ordenar los papeles de trabajo de manera lógica y directa para facilitar su identificación, localización y consulta.
Categorización de los papeles de trabajo
Se pueden categorizar por su uso y por su contenido. Los papeles de trabajo suelen ser de mayor uso para la realización de auditorias y son generados para cumplir con las circunstancias y las necesidades del auditor. Por tal existen varios tipos de papeles de trabajo y no suelen tener un formato estandarizado.
Por Uso
Por uso se hace referencia a aquellos que contienen información útil para la empresa, en más de un ejercicio (año). Se suelen dividir en archivo permanente y archivo de auditoría. Algunos ejemplos de documentos que se integran en esta categoría son; el acta constitutiva, contratos mayores a un año o de tiempo indefinidos, catálogo de cuentas, planeación por ejercicio, programa de trabajo por ejercicio, etc.
Por Contenido
Mientras que los papeles por contenido se clasificarán de acuerdo a la fase de la auditoría, partiendo de la planificación o ejecución del trabajo. Estos documentos se deben realizar por un periodo definido, comúnmente por ejercicio. Cómo se ha indicado no existe como tal una estandarización de los papeles de trabajo. Pero existen procedimientos y datos más o menos generales, por lo cual se pueden considerar los siguientes tipos de papeles por contenido:
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- Hoja de Trabajo: En el se muestra la relación de cuentas contables con saldos y movimiento.
- Cédulas Sumarias: Es el formato integrado de varias cuentas contables o rubro Específico.
- Cédulas Subsumarias o de detalle: Es el formato integrado de una cuenta contable específica.
- Cédulas Analíticas: Es el formato de análisis detallado del saldo de una cuenta.
- Cédulas de Ajustes y Reclasificaciones: Formato en que se muestran los movimientos contables necesarios para una correcta presentación de las Cifras en los estados financieros.
- Estados financieros: Muestran el ejercicio económico de un año de la empresa, y en este caso se estandarizan según NIF.
Los papeles de trabajo se generan a partir del registro contable, por tal para que puedas generar papeles de trabajo de forma sencilla el registro contable que realices debe ser ordenado y simple. Además de contar con reportes que faciliten la integración de la información, por lo que contar con un sistema de registro contable es indispensable.