En el entorno fiscal mexicano, el cumplimiento de las normativas del SAT es esencial para evitar sanciones, deducir impuestos correctamente y mantener relaciones sanas con los clientes.
Entendiendo el Complemento de Pago (REP)
El complemento de pago es un tipo de CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) que se utiliza cuando un cliente paga una factura en fecha distinta a la de su emisión. Es importante recordar que emitirlo antes de recibir el pago no es la práctica correcta.
Escenarios de Aplicación del Complemento de Pago
El Complemento de Pago (REP) es fundamental en diversas situaciones para reflejar correctamente los movimientos financieros. A continuación, presentamos algunos casos:
- Caso 1: Una pyme emite una factura por $20,000. Su cliente paga en dos partes ($10,000 cada mes).
- Caso 2: Una empresa de consultoría recibe un depósito 15 días después de emitir su factura.
Surgen preguntas comunes sobre su uso, como: ¿Puedo emitir un complemento por varios pagos? Y es importante aclarar: ¿El complemento genera ingresos adicionales? No.
Creación y Gestión del Complemento de Pago en CONTPAQi
Para aquellos que se preguntan cómo crear un complemento de pago (REP), en las siguientes ligas tanto de CONTPAQi como del SAT se indica en lo que consiste el complemento de pagos y cada uno de los campos y la forma de crear un documento con complemento de pago (REP).
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Proceso de Aplicación de Pago
Al procesar un pago en el sistema, aparecerá una venta para confirmar: "¿Esta seguro de aplicar la factura como pagada? El saldo quedará en [$0.0] y no se mostrará en los documentos relacionados al crear el pago." Esta confirmación es crucial para el correcto registro contable y fiscal.
Gestión de CFDI Relacionados
El apartado de "CFDI Relacionados" solo es para indicar al SAT el motivo de "Sustitución de los CFDI previos". Esto es cuando se canceló un REP (Comprobante de Tipo Pago) por alguna razón y se debe notificar al SAT en el nuevo REP (Comprobante de Tipo Pago) el UUID cancelado.
Actualizaciones del Sistema y Listado de Facturas
A partir del 10 de abril se agregó el poder crear CFDI con la versión 4.0, por lo que el listado de documentos por default está el filtro para documentos 3.3. Para poder ver sus documentos CFDI 4.0, en el listado de facturas en la parte inferior central deberá cambiar en el apartado de: "Comprobante Versión:” por el valor de: "Factura 4.0". Si se le muestra que el listado no aparece completo, se realizó una modificación en el listado de facturas, por lo que para poder visualizar los documentos generados en meses anteriores, es necesario seleccionar el mes y año a mostrar en el listado desde el filtro que se muestra en la parte inferior de la página, donde podrá seleccionar además, la versión del CFDI (3.3 o 3.2).
Adicionalmente, se incluye un filtro adicional en la barra desplegable del lado derecho de la página, donde podrá filtrar por periodos de hasta 6 meses, seleccionando el mes y año inicial y final. En cuanto a la numeración de folios, no indicar folio final y actual fue una modificación en la última versión; si verifica en el listado aparece un símbolo de infinito, esto significa que tiene un número final muy grande y no es necesario que esté generando folios frecuentemente.
Consideraciones Importantes y Solución de Errores Comunes
Al trabajar con facturas electrónicas y complementos de pago, es frecuente encontrar situaciones que requieren atención específica o la resolución de errores.
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Errores de Validación Comunes
A continuación, se presenta una tabla con errores de validación frecuentes en la emisión de CFDIs y sus posibles causas:
| Error | Descripción | Posible Causa / Solución |
|---|---|---|
| EL COMPROBANTE NO ES DE TIPO PAGO | Mensaje recibido al intentar aplicar un CFDI que no corresponde a un tipo pago. | Verificar el tipo de comprobante. |
| ERROR CFDI40145 / CFDI40139 | El campo Nombre del receptor o emisor no coincide con el RFC. | Validar que el nombre pertenezca al RFC registrado. |
| CFDI33141 | La clave del campo UsoCFDI no corresponde con el tipo de persona (física o moral). | Ajustar la clave UsoCFDI según el tipo de persona. |
| CFDI33167 | Error al crear una factura, cuando se captura un valor de tasa o cuota con menos de 6 decimales. | Validar que la tasa de impuesto o impuestos tenga el formato a 6 decimales que pide el SAT. Ejemplo: 10% = 0.100000, 16% = 0.160000. |
| Archivo XML no bien formado | El archivo xml que representa el documento digital no está bien formado. | Revisar la estructura y contenido del archivo XML. |
Consideraciones Fiscales y de Captura
- No usar la combinación XAXX010101000 / XEXX010101000 y PUBLICO EN GENERAL porque esto hará que las validaciones la tomen como una factura global (es por esto que no les permite timbrar con ese nombre). Para una factura normal, cualquier otra forma en que se escriba Publico en General lo tomará como válido y permitirá timbrar el documento.
- Puede capturarse el Importe Base al cual se le adicione la tasa de IVA, o bien, capturar el Importe con el IVA incluido si en la redefinición de la empresa se tiene marcada la opción “Capturar Precios con I.V.A. No es posible utilizar otras tasas de IVA, ni otros impuestos como IEPS, tampoco partidas No Objeto de Impuesto.
- Si requiere el detalle del producto, se sugiere agregarlo desde el comentario. Este está disponible en un icono amarillo en forma de caja, a la derecha de cada partida.
Cancelación de Documentos Electrónicos
Es importante saber que no es posible recuperar o descancelar un documento electrónico, ya que cuando se cancela por medio de la aplicación CFDI en línea, se cancela directamente en el SAT y actualmente no existe por parte de la autoridad (SAT) un proceso para cambiar el estado de cancelado a vigente a un documento electrónico. Deberá crear un nuevo documento para sustituir el que se canceló por error.
El mensaje "ERROR EL FOLIO NO EXISTE AL CANCELAR LA FACTURA" se muestra al cancelar la factura debido a que el documento electrónico aún no se encuentra registrada en los controles de la página del SAT y mientras no esté registrada no se puede cancelar la factura. Cuando se cancela la factura por medio de la aplicación, se cancela directamente en el portal del SAT. El motivo por la cual no está registrada aún, es porque el servidor del SAT está saturado y no ha procesado de forma adecuada todas las facturas que enviamos todos los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC). Lo normal es que en un promedio de 2 horas el SAT reciba y publique las facturas, pero en ocasiones cuando hay saturación ese tiempo para la recepción y publicación de las facturas tarda de 24 a 72 horas. Le recomendamos lo intente más tarde.
Configuración y Acceso al Sistema CONTPAQi
Para asegurar el correcto funcionamiento y acceso a la plataforma de CONTPAQi para la emisión de sus recibos de pago y facturas electrónicas, considere los siguientes puntos:
Manejo de Certificados de Sello Digital (CSD)
Para cargar los Certificados de Sello Digitales (CSD) debe ingresar a la opción que dice "Instalar Certificados" que se encuentra en el menú de su lado izquierdo. Una vez ingresando le solicitará que ingresemos el certificado (archivo con extensión CER), después hay que ingresar archivo clave privada (archivo con extensión KEY) finalmente pedirá la contraseña de la clave privada (la contraseña que se le definió a sus certificados). Una vez agregado estos datos, se debe presionar el botón "Subir" que se encuentra al final de la página para que se cargue su Certificado de Sello.
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Si no ha podido recuperar la sesión desde nuestros servidores, por favor inicie sesión de nuevo, sucede cada minuto. El problema reportado se debe a que un componente de la página no puede recuperar la sesión activa desde nuestros servidores, para solucionarlo por favor utilice un navegador de internet como Chrome o Firefox y actualícelos a la última versión, aplique las actualizaciones de Windows y en su antivirus agregue la dirección CFDI.COM.MX como sitio seguro. Una alternativa para ingresar a la aplicación, es por medio de sus archivos correspondientes a su Certificado de CSD o de Firma Electrónica Avanzada (FIEL).
Recuperación de Contraseña y Acceso
Si olvidó el usuario y contraseña, puede utilizar el proceso de recuperación de contraseña, el cual enviará a la cuenta de correo registrado en su cuenta un correo, donde aparece su nombre de usuario y una liga donde podrá cambiar la contraseña. Otra alternativa para ingresar a la aplicación, es por medio de sus archivos correspondientes a su Certificado de CSD o de Firma Electrónica Avanzada (FIEL). Si desea, puede intentar ingresar con sus archivos del Certificado de Sello Digital (CSD), una vez dentro de la aplicación en la opción de "Mi Cuenta", podrá cambiar el correo para la recuperación de contraseña por un correo de su conveniencia, posteriormente, realice el proceso de recuperación de contraseña para asignar una nueva.
Problemas con el Navegador
El error al mostrar y descargar el documento PDF de la factura se muestra debido a la versión del navegador Chrome. La cual ya no muestra este defecto, actualice su navegador a esta nueva versión. Si al firmar el manifiesto no hace nada, el problema que indica se debe al navegador de internet, para solucionarlo por favor elimine caché. En la mayoría de los navegadores esta opción aparece cuando presiona las teclas Ctrl + Shift + Supr, seleccione la opción borrar caché, espere a que el proceso termine, cierre el navegador, ábralo de nuevo e intente firmar el manifiesto.
Gestión de Clientes y Productos
Para modificar el registro de un cliente, ingrese a la opción "Listar Clientes", dé clic en el icono que parece un monito con un lápiz, aparece en la primer columna. Modifique el dato deseado y dé clic en guardar. Por el momento en la aplicación CFDI + no se pueden importar catálogos, por lo que deberá capturarlos manualmente, si usted cuenta con la versión gratuita. En caso de que sea cliente de la versión Plus, al capturar en cada CFDI los datos de su cliente, automáticamente se guardarán en el catálogo y estarán disponibles para su uso posterior.
Información de Licenciamiento
La notificación "SU SERVICIO CFDI EN LÍNEA+ ESTÁ PRÓXIMO A CADUCAR" comienza a aparecer 15 días antes de que caduque su licencia Plus, ya sea anual o demo por 30 días. Al terminarse los días contratados, continuará teniendo acceso a la aplicación, sin embargo, las características de la Licencia Plus serán deshabilitadas. Es importante saber que la funcionalidad crear sucursales, solo está disponible para la Licencia Plus; si su licencia es gratuita, esta opción no aparecerá.
Eliminación de Cuenta
Para darse de baja de la cuenta del servicio gratuito de emisión y timbrado de CONTPAQi, se debe ingresar a la opción "Mi Cuenta", ahí se encuentra un apartado que dice "Eliminación de la Cuenta". Debe ingresar sus archivos CER y KEY de la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) y su contraseña correspondiente. Y presionar el botón "Eliminar Cuenta".