Con las nuevas disposiciones en materia de comprobantes de nómina en su versión 4.0, próximas a entrar plenamente en vigor, es importante que el empleador cumpla con todos los requisitos fiscales correspondientes, como lo es que todo su personal se encuentre dado de alta en el RFC, ya que este dato debe ser plasmado en dicho comprobante.
De ahí que el SAT haya puesto a disposición de todos los patrones en su portal, la forma de validar el RFC de los trabajadores por medio de una solicitud. Lo anterior está en concordancia con la regla 2.7.1.48. de la RMISC 2023 y con la ficha de trámite 320/CFF “Solicitud de datos en el RFC de asalariados” contenida en el anexo 1-A de la citada resolución; esto para que los empleadores cumplan con sus obligaciones fiscales en tiempo y forma respecto a la correcta emisión de sus comprobantes de nómina.
Esto significa que, como empleador, tienes que actualizar la información de cada uno de los trabajadores para poder continuar pagando sus sueldos y salarios conforme a la ley. La buena noticia es que, de acuerdo a la Regla 2.7.1.48 publicada en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el pasado 27 de diciembre de 2022, con respecto a la Resolución Miscelánea Fiscal para el año 2023, el SAT le da la oportunidad a los empleadores de solicitar los datos del RFC de sus trabajadores, para que puedan emitir sus nóminas sin ningún problema.
Procedimiento para la Validación
El procedimiento a seguir es corto. Para ello, se debe ingresar al rubro de “Contacto”, sección “Asistencia por Internet”, opción “Portal personal”, “Mi portal”, y seleccionar el trámite “SOLICITUD DATOS TRABAJADORES”. El empleador solo debe adjuntar un listado del total de los RFC a validar de sus empleados en archivo de texto plano comprimido en .ZIP y enviarlo.
Pasos para Realizar la Solicitud
- Ingresa al sat.gob.mx y da clic en la opción de “Contacto” del menú superior derecho.
- Selecciona "Asistencia por Internet (Mi portal)" y elige "Portal personal Mi portal (contribuyente)".
- Registra RFC, Contraseña y da clic en "Iniciar sesión”.
- Selecciona "Servicios por Internet", y da clic en "Servicio o solicitudes."
- Elige "Solicitud" y te aparecerá un formulario.
- Adjunta el listado con el total de los RFC a validar en archivo de texto plano (.txt) o comprimido en ZIP.
- Por último debes dar clic en "Enviar", y se generará el Acuse de recepción, con el folio con el que podrás consultar la respuesta posteriormente.
Consulta de Resultados
- Selecciona el folio y revisa las Notas y anexos.
- Da clic en el ícono del clip y descarga el archivo con los datos del RFC.
Características del Archivo para la Validación Masiva
Para que la operación sea exitosa, es importante tomar en consideración las siguientes características del archivo:
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- Debe contener únicamente una columna con la clave en el RFC de todos los trabajadores a 13 posiciones y sin espacios en blanco.
- La columna no debe contener títulos, encabezados, textos adicionales ni filas vacías sin tabuladores.
- Registrar los RFC solo en mayúsculas.
- El formato debe ser en Código Estándar Americano para Intercambio de Información (ASCII).
- Cuando se incluyan RFC con la letra “Ñ” se debe guardar en el formato compatible ANSI, y el nombre del archivo será el RFC del empleador solicitante.
Para realizar una validación masiva, es necesario generar un archivo .TXT con una estructura específica.
Ejemplo de Estructura del Archivo .TXT
Al ingresar a la página, lo primero que debes hacer es resolver el captcha de seguridad y hacer clic en el botón azul “Aceptar”.
Ejemplo:
1|ABCD12345670|MI RAZON SOCIAL|70110|RFC válido, y susceptible de recibir facturas
2|JKLM12345670|MI RAZON SOCIAL|70110|El Código Postal no coincide con el registrado en el RFC.
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Soporte y Asistencia
Si tienes alguna duda, puedes hacer uso de las vías de contacto del SAT. La línea telefónica MarcaSAT está abierta de lunes a viernes de 8:00 am a 06:30 pm, excepto en días inhábiles.
Nota: Actualmente no existe una API para hacer estas consultas de forma automatizada.
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