En el ámbito contable, el concepto de saldo es fundamental para conocer el estado de una cuenta. Para comprender los saldos negativos, primero debemos definir los tipos de saldos básicos:
- Saldo deudor: Si la suma del Debe es mayor que la del Haber, se dice que la cuenta tiene saldo deudor.
- Saldo acreedor: Si la suma del Haber es mayor que la del Debe, se dice que la cuenta tiene saldo acreedor.
- Saldo Cero: Si la suma del Debe es igual a la suma del Haber, se dice que la cuenta está saldada, cerrada o que su saldo es cero.
Para cerrar o saldar una cuenta en contabilidad, habrá que igualar la cuantía total anotada en el Debe y el Haber. Hay que tener presente que si bien a nivel informático los saldos acreedores generan importes negativos, en economía no existe una deuda negativa, por lo que la anotación a realizar en el mayor de la cuenta se realizará en números absolutos.
Análisis de los saldos negativos en cuentas de activo
La cuenta del Banco (572) es una cuenta de activo y, por lo tanto, debe tener saldo positivo, ya que representa los bienes y derechos de una empresa. Sin embargo, en ocasiones nos encontramos con situaciones donde el banco tiene saldo negativo y la empresa está en números rojos. Esto ocurre cuando se realizan pagos por banco sin tener saldo suficiente; nuestra entidad financiera ha hecho este “favor” pagando ella lo que faltaba, a cambio de una comisión y el pago más alto de intereses.
El tratamiento contable del descubierto no es más que admitirlo durante el año como un saldo acreedor sin más y regularizarlo al final del ejercicio como un préstamo. Es posible que, por desconocimiento, en lugar de utilizar la cuenta (5201) para reflejar los movimientos de una póliza de crédito, se esté utilizando la (572). No debemos confundir una cuenta corriente con una cuenta de crédito.
Clasificación de los descubiertos bancarios
De acuerdo con el Plan General Contable (PGC), los descubiertos bancarios deben figurar en el pasivo corriente del balance:
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| Situación | Tratamiento contable |
|---|---|
| Saldo positivo (activo) | Cuenta 572 (Bancos e instituciones de crédito) |
| Saldo negativo (descubierto) | Pasivo corriente (Deudas a corto plazo) |
El saldo negativo en la cuenta de caja
El saldo negativo de la cuenta de caja es uno de los dolores de cabeza con los que antes se encuentra un contable. Cuando estudiamos contabilidad nos parece que la cuenta de caja es la más sencilla de llevar, pero en la práctica pueden surgir problemas:
- Desfase temporal: Es posible que el “descuadre” sea solo temporal. Vamos a suponer que hemos hecho un pago a un proveedor por caja antes de anotar un ingreso en la misma y momentáneamente se quedó negativa.
- Errores contables: En otras ocasiones el error no es más que hemos anotado la cuenta de caja en lugar de la de banco.
- Pagos por los socios: Comprobar si el saldo negativo de caja es por pagos realizados por los propios socios. En estos casos la solución contable puede ser fácil pues deberíamos hacer uso de la cuenta (551) Cuenta con socios y administradores.
- Ocultación de ingresos: Si el saldo acreedor de caja lleva más tiempo, puede venir de asientos de pagos que hemos hecho por caja sin tener dinero en ella. En este momento Hacienda piensa que si realmente hemos pagado a un proveedor es porque tenemos dinero para hacerlo y si en la caja no había, es porque está oculto.
Regularización y buenas prácticas
Para evitar problemas, no debemos limitarnos a comprobar el saldo de la caja al cierre del ejercicio, sino llevar un control periódico del mismo. Si la empresa no devuelve de forma rápida los pagos realizados por socios, se debería reflejar como un préstamo y atender a las operaciones vinculadas. Asimismo, en cuanto a la introducción de apuntes, no es posible introducir asientos con signo negativo; lo correcto es meter los importes en la columna contraria en positivo para mantener el equilibrio del Debe y el Haber.
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