La facturación y el crecimiento son metas claras para cualquier organización. Sin embargo, la estabilidad real y la expansión sostenible dependen de cómo se administran los recursos financieros de una empresa. Estos recursos no son solo el dinero disponible. Una mala gestión puede generar tensiones de liquidez, incluso en negocios que parecen rentables. Por eso es clave entender de dónde vienen estos recursos, cómo se clasifican y cómo deben gestionarse de forma estratégica.
Los recursos contables hacen mención de los bienes o riquezas de la entidad. En esta sección se identificarán los conceptos contables, su función, la manera en la que deben ser clasificados para su control y su presentación en la información financiera.
¿Qué son los Recursos Financieros?
Los recursos financieros son una pieza clave para que las empresas existan y puedan funcionar. Son todos los activos que tiene una organización con un grado de liquidez. Dichos sustentos económicos integran tanto el efectivo como los activos líquidos, las cuentas por cobrar y las fuentes de financiamiento externo.
Su correcta gestión forma parte de la administración financiera, la cual busca planificar, organizar y controlar los recursos monetarios con el fin de asegurar la viabilidad y el rendimiento. La clasificación de los recursos financieros permite entender su origen, propósito y horizonte temporal.
Clasificación de los Recursos Financieros
Existen diferentes formas de clasificar los recursos financieros. Se pueden distinguir principalmente entre recursos propios y ajenos, y también por su destino.
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Por su Origen:
- Recursos propios: Provienen de los accionistas o de los resultados generados por la empresa. Incluyen capital social, utilidades retenidas y reservas.
- Recursos ajenos: Son aquellos que no pertenecen o provienen de la misma organización, sino de financiación externa. Incluyen deudas bancarias, líneas de financiamiento, créditos comerciales, arrendamientos financieros y cualquier obligación adquirida con terceros. Aquí están los recursos que puede tomar la empresa a través de negociaciones y que, por lo general, generan deudas.
Por su Destino:
- Para cubrir necesidades inmediatas: Se destinan a cubrir inventarios, nómina, servicios o pago a proveedores.
- Para sustentar inversiones estructurales: Sustentan equipamiento, infraestructura, desarrollo tecnológico o expansión geográfica.
La relación con la rentabilidad reside en el uso estratégico de los fondos. Un capital ocioso frena el crecimiento, mientras que un endeudamiento excesivo reduce márgenes.
Elementos Contables Clave: Activos, Pasivos y Capital Contable
Toda entidad económica, para realizar procesos de comercialización, transformación, servicios o alguna otra actividad, debe contar con fuentes de riqueza o inversiones, así como con el reconocimiento de las deudas contraídas de dichas actividades.
Resulta esencial para las organizaciones realizar un inventario global de los bienes, derechos y obligaciones en un momento determinado. Estos son llamados elementos del patrimonio y se agrupan de acuerdo a su clasificación y naturaleza. La representación de estos bienes debe ser cuantificada en unidades monetarias; las tres primeras clasificaciones de nivel primario son: activo, pasivo y capital.
Los principales cuentas que integran dichos recursos son los derechos o bienes que conforman los activos y las obligaciones contraídas, mismas que la entidad tendrá la obligación de liquidar en determinado momento de las actividades denominadas pasivos. Por su parte, el capital conformado por la inversión de los propietarios pretende ser resarcido por medio de dividendos o utilidades del ejercicio para generar rentabilidad.
Activos (Derechos)
El activo se constituye por bienes y derechos. Los activos son recursos que dispone una entidad económica en su proceso de operaciones. Los derechos son adquiridos cuando se contraen obligaciones, que conformarán las transacciones diarias del ente económico. También pueden corresponder a fuentes de inversión: los recursos deben tener una justificación en su representación, no pueden ser registrados sin señalar un origen de la riqueza.
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La clasificación de los activos de una empresa debe hacerse en atención al grado de disponibilidad, esto es, la conversión o transformación en efectivo.
Sus características son:
- Es un recurso controlado por la entidad.
- Está identificado en términos monetarios.
- Espera beneficios económicos futuros.
- Deriva de las actividades de la entidad.
Dado que se tiene el derecho de obtener beneficios, no puede ser controlado por otra entidad. Puede separarse para venderlo, intercambiarlo, transferirlo, licenciarlo o distribuirlo. Está cuantificado en términos monetarios.
El activo puede clasificarse a corto y largo plazo o presentarse en orden ascendente o descendente, según su disponibilidad.
Activo a Corto Plazo o Circulante
Los elementos o partidas representan efectivo y los convertibles en efectivo, en un lapso no mayor a un año. Se consideran los elementos de constante rotación. Los activos se mantienen con el propósito de negociación (venderlo) dentro de un ciclo inferior a un año.
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Las principales cuentas que lo integran son las siguientes:
- Caja: dinero en efectivo propiedad de la entidad, representado por monedas de curso legal.
- Bancos: efectivo propiedad de la entidad y depositado en instituciones del sistema financiero.
- Clientes: son los derechos exigibles derivados de las ventas de mercancía a crédito, representa la actividad principal de la entidad.
- Documentos por cobrar: derechos exigibles distintos a las ventas o servicios, únicamente a crédito por medio de letras de cambio o pagarés a favor de la entidad.
- Deudores diversos: préstamos concedidos sin garantía documental exclusivamente a crédito.
- Inventarios: total de la existencia de mercancías para venta, propiedad de la entidad.
- Papelería y útiles: pagos anticipados por materiales y útiles de oficina que serán consumidos en el periodo contable.
- Propaganda y publicidad: pagos anticipados a los medios de comunicación para informar al público sobre las mercancías o servicios que se ofrecen.
- Primas de seguros y fianzas: pagos anticipados a las compañías aseguradoras, adquiriendo derechos de asegurar los bienes.
- Rentas pagadas por anticipado: pagos anticipados de rentas.
Si se analiza la lista de las cuentas que integran el activo, resalta el hecho de que la cuenta de caja es representada antes que la cuenta banco (grado de disponibilidad): la caja está integrada por dinero en efectivo, por lo que no es necesario realizar ninguna acción en su conversión; por su parte, para que la cuenta de banco pueda disponer de los recursos a manera de efectivo, tendría que elaborar un cheque para ser cobrado en la ventanilla y, así, tener los recursos en efectivo (involucraría acciones adicionales para ser de grado inmediato).
Activo a Largo Plazo (No Circulante)
Por su naturaleza, no son recuperables durante el ciclo normal de operaciones (superiores a un año). Constituyen recursos propiedad de la entidad que son adquiridos para su uso, no para su venta. Tienen como característica principal su permanencia por varios años en la entidad; cuando se encuentran en malas condiciones pueden ser vendidos o dados de baja por obsolescencia.
La adquisición o fabricación de estos bienes tienen la finalidad de ser utilizados en los procesos de las actividades del contribuyente, no la de ser enajenados dentro del curso normal de operaciones.
Las principales cuentas que conforman esta clasificación son:
- Terrenos
- Edificios
- Mobiliario y equipo
- Equipo de cómputo
- Equipo de reparto
- Depósitos en garantía
- Inversiones permanentes
Su depreciación o pérdida de valor se encuentra establecido en la Ley del Impuesto sobre la Renta, en la sección de las Inversiones.
Otros Activos o Diferidos
Son los gastos pagados por anticipado; dan derecho a la entidad de disfrutar un servicio o beneficio equivalente al importe pagado anticipadamente. Representan erogaciones efectuadas por servicios o bienes que van a recibir para el uso exclusivo del negocio. Deberán ser capaces de generar un beneficio o evitar el desembolso en el futuro.
Al respecto de otros activos o diferidos, se deben presentar primero los gastos relativos a la etapa preoperatoria y, después, los gastos anticipados de operación.
Cuentas más comunes:
- Gastos de investigación y desarrollo
- Gastos en etapas preoperativas de organización y administración
- Gastos de instalación
- Intereses pagados por anticipado
Las erogaciones anticipadas deben ser devengadas conforme el uso de los bienes o servicios. Dicho de otro modo, los activos son derechos de la entidad que serán devengados conforme sean utilizados. En resumen, cada uno de los elementos son derecho de la entidad, el origen de los activos proviene de contraer obligaciones o aportaciones de inversión.
Pasivos (Deudas y Obligaciones)
Ahora es momento de analizar los pasivos y por qué son considerados obligaciones contraídas por la entidad económica. La inversión y los créditos otorgados a la entidad deben ser liquidados en determinado momento. Con la inversión se espera obtener beneficios futuros.
Los créditos son obligaciones que deben formar parte del proceso de operación, también se espera que generen beneficios de acuerdo con actividad preponderante de la organización. El origen de los pasivos constituye fuentes externas o internas de recursos de las que dispone la entidad; son obligaciones actuales, surgidas como consecuencia de hechos pasados. Al adquirir pasivos, estos se representarán normalmente como activos.
Ahora bien, el pasivo está constituido por deudas y obligaciones de distintas naturalezas, clasificadas por elementos o partidas homogéneas. La clasificación del pasivo de la entidad debe hacerse en atención al grado de exigibilidad.
- Grado de exigibilidad: el menor y mayor plazo que dispone la entidad para liquidar sus deudas y obligaciones.
- Mayor grado de exigibilidad: corresponde al menor plazo del que dispone la entidad para liquidar sus deudas.
- Menor grado de exigibilidad: corresponde al mayor plazo del que dispone la entidad para liquidar sus deudas.
En atención a su mayor o menor grado de exigibilidad, el pasivo de la entidad se clasifica en dos grupos:
Pasivo a Corto Plazo o Circulante
Este grupo está constituido por las deudas y obligaciones a cargo de la entidad, con un vencimiento inferior a un año o menor al de su ciclo financiero a corto plazo, por su grado de exigibilidad.
Principales cuentas de pasivo a corto plazo o circulante:
- Proveedores
- Documentos por pagar
- Acreedores diversos
- Anticipos de clientes
- Gastos pendientes de pago
- Impuestos pendientes de pago
Pasivo a Largo Plazo
Este grupo está constituido por las deudas y obligaciones a cargo de la entidad, con un vencimiento mayor a un año o mayor al de su ciclo financiero a corto plazo, por su grado de exigibilidad.
Principales cuentas de pasivo a largo plazo:
- Hipotecas por pagar o acreedores hipotecarios
Resumen de la Clasificación de Activos y Pasivos
| Tipo de Elemento Contable | Clasificación | Cuentas Comunes |
|---|---|---|
| Activo | Corto Plazo (Circulante) | Caja, Bancos, Clientes, Documentos por cobrar, Deudores diversos, Inventarios, Papelería y útiles, Propaganda y publicidad, Primas de seguros y fianzas, Rentas pagadas por anticipado. |
| Activo | Largo Plazo (No Circulante) | Terrenos, Edificios, Mobiliario y equipo, Equipo de cómputo, Equipo de reparto, Depósitos en garantía, Inversiones permanentes. |
| Activo | Otros Activos o Diferidos | Gastos de investigación y desarrollo, Gastos en etapas preoperativas de organización y administración, Gastos de instalación, Intereses pagados por anticipado. |
| Pasivo | Corto Plazo (Circulante) | Proveedores, Documentos por pagar, Acreedores diversos, Anticipos de clientes, Gastos pendientes de pago, Impuestos pendientes de pago. |
| Pasivo | Largo Plazo | Hipotecas por pagar o acreedores hipotecarios. |
Gestión Estratégica de Recursos Financieros
Una gestión sólida requiere métodos, disciplina y herramientas que brinden transparencia y control. Una mala gestión puede generar tensiones de liquidez, incluso en negocios que parecen rentables. Por ello, tener conocimiento sobre su rentabilidad y los gastos e ingresos que genera, es fundamental para saber cuál es su salud financiera y así tomar decisiones que impulsen su bienestar.
Algunas prácticas esenciales incluyen:
- Implementar presupuestos dinámicos: Permiten ajustar proyecciones según variaciones en ventas, costos o demanda.
- Monitorear el flujo de caja en tiempo real: Ofrece una visión clara de entradas y salidas.
- Optimizar el capital de trabajo: La administración de inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar influye directamente en la salud financiera.
- Analizar costos y gastos corporativos: Son importantes las métricas que identifiquen áreas de sobrecosto, ineficiencias o fuga de recursos.
- Planeación financiera: Conecta estrategias de corto, mediano y largo plazo, cada una permite anticipar escenarios, gestionar recursos y evaluar necesidades futuras.
- KPIs de Liquidez: Como el ratio de tesorería, evalúa la capacidad de pagar deudas a corto plazo.
Las herramientas digitales han transformado la forma en que las empresas administran sus recursos. Esta combinación de control, análisis y automatización fortalece decisiones estratégicas y promueve una administración eficiente de los recursos financieros.
La Importancia del Registro Contable
Las empresas deben llevar un registro de sus actividades y operaciones anuales con el fin de conocer la salud económica y financiera de su organización, así como cumplir con las obligaciones fiscales y contables. El registro contable permite a las empresas tener una imagen completa de su actividad económica y financiera a través de su contabilidad.
Esta herramienta no solo facilita conocer el nivel de éxito del producto o servicio ofrecido al mercado, sino también la potencialidad de crecimiento o la localización de brechas que afectan, de forma directa o indirecta, a su cuenta de resultados. Aquellos datos que hacen referencia a la contabilidad diaria de la compañía (nóminas, gastos de producción del bien o servicio, alquileres mobiliarios o inmobiliarios), al pago de impuestos o los balances de previsión y cierre de año, entre otros, se incluyen en estos registros contables.
Objetivos y Beneficios del Registro Contable
Llevar un adecuado control de la actividad contable de una empresa permite al equipo directivo de la misma:
- Conocer la salud económica y financiera de la compañía.
- Identificar y controlar las obligaciones fiscales y contables en las que se ha incurrido, así como garantizar el cumplimiento adecuado de cada una de ellas.
- Analizar los costes asociados a la producción o prestación del servicio objeto de su actividad.
- Tomar decisiones sobre el crecimiento y expansión de la organización; la capacidad de endeudamiento; la ampliación o disminución de la plantilla; así como la continuidad o el cierre de las diferentes líneas de producto o servicio según su rendimiento.
- Mantener su información económica y contable al día ante auditorías financieras, internas o externas.
Los Asientos Contables
Los asientos contables son el reflejo de cada una de las operaciones económicas que se realizan por la empresa. El conjunto de los asientos contables de un determinado periodo conforma las cuentas anuales de la compañía. La información que se recoge en estos asientos contables abarca desde las nóminas abonadas hasta los gastos asociados a la producción o la prestación de un determinado servicio, pasando por el pago de impuestos o amortizaciones de activos y pasivos, entre otros. En definitiva, cualquier acción que tenga un impacto en la contabilidad de la empresa debe encontrarse perfectamente recogida a través de estos asientos contables de los registros de la empresa.
El tipo de asiento dependerá de la operación con la que se corresponda, aunque es posible clasificarlos en cinco grandes tipologías:
- Operativos: Relacionados con la actividad diaria de la compañía, recogen de forma ordenada y cronológica todas las operaciones realizadas durante ese ejercicio.
- De apertura: Aquellos con los que las compañías abren las cuentas de un ejercicio.
- De cierre: Aquellos con los que las organizaciones cierran las cuentas de un ejercicio.
- De ajuste: Correcciones de los balances al finalizar el ejercicio para garantizar que los registros contables recogen correctamente todas las actividades económicas realizadas, en ese tiempo, por la empresa.
- De regularización: Una tipología vinculada a las cuentas de resultados de la compañía, ya que muestra el resultado final de los ingresos y gastos de la misma durante un ejercicio concreto.
Los asientos contables deben regirse por los principios de exactitud y exhaustividad. Cuanto más detallados y mayor información proporcionen de la actividad sujeta a control, mejor información ofrecerán al libro de contabilidad del que formen parte. Por ello, es necesario que estén dotados de una serie de datos básicos como son la fecha y descripción de la operación o hecho.
Registros Contables Obligatorios
Los registros contables obligatorios vienen regulados en el Código de Comercio (C.Com). En concreto, en su artículo 25.1 establece que “todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario”.
Por consiguiente, de la propia normativa se desprende que existen dos libros contables que le son exigibles a todas las empresas:
- El libro diario: en el que se “registrarán día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa” (art. 28.2 C.Com).
- El libro de inventarios y cuentas anuales: que “se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales” (art. 28.1 C.Com).
Tal y como exige el Código de Comercio, un registro contable adecuado es aquel que refleje de forma fiel el conjunto de actividades desarrolladas por la empresa, de manera cronológica y ordenada. Además, la misma normativa exige que los libros contables, así como la documentación asociada a ellos (facturas, justificantes, etc.), se guarden durante seis años a contar desde el último asiento contable registrado en los mismos.
El Profesional Especializado en Administración Financiera
Administrar los recursos financieros de una empresa implica un gran esfuerzo, sobre todo en tiempos de crisis, no obstante, hacerlo adecuadamente puede tener un impacto positivo en el funcionamiento y crecimiento de la empresa. Ahora que hay mayores oportunidades de crecimiento internacional, es importante contar con personal especializado en la administración de los recursos financieros de una empresa.
Las habilidades para la correcta administración de recursos financieros se adquieren a través de un plan de estudios integral. Para ser un excelente profesional en la administración financiera, debe cursar un plan de estudios que incluya el análisis de las Normas de Información Financiera (NIF), las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y las Normas de Auditoría. Todas ellas en su versión actualizada.
Es triste saber que en muchas casas de estudios todavía se enseñan las bases financieras a partir de esquemas obsoletos, como son los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (ya abrogados). Estudiar las disposiciones normativas señaladas en el párrafo anterior motivan a que el estudiante desarrolle su capacidad de razonar y de formular propuestas financieras. Esto contribuye a que el estudiante construya su criterio profesional y no limitarse a seguir instrucciones basadas en un libro creado en una época distinta a la nuestra.
La actualización es una constante en la vida del profesional que administra los recursos financieros de una empresa. Por ello, desde la universidad, el estudiante debe acostumbrarse a basar sus decisiones en disposiciones normativas actualizadas. También debe formular sus análisis y recomendaciones con la terminología adecuada y actual.
Si usted conoce sobre estas materias, podrá apoyar a su empresa a que corra menos riesgos de perder recursos por incumplir con disposiciones de carácter legal. La tecnología jamás sustituirá la pericia del profesional. Pero el estudiante que desee ser un experto en la administración financiera debe saber utilizar las plataformas tecnológicas que faciliten la obtención y el procesamiento de datos. Estas herramientas pueden incluir hojas de cálculo, sistemas de gestión de inventarios y de caja.