Cuando trabajas con sistemas de contabilidad, facturación y otros similares, en realidad estás trabajando con bases de datos, solo que no te das cuenta, ya que toda la lógica del tratamiento de los datos, la realiza el sistema. Hoy en día la cuantía y dispersión de variables que operan en cualquier sector productivo hace imprescindible para las empresas el contar con una herramienta de gestión como son las bases de datos que reflejen el entorno de la empresa.
¿Qué es una Base de Datos Contable?
Se puede pensar en las bases de datos como una hoja de datos con poderes especiales; al igual que ellas la información se organiza en filas y columnas y se almacenar en unidades de información llamadas tablas, un conjunto de tablas es una base de datos. Como contador trabajas todos los días con hojas de cálculo, las bases de datos no son muy diferentes, salvo que tienen ciertas características que les otorgan mayor precisión y velocidad a la hora de manejar grandes cantidades de datos.
Como contador y por la naturaleza de cómo funcionan los registros contables, las bases de datos relacionales son las más usadas hoy en día.
La Importancia de las Bases de Datos para el Contador
Es importante que como contador conozcas los aspectos básicos del manejo de bases de datos, esto te ayudará a poder trabajar de manera eficiente y a sacar el mayor provecho de la información que almacenas en computadora. El registro contable permite a las empresas tener una imagen completa de su actividad económica y financiera a través de su contabilidad. Esta herramienta no solo facilita conocer el nivel de éxito del producto o servicio ofrecido al mercado, sino también la potencialidad de crecimiento o la localización de brechas que afectan, de forma directa o indirecta, a su cuenta de resultados.
Análisis de la Validez y Operatividad de una Base de Datos
La validez y operatividad de una base de datos de gestión comercial, se puede analizar desde una triple vertiente: Contenido, Gestión y Análisis. El contenido de la base de datos hace referencia tanto a los sujetos - empresas - en ella contenidos como a las variables consideradas. Normalmente, en una base de datos de empresas, estas variables son, exclusivamente, de carácter cuantitativo: variables demográficas, dimensión, facturación, plantilla, actividad, etc.
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En esta fase, la operatividad de la base de datos en ella contenidos, su eficacia esta condicionada a la realización de un riguroso y periódico mantenimiento que evite los costes del error: devolución de envíos, cambios de denominación, variación de sujetos en la dirección de la empresa, etc. En muchas ocasiones, la dificultad de este mantenimiento se ve rigurosamente condicionada por la imposibilidad de dedicar recursos a ello -dimensión de la empresa - o por el volumen de la base de datos manejada. Ambos problemas, hacen recomendable, en muchas ocasiones, encargar estas funciones a empresas externas.
Por gestión de la base de datos, nos referimos a los soportes que nos permiten operar con los datos disponibles.
El Libro de Contabilidad de Base de Datos
El libro de contabilidad de base de datos forma parte de la característica del libro de contabilidad. Captura de forma incremental el estado de una base de datos a medida que evoluciona con el tiempo, mientras se producen actualizaciones en las tablas del libro de contabilidad. Cualquier operación que actualice una tabla de libro de contabilidad debe realizar algunas tareas adicionales para mantener los datos históricos y calcular los resúmenes capturados en el libro de contabilidad de la base de datos.
Para capturar el estado de la base de datos, el libro de contabilidad de la base de datos almacena una entrada para cada transacción. Captura metadatos sobre la transacción, como su marca de tiempo de confirmación y la identidad del usuario que la ejecutó. sys.database_ledger_transactions mantiene una fila con la información de cada transacción en el libro de contabilidad de la base de datos. Para poder ver el libro de contabilidad de la base de datos se necesita el permiso VIEW LEDGER CONTENT.
Registros Contables y Asientos: El Núcleo de la Información Contable
Las empresas deben llevar un registro de sus actividades y operaciones anuales con el fin de conocer la salud económica y financiera de su organización, así como cumplir con las obligaciones fiscales y contables. Los registros contables de una empresa hacen referencia al conjunto de anotaciones de cada una de las operaciones y actividades que se llevan a cabo a lo largo de un ciclo contable. En concreto, estas anotaciones quedan reflejadas, como mínimo, en los asientos contables del libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales.
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La información que se incluye en estos registros contables son aquellos datos que hacen referencia a la contabilidad diaria de la compañía (nóminas, gastos de producción del bien o servicio, alquileres mobiliarios o inmobiliarios), al pago de impuestos o los balances de previsión y cierre de año, entre otros.
Objetivos y Beneficios del Registro Contable
Llevar un adecuado control de la actividad contable de una empresa permite al equipo directivo de la misma:
- Conocer la salud económica y financiera de la compañía.
- Identificar y controlar las obligaciones fiscales y contables en las que se ha incurrido, así como garantizar el cumplimiento adecuado de cada una de ellas.
- Analizar los costes asociados a la producción o prestación del servicio objeto de su actividad.
- Tomar decisiones sobre el crecimiento y expansión de la organización; la capacidad de endeudamiento; la ampliación o disminución de la plantilla; así como la continuidad o el cierre de las diferentes líneas de producto o servicio según su rendimiento.
- Mantener su información económica y contable al día ante auditorías financieras, internas o externas.
¿Qué son los Asientos Contables?
Los asientos contables son el reflejo de cada una de las operaciones económicas que se realizan por la empresa. El conjunto de los asientos contables de un determinado periodo conforma las cuentas anuales de la compañía. La información que se recoge en estos asientos contables abarca desde las nóminas abonadas hasta los gastos asociados a la producción o la prestación de un determinado servicio, pasando por el pago de impuestos o amortizaciones de activos y pasivos, entre otros. En definitiva, cualquier acción que tenga un impacto en la contabilidad de la empresa debe encontrarse perfectamente recogida a través de estos asientos contables de los registros de la empresa.
El tipo de asiento dependerá de la operación con la que se corresponda, aunque es posible clasificarlos en cinco grandes tipologías:
- Operativos: Relacionados con la actividad diaria de la compañía, recogen de forma ordenada y cronológica todas las operaciones realizadas durante ese ejercicio.
- De apertura: Aquellos con los que las compañías abren las cuentas de un ejercicio.
- De cierre: Aquellos con los que las organizaciones cierran las cuentas de un ejercicio.
- De ajuste: Correcciones de los balances al finalizar el ejercicio para garantizar que los registros contables recogen correctamente todas las actividades económicas realizadas, en ese tiempo, por la empresa.
- De regularización: Una tipología vinculada a las cuentas de resultados de la compañía, ya que muestra el resultado final de los ingresos y gastos de la misma durante un ejercicio concreto.
Registros Contables Obligatorios y su Correcta Elaboración
Los registros contables obligatorios vienen regulados en el Código de Comercio (C.Com). En concreto, en su artículo 25.1 establece que “todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario”.
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Por consiguiente, de la propia normativa se desprende que existen dos libros contables que le son exigibles a todas las empresas:
- El libro diario en el que se “registrarán día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa” (art. 28.2 C.Com).
- El libro de inventarios y cuentas anuales que “se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales” (art. 28.1 C.Com).
¿Cómo hacer el registro contable correctamente?
Tal y como exige el Código de Comercio, un registro contable adecuado es aquel que refleje de forma fiel el conjunto de actividades desarrolladas por la empresa, de manera cronológica y ordenada. Los asientos contables deben regirse por los principios de exactitud y exhaustividad. Cuanto más detallados y mayor información proporcionen de la actividad sujeta a control, mejor información ofrecerán al libro de contabilidad del que formen parte. Por ello, es necesario que estén dotados de una serie de datos básicos como son la fecha y descripción de la operación o hecho.
Además, la misma normativa exige que los libros contables, así como la documentación asociada a ellos (facturas, justificantes, etc.), se guarden durante seis años a contar desde el último asiento contable registrado en los mismos.
Herramientas y Ejemplos de Bases de Datos Contables
Si usas Microsoft Office, es casi seguro que tienes instalado un gestor de base de datos, todos los paquetes de ofimática cuentan con uno, en el caso de Microsoft se trata de Access, este viene en las versiones mas completas del office por lo que es posible que algunos no lo tengan. Hemos grabado un webinar (video) en el cual realizamos un ejemplo práctico, usamos para ello una base de datos completa realizada en access.
El presente estudio aborda el análisis de tres bases de datos de información que han sido las más utilizadas en la investigación contable en el ámbito internacional: AMADEUS, COMPUSTAT (GLOBAL), EXTEL COMPANY ANALYSIS. El análisis de cada una de ellas se realiza en relación con su contenido, empresas que considera y periodo que abarca, destacando sus ventajas y limitaciones desde la perspectiva de la investigación contable.
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