El SAP o software de planificación de recursos para una empresa consta de múltiples aplicaciones que funcionan online y se pueden implementar en compañías de diferente especialización. Para los administradores y auditores, es fundamental comprender la estructura de las tablas donde reside la información financiera y operativa, especialmente cuando se trata de realizar un seguimiento de acreedores borrados, modificados o compensados.
En este artículo disponéis de una guía de referencia de tablas SAP imprescindible para sacar partido a este software de gestión, facilitando la identificación de registros en los procesos de auditoría y control de cambios.
Tablas clave para el módulo de Finanzas y Contabilidad (FI)
En el ámbito de las cuentas a pagar, existen tablas específicas que permiten reconstruir el historial de las operaciones. A continuación, se detallan las tablas más utilizadas para el control de acreedores y documentos contables:
Tabla de acreedores y compensaciones
Para analizar el estado de las cuentas de acreedores, las siguientes tablas son esenciales en cualquier análisis de datos:
- BSAK: Cont. índice sec. para acreedores (partidas compensadas).
- BSIK: Cont. Indice secundario de acreedores.
- BSIP: Indice para verificación de documentos dobles de acreedores.
Documentos y gestión financiera
Para rastrear modificaciones en los documentos, es necesario consultar los segmentos donde se guarda el detalle de cada operación:
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| Tabla | Descripción |
|---|---|
| BKPF | Cabecera de documento para Contabil. |
| BSEG | Segmento de documento de Contabilidad |
| BSES | Datos de control de documento |
| REGUH | Datos de pago del programa de pagos |
| REGUP | Posición tratadas del programa de pagos |
Identificación de cambios y modificaciones
Cuando un registro de acreedor o un documento contable es modificado, SAP no siempre elimina el dato físico de la tabla principal. En muchos casos, las modificaciones se gestionan mediante índices y tablas de control de versiones. Es vital recordar que:
BSAK permite identificar aquellas partidas que ya han sido liquidadas, mientras que BSIK nos muestra las partidas abiertas. Si se requiere investigar una modificación, la comparación entre estas tablas y las tablas de cambios de documento (como las tablas CDHDR y CDPOS, estándar en SAP para el log de cambios) es el procedimiento técnico estándar para auditorías.
Otros módulos relevantes en la trazabilidad
Además del módulo financiero, el seguimiento de datos de acreedores a menudo se vincula con el flujo de documentos de Ventas y Distribución (SD) o Contabilidad de Costos (CO). Las siguientes tablas ayudan a mantener la integridad de los datos:
- COBK: Objeto CO: Cabecera de documento.
- COEP: Objeto CO: Partida individual por periodo.
- VBFA: Flujo de documento de ventas.
- VBRK: Doc. Comercial Factura: Datos de cabecera.
El uso correcto de estas tablas permite a los consultores y auditores realizar consultas precisas para detectar cualquier alteración en la información maestra o en los movimientos contables del sistema.
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