Los viáticos son sumas de dinero que el empleador otorga a los trabajadores para cubrir los gastos en los que estos incurren para el cumplimiento de sus funciones fuera de su lugar habitual de trabajo. Estos gastos, que pueden incluir transporte, hospedaje y alimentación, deben comprobarse adecuadamente ante el SAT para que sean deducibles.
Requisitos para la deducibilidad de viáticos
En México, la mayoría de estos gastos viáticos son usualmente deducibles de impuestos, siempre y cuando el empleado o la persona encargada del área de administración de la empresa realice la factura correspondiente para poder presentar el CFDI o factura electrónica ante el SAT. La Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), en su artículo 28, detalla todas las especificaciones requeridas para que los gastos sean deducibles para la empresa, las cuales deben seguirse al pie de la letra para evitar multas o sanciones.
Entre los requisitos más importantes a considerar para la deducción de los viáticos se encuentran los siguientes:
- Distancia: Los gastos se tienen que producir a una distancia de más de 50 kilómetros de la zona donde habitualmente trabaja el empleado.
- Relación laboral: La persona a favor de la cual se haga el desembolso debe tener una relación de trabajo con el contribuyente o prestar servicios profesionales.
- Comprobación: Se solicita que los gastos estén amparados por un CFDI si se hicieron en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente en el extranjero.
Límites de gasto y facilidades fiscales
Para la correcta gestión contable, la normativa establece límites específicos para ciertos conceptos:
| Concepto | Límite diario (México) | Límite diario (Extranjero) |
|---|---|---|
| Alimentación | $750.00 MXN | $1,500.00 MXN |
| Hospedaje | Sin límite | $3,850.00 MXN |
| Renta de automóviles | $850.00 MXN | $850.00 MXN |
Existe la facilidad de no presentar CFDI por hasta el 20% del total de los viáticos erogados en cada ocasión, siempre que el monto no exceda de $15,000.00 pesos en el ejercicio fiscal. Es importante notar que los pagos en efectivo solo son permitidos hasta un máximo de $2,000 pesos, exceptuando combustibles y transporte, cuyo importe debe ser abonado mediante tarjeta.
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Gastos no deducibles
Es fundamental identificar qué conceptos no califican como viáticos ante la autoridad fiscal:
- Gastos en bares, casinos o discotecas.
- Regalos, souvenirs o artículos personales.
- Servicios médicos, dentales o estéticos.
- Multas, infracciones o sanciones.
- Propinas excesivas o injustificadas.
Tratamiento para el trabajador (ISR)
El artículo 93, fracción XVII de la LISR, establece que los viáticos pagados por el empleador a sus trabajadores están exentos del ISR siempre que se compruebe que fueron efectivamente utilizados en servicios del patrón y que se respalden con los CFDI´s correspondientes. De no ser así, se considerarán ingresos acumulables para los empleados. Desde 2017, los viáticos entregados a trabajadores deben registrarse en el CFDI de nómina.
Gestión eficiente de gastos
Es responsabilidad del empleado realizar las facturas en tiempo y forma de cada uno de los gastos realizados para enviarlas al área financiera. Con la llegada de la transformación digital, llevar a cabo este proceso es cada vez más fácil mediante la automatización, lo que permite a las empresas eficientar tiempo, recursos y evitar errores en su contabilidad. Es necesario contar con una política de gastos que permita identificar un porcentaje comprobable, así como un formato o bitácora que identifique y justifique el motivo de los viajes.
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