La apostilla es un instrumento fundamental para dotar de validez legal a documentos públicos que serán utilizados en el extranjero. Es físicamente un instrumento que se adhiere al documento en cuestión, al que le da total legalidad y validez en cualquier país signatario de la Convención Internacional de la Haya del 5 de octubre de 1961. No habiendo otra forma de garantizar su legalidad en esta comunidad de países.
Casos en que debe realizarse la Apostilla
Nuestra documentación oficial debe ser apostillada cuando vaya a ser validada por autoridades en el extranjero. México es parte de la Convención Internacional de la Haya desde el 17 de enero de 1994, según lo publicado en el Diario Oficial de la Federación (DOF). El apostilla que México expida tendrá validez solo en el extranjero y únicamente en los países signatarios de la Convención Internacional de la Haya del 5 de octubre de 1961.
Fundamento Jurídico y Recaudación de Derechos
En México, la recaudación de los cobros por apostilla se rige por la legislación aplicable a nivel federal o estatal, dependiendo de la autoridad que emitió el documento original.
A nivel estatal, por ejemplo, en Baja California Sur, la recaudación de derechos está establecida en el Artículo 16 fracción I, de la Ley de Derechos y Productos del Estado de Baja California Sur. El fundamento jurídico y reglamentario que rige este procedimiento incluye el Artículo 21 fracción XII, de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Baja California Sur, el Reglamento Interior de la Secretaría General de Gobierno, y los Lineamientos Generales del Procedimiento de Legalización de Firmas y Apostilla de Documentos, publicado en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado número 64 de fecha 20 de diciembre de 2013.
También se aplican los Artículos 1,2 inciso b), fracciones II, III,IV,XXV, 9 fracciones XXII Y XXVI, 10 fracción I, Artículo 13 y 14 de la normativa correspondiente. Los criterios a los que debe sujetarse la dependencia para la resolución son los Lineamientos Generales del Procedimiento de Legalización de Firmas y Apostilla de Documentos, publicado en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado, número 64 de fecha 20 de diciembre de 2013, y la Convención Internacional de la Haya del 5 de octubre de 1961.
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Documentos Sujetos a Apostilla y Requisitos Previos
Los documentos dispuestos a ser apostillados deberán ser expedidos por autoridades Estatales, Municipales, Notario público o cualquier otra autoridad que tenga encomendada la fe pública dentro de la competencia de nuestra entidad federativa. Para los documentos expedidos por algunas instancias gubernamentales, previo a su apostillado se requiere una certificación que emitirá la máxima autoridad de dicha institución. Como es el caso de la Secretaría de Educación Pública (SEP), el H. Tribunal Superior de Justicia y la Secretaría de Salud del Estado de BCS; entre otros.
Procedimiento General de Solicitud
Para el trámite de apostilla, se suelen requerir varios documentos. Es necesario presentar el documento para entrega al Sujeto Obligado y otro para cotejo del (de la) servidor(a) público(a). En el caso de medios alternativos, se solicita un escrito libre que debe contener la siguiente información:
Cantidad y descripción de los documentos que se envían.
Tipo de trámite que se desea realizar.
Nombre de la persona que requiere el trámite y de la persona que envía los documentos.
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Indicación del país donde serán utilizados los documentos.
Confirmación de que se envía el comprobante de pago de derechos en original.
Mención de que se envía guía prepagada con servicio de recolección, así como el nombre del servicio de mensajería o paquetería que realiza la entrega de la documentación.
Hugo Manuel Trasviña Montaño es el Coordinador de Certificaciones y Anuencias en Calle Antonio Navarro sin número esquina con Melitón Albañez. Col. Los Olivos C.P. 23040 La Paz, B.C.S. México, y funge como punto de contacto para estos trámites en Baja California Sur.
Procedimiento de Apostilla en Línea para Constancias de Antecedentes Penales Federales
Existe un medio de presentación específico para el trámite de apostilla de las constancias de antecedentes penales federales expedidas por la Secretaría de Seguridad y Protección Ciudadana. Este proceso no es documental en su inicio y sigue los siguientes pasos:
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Ingresar el número de folio de la constancia de antecedentes penales federales emitida por la Secretaría de Seguridad y Protección Ciudadana (sin que exceda de tres días naturales de emisión).
Ingresar el CURP del titular de la constancia de antecedentes penales federales.
Verificar los datos del solicitante.
Seleccionar el país de destino, el cual debe ser parte de la Convención por la que se Suprime el Requisito de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros (Convención de la Haya).
Colocar un correo electrónico y verificarlo para recibir notificaciones.
Verificar el concepto de pago de apostilla y generar la línea de captura.
Realizar el pago de la línea de captura en ventanilla bancaria o banca en línea (el pago se acreditará en un periodo máximo de 72 horas posteriores al depósito).
En este proceso en línea, la Secretaría de Seguridad y Protección Ciudadana es la entidad que gestiona la generación de la línea de captura para el pago. La recaudación física del monto se realiza a través de las ventanillas bancarias o plataformas de banca en línea, siendo las instituciones bancarias intermediarias en este proceso, y el beneficiario final de los fondos es la autoridad federal que emite la apostilla.