Las propinas son pagos discrecionales (opcionales o extra) determinados por un cliente que los empleados reciben por parte de los clientes. Comprenden una variedad de formas de pago y tienen implicaciones significativas tanto para los trabajadores como para los establecimientos, generando interrogantes sobre su registro contable y sus efectos fiscales.
Definición y Naturaleza de las Propinas
Las propinas incluyen:
- Las propinas en efectivo recibidas directamente de clientes.
- Las propinas de clientes que pagan la propina mediante un sistema electrónico. Esto incluye pagos con tarjeta de crédito, tarjeta de débito, tarjeta de regalo o cualquier otro método de pago electrónico.
- El valor de propinas entregadas en formas que no sean en efectivo, por ejemplo, boletos u otros artículos de valor.
- Las propinas recibidas de otros empleados como parte de agrupaciones de propinas, planes de compartir propinas u otra manera formal o informal para compartir las propinas.
El hecho que el empleador o el empleado considere que un pago sea una "propina" no es determinante. Para determinar si un pago fue hecho en concepto de propina o cargo por servicio, la Resolución Administrativa Tributaria 2012-18 reafirma los datos que se deben considerar. La falta de cualquiera de las siguientes condiciones da lugar a dudas de que el pago fue una propina e indica que el pago puede haber sido un cargo por servicio:
- El pago tiene que hacerse libre de coacción.
- El cliente tiene que conservar el derecho ilimitado de determinar la cantidad del pago.
- El pago no debe poder ser negociado o dictado por las políticas del empleador.
- Por lo general, el cliente tiene el derecho de determinar quién recibe el pago.
Un ejemplo claro de un cargo por servicio, no propina, ocurre cuando el menú de un restaurante indica que se agrega un cobro a una tasa del 18% a las cuentas de clientes que vienen en grupos de 6 o más. Si la cuenta de comidas y bebidas de un grupo incluye una cantidad en la "línea para propinas" igual al 18% del precio de la comida y bebida, y el total señalado en la cuenta incluye dicha cantidad, esta no es una propina. Dadas estas circunstancias, el cliente no tuvo el derecho ilimitado de determinar la cantidad del pago, ya que fue dictado por la política del empleador, y no hizo el pago libremente y sin obligación. Al contrario, la cantidad indicada en la línea para propinas es un cobro por servicio dictado por el restaurante. No se deben incluir cargos por servicio en el registro diario de propinas, ya que son salarios que no son propinas y están sujetos al impuesto al Seguro Social y Medicare y a la retención del impuesto federal sobre los ingresos. Los cargos por servicio distribuidos a los empleados se deben tratar como si fueran salarios de dichos empleados.
Tratamiento Contable para el Restaurante (Empleador)
En el caso concreto de los restaurantes, la entidad recibe las propinas como mero intermediario entre sus clientes y sus camareros, y no como retribución por la prestación de un servicio o la entrega de un bien. Por tanto, pese a la obligación de retener por parte de la entidad consultante, las cantidades recibidas como propinas no constituyen ingreso fiscal, puesto que la entidad consultante actúa como intermediario en la remuneración a terceros. En caso que se anote únicamente en la comanda, se le entrega al mesero y se puede registrar como: OTROS INGRESOS EXENTOS.
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Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)
Las propinas no tienen IVA. Por lo tanto, no deben ser gravadas por la Ley del IVA. Según lo establecido en la Ley del IVA, la base imponible está constituida por el importe total de la contraprestación de las operaciones realizadas (es decir, servicios de hostelería y restauración). Las propinas son pagos discrecionales que quedan fuera de esta base imponible.
Impuesto sobre Sociedades (IS)
En cuanto al Impuesto sobre Sociedades (IS), la Dirección General de Tributos (DGT) interpreta, en una reciente consulta sobre el caso de los casinos (cuyo Plan General Contable regula específicamente el tema de las propinas), que las propinas tienen la consideración de ingreso contable tributable. A su vez, el gasto contable originado por la remuneración a los empleados a cargo de las propinas solo será deducible en el IS cuando así figure recogido en el contrato de trabajo, ya que, en caso contrario, se considerarán una liberalidad y tendrán la consideración de gasto no deducible en el IS.
Implicaciones Fiscales y Laborales para el Empleado
En el ámbito laboral, las propinas forman parte del salario de los trabajadores, según los Artículos 346 y 347 de la Ley Federal del Trabajo. Entonces, las propinas forman parte del salario si se trata de trabajadores de hoteles, restaurantes, bares y otros establecimientos análogos. El Criterio Normativo 43/ISR/N establece que las propinas constituyen un ingreso para el trabajador. Todas las propinas que el empleado reciba, sean en efectivo o no, se consideran ingresos y por lo tanto están sujetas a impuestos federales sobre los ingresos. Además, todas las propinas que el empleado reciba en efectivo en cualquier mes natural están sujetas a impuestos al Seguro Social y los impuestos al Medicare, y tienen que ser declaradas al empleador. Si el total de las propinas que el empleado recibió durante un mes calendario por un solo empleador son menos de $20, entonces no tiene el requisito de declarar tales propinas y no tienen que retenerse impuestos sobre esas propinas.
Retención del Impuesto sobre la Renta (ISR)
De acuerdo con Criterios Normativos del Servicio de Administración Tributaria (SAT), las propinas constituyen un ingreso para el trabajador, como lo establece su criterio 43/ISR/N. Este precisa que el artículo 94, primer párrafo de la Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR) establece que se consideran ingresos por la prestación de un servicio personal subordinado los salarios y demás prestaciones que deriven de una relación laboral. La Dirección General de Tributos (DGT) considera las propinas como retribuciones del trabajo variables a efectos del cálculo del porcentaje de las retenciones a practicar a cada uno de los trabajadores. No obstante, existe una discrepancia, ya que un criterio sustantivo de la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (PRODECON) concluye que, si bien los patrones tienen la obligación de retener el impuesto sobre la renta sobre el ingreso de sus trabajadores, los ingresos por propinas no pueden considerarse que "deriven de la relación laboral, ya que esta no se establece entre los terceros ajenos a la empresa que entregan las propinas y los trabajadores del contribuyente".
Las conclusiones indican que, si bien todos los criterios coinciden en que las propinas son ingresos de los trabajadores, la PRODECON y el más reciente criterio de tribunales señalan que las propinas no son sujetas de retención por parte del patrón. La Tesis I.1o.A.240 A (10a.) argumenta que la obligación del patrón como retenedor del impuesto por los ingresos que perciben sus trabajadores no se configura respecto de las propinas que sus empleados perciban por parte de los usuarios. Esto se debe a que son percepciones irregulares en cuanto a su periodicidad e importe, y su origen no es el peculio del patrón, lo que le impide identificar el importe y cuantificarlo como parte de los ingresos acumulables respectivos. Además, el patrón está legalmente impedido para exigir a sus empleados que le entreguen la cantidad correspondiente al impuesto causado por las propinas que obtuvieron de los usuarios, por impedírselo el artículo 346 de la Ley Federal del Trabajo. Por lo tanto, no se satisfacen las condiciones mínimas necesarias para poder exigir a la parte patronal su actuación como retenedor.
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Integración al Seguro Social (IMSS)
Para efectos del Seguro Social, la Tesis V-TASR-XII-I-2432 establece que cualquier suma de dinero que el trabajador reciba de parte de un tercero, que no sea su patrón, como es el caso de las propinas que eventualmente dejan los clientes a los meseros, no puede ser considerada como parte del salario base de cotización. Aunque el artículo 30 fracción II de la Ley del Seguro Social dispone que cuando el salario se integre con elementos variables que no puedan ser previamente conocidos, se sumarán los ingresos totales percibidos durante los dos meses inmediatos anteriores y se dividirán entre el número de días de salario devengado en ese periodo, estos elementos variables deben corresponder a los conceptos que integran el salario base de cotización previstos por el artículo 5-A, fracción XVIII, de ese mismo ordenamiento, sin que se deban incluir las propinas.
Responsabilidades de los Empleados
Como empleado que recibe propinas, se deben cumplir las siguientes tres responsabilidades:
- Mantener un registro diario de propinas.
- Declarar las propinas a su empleador, a menos que el total sea menos de $20 por mes por cada empleador.
- Declarar todas las propinas en su declaración de impuestos sobre los ingresos personales.
Mantener un Registro Diario de Propinas
Los empleados deben mantener un registro diario de las propinas que reciban. Se puede utilizar el Formulario 4070A, Registro diario de propinas del empleado, el cual se encuentra en la Publicación 1244, Registro diario de propinas del empleado y Declaración de propinas al empleador. Además de la información solicitada en el Formulario 4070A, usted también debe registrar la fecha en que reciba toda propina que no sea en efectivo y su valor, tales como boletos, entradas, pases u otro artículo de valor. A pesar de que no declara estas propinas a su empleador, usted tiene que declararlas en su declaración de impuestos.
Declarar las Propinas al Empleador
El Código de Impuestos Internos requiere que los empleados declaren (todas las propinas recibidas en efectivo, excepto por las propinas de cada mes que no totalicen al menos $20) a sus empleadores por escrito. Las propinas en efectivo comprenden toda propina recibida por parte de clientes, propinas electrónicas (por ejemplo, cargos de tarjetas de crédito o débito), propinas distribuidas al empleado por su empleador, y las propinas recibidas de otros empleados como parte de cualquier arreglo de compartir propinas. No hay un formulario específico a utilizar; sin embargo, la declaración debe incluir:
- La firma del empleado.
- El nombre, la dirección y el número de Seguro Social del empleado.
- El nombre y la dirección del empleador (el nombre del negocio, si es diferente).
- El mes o período cubierto por el informe.
- El total de las propinas recibidas en ese mes o período.
El empleado puede utilizar cualquier documento que tenga las especificaciones indicadas anteriormente, tal como el Formulario 4070, Declaración de propinas del empleado al empleador (disponible únicamente en la Publicación 1244), un formulario proporcionado por el empleador o un sistema electrónico proporcionado por su empleador para declarar sus propinas. Los empleados que reciben propinas tanto de manera indirecta como directa deben declarar las propinas al empleador.
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Los empleados tienen que declarar sus propinas al empleador para el 10º día del mes siguiente al mes en que las recibió. Por ejemplo, el empleado debe declarar las propinas que reciba en agosto a su empleador para el día 10 de septiembre, o antes. Si el 10 cae un sábado, domingo o día feriado oficial, el empleado puede entregar el informe al empleador el próximo día que no sea sábado, domingo o día feriado oficial. Un empleador puede obligar a los empleados a declarar las propinas más frecuentemente que una vez al mes; sin embargo, la declaración por escrito no puede cubrir más de un mes calendario del año.
Declarar todas las Propinas en su Declaración de Impuestos sobre los Ingresos Personales
El empleado tiene que utilizar el Formulario 4137, Impuesto al Seguro Social y Medicare sobre ingresos de propinas no declaradas, para declarar la cantidad de cualquier propina que no se declaró ya, e incluirlas como salarios adicionales en su Formulario 1040, Declaración de Impuestos de los EE. UU. sobre los Ingresos Personales, y la parte del impuesto al Seguro Social y Medicare correspondiente al empleado que adeuda sobre dichas propinas.
Responsabilidades de los Empleadores
El empleador tiene varias obligaciones referentes a las propinas que sus empleados reciben como ingresos, incluyendo el mantener registros, y la responsabilidad de declarar y cobrar impuestos sobre las propinas, presentar ciertos formularios, y el pagar o depositar impuestos. Se les requiere a los empleadores guardar informes de las propinas que sus empleados reciben. Además, los empleadores tienen el requisito de retener impuestos (incluidos los impuestos sobre los ingresos y la porción correspondiente al empleado de los impuestos al Seguro Social y Medicare) basado en los ingresos de salarios y propinas recibidos por el empleado, y depositar dichos impuestos. También se les requiere a los empleadores pagar la parte del impuesto al Seguro Social y Medicare que les corresponde, calculándola sobre el total de los salarios pagados a los empleados que reciben propinas, además de las propinas que estos declaran. Finalmente, el empleador le declara al IRS esta información e impuestos en los formularios correspondientes.
Las propinas que el empleado declara al empleador se deben incluir en el encasillado 1 (Salarios, propinas y otra remuneración), el encasillado 5 (propinas y salarios sujetos al impuesto al Medicare) y el encasillado 7 (propinas sujetas al impuesto al Seguro Social) del Formulario W-2. Ingrese la cantidad de impuesto al Seguro Social y Medicare que no fue recaudado en el encasillado 12 del Formulario W-2.
Los empleadores tienen que declarar el impuesto sobre los ingresos, el impuesto al Seguro Social y el impuesto al Medicare que han retenido de los salarios del empleado y la parte de los impuestos al Seguro Social y Medicare que les corresponden, en el Formulario 941, Declaración de impuestos federales trimestrales del empleador, y depositarlos conforme los requisitos del depósito del impuesto federal. La mayoría de empleadores también son responsables de presentar el Formulario 940, Declaración federal anual del empleador del impuesto federal para el desempleo (FUTA), y de depositar dichos impuestos. Solo el empleador paga los impuestos de FUTA, no se les retiene de los salarios de los empleados.
Propinas Asignadas por el Empleador
Si el total de las propinas declaradas por todos los empleados en un negocio grande de comidas o bebidas es menos del 8 por ciento de las entradas brutas (o una tasa menor aprobada por el IRS), entonces el empleador tiene que distribuir entre todos los empleados que reciben propinas una cantidad que representa la diferencia. Si su empleador le distribuye propinas a usted, entonces las propinas distribuidas se muestran por separado en el encasillado 8 de su Formulario W-2, Comprobante de salarios y retención de impuestos. No se incluyen en el encasillado 1 (Salarios, propinas y otra compensación), el encasillado 5 (propinas y salarios sujetos al impuesto al Medicare) ni el encasillado 7 (propinas sujetas al impuesto al Seguro Social) del Formulario W-2. Por lo general, usted tiene que declarar las propinas que su empleador le ha distribuido en su declaración de impuestos sobre los ingresos. Adjunte el Formulario 4137, Impuesto al Seguro Social y Medicare sobre ingresos de propinas no declaradas, al Formulario 1040 (SP), Declaración de Impuestos de los Estados Unidos Sobre los Ingresos Personales, o al Formulario 1040-SR(SP), Declaración de Impuestos de los Estados Unidos para Personas de 65 años de Edad o Más para declarar las propinas que su empleador le ha distribuido (en el encasillado 8 del Formulario W-2). Otras propinas no declaradas al empleador tienen que también ser declaradas en el Formulario 4137. Sin embargo, no es necesario declarar las propinas que su empleador le distribuye en la declaración de impuestos federales sobre los ingresos, si es que usted tiene registros suficientes para demostrar que durante en el año recibió menos propinas que las que le fueron distribuidas.
Propinas no Declaradas por el Empleado
Si un empleado no declara sus propinas a su empleador, entonces el empleador no es responsable de pagar la parte correspondiente del impuesto al Seguro Social y Medicare sobre dichas propinas no declaradas hasta que el IRS emita al empleador un aviso y demanda del impuesto. El empleador no es responsable de retener y pagar la parte correspondiente al empleado de los impuestos al Seguro Social y Medicare sobre las propinas no declaradas.
Impuesto Adicional de Medicare
A partir del 2013, un impuesto de 0.9% por concepto del impuesto adicional al Medicare se aplica a los salarios sujetos al Medicare, y se le requiere al empleador retener este impuesto adicional al Medicare sobre cualquier salario sujeto a Medicare o compensación sujeta a la jubilación ferroviaria (RRTA) que paga a un empleado en exceso de $200,000 durante un año calendario sin importar el estado civil para efectos de la declaración del empleado. El impuesto adicional al Medicare le corresponde únicamente al empleado. No hay parte correspondiente al empleador del impuesto adicional al Medicare. Todos los salarios y la remuneración que está sujeta al impuesto al Medicare están sujetos al impuesto adicional al Medicare, si es que fueron pagados en exceso del límite de $200,000. Las propinas están sujetas a la retención del impuesto adicional al Medicare, si, cuando combinados con los demás salarios u otra remuneración RRTA pagados por el empleador exceden del límite de $200,000.
Resumen de Implicaciones Fiscales de las Propinas
La siguiente tabla resume las principales implicaciones fiscales y contables de las propinas, considerando las responsabilidades de empleados y empleadores:
| Aspecto Fiscal/Laboral | Para el Empleado | Para el Empleador (Restaurante) |
|---|---|---|
| Naturaleza del Ingreso | Ingreso para el trabajador, parte del salario. | Intermediario, no constituye ingreso fiscal propio (salvo excepciones como IS en casinos). |
| Impuesto sobre la Renta (ISR) | Ingreso acumulable y sujeto a ISR. | No obligado a retener ISR por propinas voluntarias de terceros (según PRODECON y Tesis judiciales). |
| Impuesto al Valor Agregado (IVA) | No aplica. | No gravadas por la Ley del IVA. |
| Seguro Social y Medicare (IMSS) | Sujetas a impuestos al Seguro Social y Medicare (si el total es ≥ $20/mes). No parte del salario base de cotización. | Debe retener y pagar su parte sobre propinas declaradas. No es responsable por propinas no declaradas hasta aviso del IRS. |
| Deducibilidad (IS para el empleador) | No aplica. | El gasto es deducible si está recogido en el contrato de trabajo; de lo contrario, es gasto no deducible (liberalidad). |
| Obligaciones de Registro y Declaración | Mantener registro diario de propinas. Declararlas al empleador (mensual) y en declaración anual de impuestos personales. | Mantener registros de propinas recibidas y declaradas por empleados. Retener, pagar y declarar impuestos en Formulario W-2, 941, 940. |
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