Los sistemas contables son una forma ideal de generar una estructura organizacional financiera en las empresas para conseguir estabilidad económica. Este concepto tiene su origen en la antigüedad, cuando comerciantes y banqueros necesitaban llevar registro de sus transacciones y evaluar la situación financiera de sus negocios. La revolución de la información contable comenzó con la invención de las máquinas sumadoras y continuó con el desarrollo de la tecnología de la información, lo que ha dado lugar al software contemporáneo que conocemos. Su diseño y aplicación permite llevar a cabo tareas como la documentación de transacciones; la elaboración de informes contables y financieros; y la gestión de cuentas y facturas. La finalidad primordial de los sistemas contables es ofrecer una imagen clara y precisa de la situación financiera de un negocio.
La definición de sistemas contables engloba tanto el proceso como las plataformas que facilitan la administración de ingresos, gastos y activos. La función de un sistema contable consiste en transformar los registros diarios en información útil para la gestión empresarial. Los sistemas contables se entienden como un determinado complejo para recoger, registrar y generalizar la información, expresada en dinero, sobre el movimiento de las finanzas, el estado de la propiedad, el pasivo de una determinada organización. El primer sistema de contabilidad apareció en Sudamérica en el primer milenio de la nueva era. Los incas (que habitaban los territorios de países como Bolivia y Perú en la actualidad) lo basaron en la bipa (un tipo de escritura nudosa), que combinaba las ventajas de los sistemas binario y decimal. En el siglo XVIII se formularon las reglas del débito y del crédito (reglas de Barrem).
La Esencia del Método Contable
¿Qué es el método contable? Cada empresa gestiona su contabilidad en función de la normativa general, pero también existe un cierto margen de libertad en el que puede moverse. Este concepto es uno de los elementos incluidos en los cursos habituales de contabilidad de costes y en la formación financiera y de sociedades. Dentro del margen de maniobra existente en la aplicación legal, las empresas pueden establecer sus propios criterios. Este método es independiente de la información económico-financiera generada. No está supeditado a las circunstancias, sino que responde a un criterio general definido y aceptado en su momento. Elegir el método contable nunca resulta baladí.
Tipos de Sistemas Contables por Enfoque Funcional
En la actualidad existen dos metodologías contables principales, por las que se decantan mayoritariamente unas y otras entidades. Ambas incluyen algunos criterios específicos que asimismo pueden variar. Aquí, nos centramos en los sistemas de partida simple y partida doble, fundamentales para el registro de transacciones.
| Característica | Sistema de Partida Simple | Sistema de Partida Doble |
|---|---|---|
| Definición | Anotar solo una vez las entradas y salidas monetarias. | Cada operación contable se registra por duplicado (una vez en el haber y otra en el debe). |
| Registro de Transacciones | Una sola partida hecha para cada transacción, muy similar a un registro de cheque. Las transacciones se registran solo una vez, generalmente en un libro de caja o un libro diario. | Cada transacción financiera afecta al menos a dos cuentas o elementos del balance. Por cada transacción que salga, debe hacer una transacción correspondiente que entre (débito/crédito). |
| Información que Provee | Principalmente libro de caja. Sin embargo, no rastrea cuentas como inventario, cuentas por pagar/por cobrar ni genera un balance general o estado de resultados. | Brinda la contabilidad más detallada de transacciones comerciales. Proporciona una comprobación cruzada y garantiza que se minimicen los errores. |
| Ventajas/Características | Es un método más sencillo y evidente. | Es el método de contabilidad financiera más utilizado. |
| Uso Común | Es un sistema habitual en las pymes, los autónomos y los particulares, así como para la mayoría de los negocios de granjas. | Las grandes organizaciones suelen utilizar este método contable. |
Metodologías Contables según el Criterio de Reconocimiento
Las empresas también eligen un criterio para reconocer los ingresos y gastos, lo que da lugar a dos metodologías principales:
Lea también: ¿Qué es la Auditoría de Sistemas?
Contabilidad de Caja (Método de Efectivo)
Este es un método más sencillo y evidente. La información de los ingresos y gastos se concreta de manera continua y temporal. Es decir, se anotan cuando se pagan las salidas de efectivo o se reciben sus entradas. Piensa en este ejemplo: acabas de firmar un contrato para llevar a cabo un proyecto importante. Como consecuencia de ello, tienes que comprar materiales o contratar servicios externos. Según este método, hasta que no cobres físicamente el pedido ni pagues esas adquisiciones, nada constará en la contabilidad sobre esa contratación. Es un sistema habitual en las pymes, los autónomos y los particulares. La mayoría de los agricultores usan una contabilidad basada en efectivo para informar ingresos (ganancias) y gastos (costos) cuando se intercambia efectivo. El método de contabilidad de efectivo es aceptable para informar los ingresos en una granja sujeta a impuestos.
Contabilidad de Devengo (Método del Ejercicio)
Esta es la otra alternativa habitual. En esta ocasión, el criterio para informar de los gastos y los ingresos no son las entradas y las salidas de efectivo. Dicho de modo sencillo: se consignan los hechos contables cuando se producen, no cuando se pagan. En el ejemplo anterior, el contrato conseguido quedaría consignado como un derecho de cobro. Así, dado que los ingresos y los gastos procedentes de un mismo hecho se contabilizan a la vez, la imagen proyectada es más precisa. Por ello, las grandes organizaciones suelen utilizar este método contable. La contabilidad del ejercicio reconoce los ingresos y gastos cuando ocurren, no necesariamente en el año en que se recibieron o pagaron. Los ingresos y gastos se hacen coincidir más adecuadamente en un año de producción y brindan una evaluación más precisa de las utilidades (pérdidas). La administración financiera no significa que el productor tenga que usar un sistema contable de ejercicio; sino que significa que se deben hacer ajustes de ejercicio para obtener estados financieros (requeridos con base devengada) para la administración financiera (es decir, para determinar el desempeño financiero). La administración general incluye tanto la administración financiera (base devengada) como la administración de impuestos (base de efectivo).
Clasificación de Sistemas Contables por Nivel Tecnológico
Los tipos de sistemas contables se pueden clasificar según el nivel tecnológico que utilizan o según el propósito que cumplen dentro de la empresa. Cada entidad, por ejemplo, puede llevar sus cuentas mediante un sistema digital o manual; el modo en que se cumplimentan, gestionan y almacenan es discrecional. Aunque la digitalización crece en todos los ámbitos -también en el contable- todavía hay organizaciones que se mantienen fieles al pasado. Existen varios tipos de sistemas contables, cada uno diseñado para satisfacer las necesidades específicas de diferentes tipos de empresas y organizaciones.
Sistema Contable Manual
Son sistemas en los que todas las transacciones financieras se registran y procesan de forma manual, utilizando libros contables como libros diarios y mayores. Se basa en libros físicos y registros escritos a mano. Es común en pequeños negocios o emprendimientos familiares con bajo volumen de operaciones.
Sistema Contable Computarizado
Son sistemas tecnológicos que registran, procesan y presentan la información financiera. Utiliza software contable que automatiza procesos y genera reportes financieros en tiempo real. Pueden variar desde programas contables básicos hasta sistemas integrados de gestión empresarial (ERP) que abarcan múltiples funciones empresariales.
Lea también: Planeación de Auditoría de Sistemas: Guía Práctica
Sistema Contable en la Nube
Funciona mediante plataformas en línea accesibles desde cualquier dispositivo. Facilita el trabajo remoto y la colaboración entre contadores, gerentes y asesores. Algunas empresas pueden utilizar sistemas contables especializados diseñados para satisfacer las necesidades específicas de su industria o sector.
Procedimientos Contables y No Contables
A medida que crecen las empresas, estas van estableciendo normas y pautas acerca de cómo se debe llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen básicamente dos tipos de decisiones que llevan a cabo los empleados en una empresa: decisiones no rutinarias y decisiones rutinarias. Para llevar a cabo la primera, se requiere de un mayor conocimiento tanto del funcionamiento operativo como de criterios sólidamente adquiridos en el desempeño del cargo. El segundo tipo de decisiones, las rutinarias, son totalmente factibles de que sean estandarizadas, con el objetivo de que la compañía no vea improvisada su acción ante hechos de la misma naturaleza. La organización administrativa en una compañía puede establecerse a través de la clasificación de los procedimientos en dos grandes grupos: Procedimientos contables y Procedimientos no contables.
Procedimientos Contables
Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse como procedimientos contables permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros.
Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como procedimientos contables. Este primer paso del análisis ayudará a determinar e identificar en cuáles de ellos un error pudiera tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro. La amortización de una plusvalía por lo general, representa montos importantes. En una empresa manufacturera, se considera altamente crítico el manejo de todos los inventarios, sean éstos de productos terminados, productos en proceso, materias primas o materiales y suministros. Es probable que para una empresa de servicios el manejo de los inventarios involucre cifras de poca importancia en comparación a lo que representan éstos para una empresa manufacturera.
Algunos ejemplos de procedimientos contables son los siguientes:
Lea también: Contabilidad Mecánica: Análisis Detallado
- Recepción de inventarios
- Ventas de productos
- Fabricación de productos
- Registro de estimaciones
- Destrucción de inventarios
Los procedimientos contables incluyen:
- Cuentas
- Débitos y créditos
- Cargos y créditos a las cuentas
- Cuentas de activos
- Cuentas de pasivo y capital
- Resumen del funcionamiento de los débitos y créditos
- Registros de las operaciones
- Cuentas por cobrar y por pagar
- El diario y el mayor
- Pases al mayor
- Determinación de los saldos de las cuentas
- La balanza de comprobación
Procedimientos No Contables
En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros. Los procedimientos no contables son aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros y los que también necesita una empresa u organización aparte de la contabilidad. Algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes:
- Procedimiento para cambiar datos de una cuenta correntista
- Procedimiento para contratación de empleados
- Procedimiento para cambio de horario laborable
- Procedimiento para tramitar reclamos de clientes
Diferencia entre Procedimientos Contables y No Contables
El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contables depende en alto grado de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad.
La Contabilidad en la Era Digital: Software Contable
Los sistemas contables en la actualidad han evolucionado hasta dotarse de mayores capacidades y nuevas tecnologías, lo cual les da la posibilidad de emplearse en diversos rubros, como puede ser la contabilidad. En la actualidad, uno de los aspectos más importantes de los sistemas es que muchos de éstos tienen capacidades tecnológicas. Estos softwares se refieren a sistemas informáticos con funciones lógicas que se desarrollan en un entorno electrónico. Hoy por hoy, los sistemas informáticos o softwares pueden aplicarse a la disciplina de la contabilidad, trayendo diversos beneficios y ventajas para los usuarios.
En esencia, una de las fortalezas de los sistemas contables es que tienen la posibilidad de llevar el correcto registro de las operaciones, así como de las actividades de intermediación financiera como pueden ser transferencias, pagos, emisión de facturas, crédito y cobranza, proveedores, entre otros. Aun con estas capacidades, los primeros desarrollos de sistemas contables no podían procesar gran cantidad de información, ni realizar diversas operaciones aritméticas que exigían las transacciones comerciales. Por ende, estos sistemas eran susceptibles a cometer errores y tener alcances limitados que no podían cubrir todas las necesidades.
Con la aparición del internet, se diseñaron y crearon nuevas herramientas contables, entre ellas el software especializado que, además de cumplir con todas las tareas, puede almacenar información, ofrecer estadísticas y, sobre todo, permitir que la información del sistema contable esté disponible en todo momento y en cualquier lugar. Muchas empresas proveedoras de este tipo de sistemas han optimizado las herramientas y perfeccionado su funcionamiento, por ende, la oferta de este tipo de software ha crecido, y la mayoría de empresas ya interactúan en un ambiente digital; algunas lo hacen de forma directa, mientras que otras aún tercerizan el uso de este tipo de herramientas.
Se puede decir que el sistema contable moderno debe de ser fluido, confiable y eficaz, además de otras características puntuales, cuya finalidad es permitir la toma de decisiones gracias a que estandariza procesos, define estructuras de costos y presenta una información financiera de forma organizada, entre otras características. En síntesis, un software está diseñado para facilitar ciertas tareas dentro de un ecosistema digital. Ahora, en pleno apogeo de la era digital, estos sistemas son clave para cumplir de manera óptima con trabajos que antes se realizaban de modo análogo y que solían ser tediosos y lentos, pero gracias a estas tecnologías de la información, los procesos se han optimizado.
QuickBooks: Un Ejemplo de Software Contable Líder
Una de las primeras y más importantes características con las que deben de contar los softwares contables es que se apeguen a los lineamientos que la autoridad fiscal establece. Antes de contratar un servicio de este tipo, debes cerciorarte de su legalidad. En este sentido, entre uno de los principales ejemplos de software contable, tenemos a QuickBooks.
QuickBooks es el programa líder de los sistemas de contabilidad, ya que cumple con los estándares que dicta la autoridad fiscal para operar y brindar los servicios necesarios. Esto con el fin de que los contribuyentes aceleren y saquen el mayor provecho de los procesos contables. Este programa ha tenido un desarrollo y evolución, por lo que podemos notar que ha registrado versiones mejoradas desde sus inicios, que datan de 1983, en Estados Unidos. A lo largo de los años, las modificaciones que ha tenido el programa se han enfocado en brindar un mejor servicio a los contribuyentes. Las divisiones y oficinas que tiene QuickBooks en diversos países alrededor del mundo respaldan las necesidades específicas de cálculo de impuestos de cada región, por lo que México no es la excepción.
Además de cumplir con los lineamientos y directrices legales en los países en los que tiene presencia, QuickBooks cumple con otros requerimientos indispensables para que los procesos contables se puedan satisfacer de manera cabal. Es de recordar que un sistema contable debe contar con la capacidad de procesar diversas transacciones acordes con las ventas y las exigencias dentro del mercado actual. Al mismo tiempo, tiene que complementarse con las mejores tecnologías que faciliten los procesos como almacenamiento en la nube, interfaces sencillas de manipular y lenguaje amigable para los usuarios. Incluso, debe prever la compatibilidad con los diversos sistemas que usamos en la actualidad. ¿Cuáles son los criterios y características que debe cumplir un programa contable? A continuación, enlistamos la respuesta:
- Simplicidad
- Procesos contables rápidos
- Operaciones contables en tiempo real
- Información clave para las declaraciones mensuales y anuales
- Homologación de información entre sistemas
- Servicios y valores agregados
- Gestión de Cuentas por Cobrar y por Pagar
Algunos elementos como la interfaz de usuario, los tableros de control y los módulos transaccionales de un sistema de contabilidad tienen que ser amigables e intuitivos para las personas que van a operarlos. Así, cumplirán su objetivo de hacer procesos fáciles y sencillos. La usabilidad de QuickBooks, al igual que su interfaz y demás criterios, resultan fáciles de operar, pues se puede emplear desde cualquier navegador web y desde cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet. En otras palabras, QuickBooks no es exigente con el hardware que utilices.
Con la actual dinámica que existe en los negocios y en el mercado, el requerimiento de la emisión y recepción de facturas es esencial. Por lo tanto, un software contable debe de responder a estos servicios y estar disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. En el caso de QuickBooks, estos procesos son de suma importancia, por lo que, en su diseño y adopción, las facturas son emitidas en tiempo real y de manera automática. Además, ofrece mayores ventajas que otros aplicativos, debido a que hace un registro de historial, implementa funcionalidades de consulta y versiones de los archivos de una factura (como los archivos que arroja en formatos PDF y XML).
El cálculo de impuestos es de las funciones obligatorias para los softwares contables. Este proceso debe ser inmediato y, sobre todo, en tiempo real, porque de eso dependerá sellar, emitir y obtener cada factura solicitada. Para el equipo de QuickBooks, que está conformado por especialistas en programación y contabilidad, esta característica está perfeccionada y con la velocidad que los contribuyentes necesitan al momento de utilizarla.
Las declaraciones informativas mensuales y anuales son los pilares para el sistema de recaudación fiscal y corresponsable para los contribuyentes, por lo tanto, es una obligación realizarlas con exactitud de causa y con información completa. Nadie quiere problemas con el SAT, y menos por errores que se pueden evitar con el uso de un software. Ahora, si te preguntas un poco respecto a su funcionamiento, en la plataforma de QuickBooks se crean todos los registros de las facturas y pagos a proveedores. Esto significa que los usuarios pueden contar con todos los datos correspondientes a su contabilidad para realizar las declaraciones en tiempo y forma. Esto significa un ahorro de muchas horas al final de cada mes, ya que, al hacer cortes o balances generales, la información de tus operaciones es procesada de manera automática y solo basta cotejarla.
Para que un sistema contable funcione, debe de contar con la información actualizada de los impuestos, gravámenes, categorías, regímenes fiscales, entre otros aspectos, que ayudan a que el software brinde las operaciones y servicios necesarios para el contribuyente. Imagina que cambia la tasa de un impuesto y el sistema contable que usas no considera este cambio: sería un dolor de cabeza hacer las cuentas de nuevo. En esa lógica, las diferentes versiones y actualizaciones que ofrece QuickBooks contemplan las novedades y aristas que emiten las autoridades fiscales, por lo que los contribuyentes pueden tener la plena confianza en que su operación está garantizada por la plataforma más actual.
Entre los mejores ejemplos de programas contables podemos encontrar no solo a aquellos que organizan y sistematizan las operaciones contables, sino los que también ayudan al negocio a detectar los pagos, las deudas y todo lo relacionado con los proveedores y clientes. Por ejemplo, ¿qué harías si supieras que puedes tener a la mano un balance general o un reporte de ganancias y pérdidas? Esta información es valiosa para determinar si es momento de solicitar un crédito o hacer una inversión en tu empresa. Añade gran valor que un programa contable también te ayude a controlar los gastos y visibilizar la rentabilidad del negocio. Esto te permite no solo optimizar tiempo y esfuerzos al llevar la contabilidad, sino que te brinda margen de maniobra para tomar decisiones basadas en los datos que arroja tu negocio. Lo mejor es que todo esto lo hace en tiempo real.
QuickBooks ofrece total visibilidad, tanto de las cuentas por cobrar, como de los gastos que se ejercen con cada actividad. Esta información se vuelve trascendente cuando se hace un balance general de la empresa y se contabilizan las ganancias.
La Importancia de los Sistemas Contables en la Formación Profesional
Comprender qué son los sistemas contables es esencial para todo futuro contador. Estas herramientas organizan, registran y procesan los datos financieros de manera automatizada, generando reportes precisos y actualizados. Durante tu formación universitaria en materia económica profundizarás mucho más en este apartado. La importancia de los sistemas contables radica en su papel dentro del control financiero y la planificación económica. Además, los sistemas contables son esenciales para cumplir con las normas tributarias y facilitar auditorías.
La carrera de Contabilidad es una de las más completas para quienes buscan entender cómo se gestiona la información financiera de una empresa. Si te interesa estudiar Contabilidad, aprende a analizar información financiera para tomar decisiones con ética y visión integral de los negocios. Optar por una formación con orientación digital te prepara para un mercado laboral en constante cambio. El aprendizaje se complementa con un entorno moderno, laboratorios equipados y docentes con experiencia profesional. Si te interesa convertirte en un profesional con dominio tecnológico y visión analítica, la carrera de Contabilidad de la Universidad Autónoma del Perú te brinda la formación ideal. Su modelo educativo une innovación, práctica y ética profesional, preparando a sus estudiantes para destacar en un entorno cada vez más digital.