Conoce cómo capturar tus pólizas en CONTPAQi® Contabilidad y la relevancia de su correcta gestión. ¿Para qué sirven las pólizas contables? Piensa que tienes una libreta donde anotas todo lo que entra y sale de tu negocio: lo que cobras, pagas, compras y vendes. Eso, llevado al mundo contable, es una póliza: un documento donde registras los movimientos de dinero o valores de tu negocio. En CONTPAQi® Contabilidad, las pólizas son la base de todos los reportes, impuestos y estados financieros. Si no están bien capturadas, todo lo demás puede salir mal.
Primeros Pasos para la Captura de Pólizas
Para capturar pólizas sin errores, necesitas:
- Tener el periodo contable correcto abierto (el mes del que vas a capturar los movimientos).
- Tener identificadas y creadas tus cuentas contables (como «Bancos», «Ventas», «Gastos», etc.).
- Tener los documentos que respalden cada movimiento (facturas, notas, tickets, recibos…).
¿Cómo Capturar una Póliza en CONTPAQi® Contabilidad?
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Abre la pantalla de pólizas
Desde el menú principal, ve a: Contabilidad > Pólizas > Captura de pólizas.
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Elige el tipo de póliza
Existen diferentes tipos de pólizas según el movimiento que registres:
- Ingreso: cuando recibes dinero (ej. ventas, cobros).
- Egreso: cuando sale dinero (ej. pagos, compras).
- Diario: para otros movimientos (ajustes, traspasos, provisiones).
Ejemplo: Si estás registrando la venta de un producto y te pagaron en efectivo, sería una póliza de ingreso.
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Ponle fecha y folio
Asegúrate de que la fecha de la póliza coincida con la fecha real de la operación. El número de folio se genera automáticamente, pero puedes cambiarlo si lo necesitas.
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Captura los movimientos (cargos y abonos)
Aquí es donde se registra la operación. Ejemplo: Vendiste $1,000.00 de un producto y te pagaron en efectivo:
- CARGO a Bancos: $1,000
- ABONO a Ventas: $1,000
Cargas Bancos porque el dinero está entrando. Abonas Ventas porque estás registrando el ingreso. Tip: Siempre debe cuadrar, es decir, que los cargos sean iguales a los abonos.
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Agrega concepto y referencia
Escribe una pequeña descripción que explique qué estás registrando. Ejemplo: «Venta de productos del mes - pago en efectivo».
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Guarda la póliza
Cuando termines, da clic en Guardar (o presiona F5). Si la póliza no cuadra, el sistema te mostrará un mensaje de error.
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Pólizas Contables Electrónicas y Requisitos del SAT
En el entorno fiscal de 2025, llevar pólizas contables correctamente estructuradas no solo es una buena práctica: es una obligación regulada por el SAT. Una póliza contable electrónica es el documento digital que respalda los movimientos financieros registrados en la contabilidad de una empresa. Desde 2025, el SAT exige un mayor nivel de precisión y trazabilidad. Una póliza no solo debe ser válida para el SAT; también debe ser clara para quien la genera y para otros contadores o auditores que la consulten. Estos errores pueden derivar en requerimientos formales o auditorías electrónicas. Uno de los requisitos más estrictos del Anexo 24 es la trazabilidad electrónica. El proceso puede optimizarse considerablemente mediante el uso de tecnología. CONTPAQi Contabilidad® es una plataforma especializada para la contabilidad electrónica en México.
Aquí tendrás la opción de descargar los archivos electrónicos “.XML” asociados a las pólizas que deseas importar. Si es necesario validar las pólizas, puedes descargar un documento de Excel detallado con las pólizas filtradas. Una vez completada la descarga, se mostrará un mensaje de confirmación. Una vez que hayas verificado las pólizas contables y descargado los archivos necesarios, estarás listo para llevar a cabo la importación de las pólizas contables a CONTPAQi Contabilidad. Antes de terminar nos mandará un mensaje de advertencia solo para confirmar que se han realizado los pasos correctamente, en caso de querer continuar solo se le da clic al botón Aceptar. Es importante verificar que todos los movimientos estén completos.
Integración y Asociación de Cuentas Contables con Plataformas Externas
Cuando se requiere la integración con otras plataformas, como Conecta-Bind, el proceso implica la asociación de cuentas y la sincronización de tipos de pólizas contables. Conecta-Bind establecerá la conexión entre las dos plataformas y mostrará una ventana cuando la vinculación sea exitosa. Aparecerá una pantalla donde tendrás que seleccionar una cuenta del catálogo de Bind que corresponda con otra del catálogo de cuentas de CONTPAQi, a la cual se desea enviar los movimientos contables. Una vez finalizado el proceso, se da clic en Asociar y se mostrará una advertencia.
Después de vincular las cuentas, se sincronizarán los tipos de póliza contable de CONTPAQi Contabilidad. Es importante destacar que el proceso de asociación de cuentas y la sincronización de tipos de pólizas contables se llevarán a cabo una única vez. Cuando se elimina la asociación de una cuenta contable, esta se mostrará al final de la lista de cada apartado.
Pólizas Intuitivas en CONTPAQi® Contabilidad
A partir de la versión 15.0.1 de CONTPAQi® Contabilidad, podrás configurar el uso de pólizas intuitivas. Esta funcionalidad permite que, al generar pólizas, el sistema tenga un aprendizaje sobre las cuentas contables que utilizas con mayor frecuencia. Cada vez que selecciones un mismo tipo de póliza y de XML e importe, CONTPAQi® Contabilidad te sugerirá de manera automática dichos movimientos para que no tengas que buscarlos y capturarlos nuevamente, facilitando y agilizando el registro de movimientos.
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Con el uso de las pólizas intuitivas, el sistema reconoce el tipo de movimiento y de importe que se está realizando sobre cada una de las cuentas asociadas a un RFC. Cuando captures un nuevo movimiento para cierto tipo de póliza y número de cuenta, se mostrarán los valores registrados previamente por si deseas volver a utilizarlos. A través de la inteligencia de estas pólizas, el sistema va aprendiendo y sugiriendo las cuentas contables así como el importe y datos a contabilizar, por lo que ahorrarás tiempo en la búsqueda y captura de la información.
Configuración de Pólizas Intuitivas
La opción para configurar el uso de pólizas intuitivas se encuentra en la sección correspondiente al manejo de pólizas y movimientos, ubicada en la redefinición de la empresa, específicamente en la pestaña 4. ¡Tú decides si prefieres que el sistema esté aprendiendo o no sobre el comportamiento en la creación de pólizas, habilitando o deshabilitando la opción en la redefinición de la empresa!
Reglas de Negocio para el Uso de Pólizas Intuitivas
Para contar con la funcionalidad de las pólizas intuitivas en CONTPAQi® Contabilidad es necesario considerar lo siguiente:
- Botón F2 en la captura de pólizas: Si en la redefinición de la empresa tienes habilitado el uso de pólizas intuitivas, al capturar los movimientos de la póliza el sistema guardará la información sobre los datos que utilizas con mayor frecuencia y tendrás visible el botón F2 para que puedas consultar las cuentas contables más utilizadas en cada tipo de movimiento.
- Opciones para asignar la cuenta al movimiento: Existen dos formas de asignar la cuenta que utilizas frecuentemente al movimiento de póliza, para que en automático se desplieguen los datos sugeridos por el sistema (como tipo de movimiento, importe, diario, segmento de negocio). En ambos casos al asignar la cuenta contable, el sistema desplegará en automático los datos sugeridos agilizando la captura.
Si no tienes habilitado el uso de pólizas intuitivas en la redefinición de la empresa, no se mostrará el botón F2 en el registro de movimientos, ni se permitirá que el sistema aprenda sobre el registro de tus pólizas.
Estructura Interna de la Tabla de Pólizas Intuitivas
En las tablas de la empresa se creó la tabla "PolizasIntuitivas" donde se almacena internamente la información necesaria para el aprendizaje acerca del registro de movimientos. Esta tabla incluye campos como:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo de póliza | Identifica el tipo de movimiento (Ingreso, Egreso, Diario). |
| Tipo de XML asociado | El tipo de documento XML relacionado con la póliza. |
| RFC | Registro Federal de Contribuyentes asociado. |
| Identificador de la cuenta | ID de la cuenta contable utilizada. |
| Tipo de movimiento | Especifica si es un cargo o un abono. |
| Importe usado | El monto registrado en el movimiento. |
| Diario | Diario contable al que pertenece el movimiento. |
| Segmento de negocio | Segmento de negocio al que se aplica el movimiento. |
| Frecuencia | Número de veces que una combinación de datos ha sido utilizada. |
| Cantidad de uso | Número total de veces que se ha registrado un movimiento similar. |
| Fecha de último uso | Fecha más reciente en que se utilizó la combinación de datos. |
Reglas para el Registro y Mantenimiento de la Información en la Tabla
En caso de que utilices una misma combinación de datos que ya habías usado pero con otro importe o algún dato diferente, entonces se agregará un nuevo registro o renglón en la tabla de pólizas intuitivas. Respecto al campo "Frecuencia", cuando registres el primer movimiento de una cuenta, el valor de la frecuencia será 1. Cada vez que en la póliza utilices la misma combinación de los datos (tipo de póliza y de XML, RFC, así como de la cuenta, tipo de movimiento e importe), el valor de la frecuencia se incrementará en "+1". Por ejemplo, si utilizas por segunda vez la misma combinación de datos, el valor de la frecuencia será 2.
El campo de frecuencia se puede configurar desde el archivo "Contpaq.properties" que se encuentra en la ruta de ejecutables del sistema. Ahí puedes indicar cuál es la cantidad de veces que deberás utilizar la cuenta para que el sistema obtenga el aprendizaje y sugiera información al capturar las pólizas; de manera predeterminada, el valor del campo "frecuencia.poliza.intuitiva" en dicho archivo es 3. Si ya utilizaste tres veces una misma combinación de datos, el sistema ya aprendió que se trata de datos frecuentes y te los va a sugerir al capturar movimientos similares; en este caso, el valor de la frecuencia ya no aumentará puesto que su valor ya es 3. Después de esto, el único dato que aumentará en el registro conforme captures movimientos será el valor del campo "CantidadUso", ya que la funcionalidad es que el sistema te sugiera la cuenta que más utilices, por lo que si primero registras unos valores y después otros, siempre se van a sugerir los datos que uses con mayor frecuencia.
La razón por la que el campo frecuencia está restringido al valor de 3 en el archivo "Contpaq.properties", es porque el sistema no solo requiere aprender sobre las cuentas más utilizadas, también necesita "desaprender" sobre las cuentas que dejaste de utilizar para que ya no te las sugiera, por este motivo también existe el campo "FechaUltimoUso". Internamente existen algoritmos de borrado de registros con información que ya no usas de forma frecuente, con esto logramos un mayor control y evitamos saturación en la tabla de pólizas intuitivas, pues cada cierto tiempo se estarán eliminando registros. Por ello es que en el archivo "Contpaq.properties" también existe el parámetro "dias.poliza.intuitiva=60", indicando que la fecha máxima para que un registro esté sin uso en la tabla, de manera predeterminada es de 60 días.
Consideraciones y Solución de Problemas Comunes
Es importante validar que los datos sean correctos para evitar errores al cargar las pólizas. Un error común puede ser el formato de la fecha; si lo cambias, la póliza será aceptada. En el registro de póliza y movimiento, es crucial un campo llamado GUID, que es un ID que genera CONTPAQi y, según expertos, debe generarse desde el SDK. Todo esto es necesario para que el almacén digital de CONTPAQi lo reconozca y relacione las pólizas con los movimientos.