El flujo de efectivo depende del pago puntual de las facturas, y ese es un ámbito donde la mayoría de negocios encuentran problemas. En esos escenarios, y aunque las cosas están cambiando, hay algunas medidas que se pueden tomar para mejorar el proceso de facturación y recibir los pagos más rápido, empezando por conocer los tipos de facturas y cómo gestionarlas. La mayoría de empresas tienden a subestimar cuánto tiempo conlleva la facturación; el equipo de contabilidad puede gastar hasta el 10 por ciento del tiempo tan únicamente creando, enviando y persiguiendo facturas. Eso puede causar un lastre en el resto de tareas de administración, así que es importante tener esto en cuenta a la hora de definir la estrategia de planificación y contabilidad de los ingresos y gastos.
¿Qué es la cuenta de Clientes Varios?
Si tienes ingresos provenientes de clientes sin identificar, o de clientes para los que no tienes el NIF, deberás asociarlos a un cliente ficticio que agrupe todas estas ventas. Por defecto, muchos sistemas de gestión incluyen una ficha especial en la base de datos de clientes: CLIENTES VARIOS. Desde la pantalla de clientes puedes encontrarlo buscando «varios» con los prismáticos o el código «99999». Te recomendamos que rellenes al menos el CIF y los datos de dirección (pueden ser datos ficticios) para que no te genere errores al enlazar con contabilidad. Si es necesario, también puedes modificar el código, para que vaya a contabilidad con la cuenta contable correcta. Lo que no puedes modificar es el nombre: debe llamarse «CLIENTES VARIOS».
¿En qué casos utilizar CLIENTES VARIOS?
- Cuando queramos crear facturas simplificadas: es decir, facturas en las que no identificamos al cliente con sus datos. Ten en cuenta que solo se puede emitir factura simplificada en los casos contemplados por la Agencia Tributaria.
- Cuando queramos emitir una factura completa pero sin registrar los datos del cliente en nuestra base de datos: También es una buena opción si quieres hacer un presupuesto a un cliente pero no quieres darle de alta todavía en tu base de datos.
A la hora de crear una nueva venta, si escoges como cliente «CLIENTES VARIOS» tendrás la opción de rellenar sus datos haciendo click en el icono justo a la izquierda del campo «Cliente». Si haces click en «Añadir este cliente a la base de datos de clientes» se creará una ficha con todos los datos que has introducido. También cambiará esa venta y el nombre del cliente pasará a ser el nombre de la empresa en lugar de «Clientes Varios». La opción «Captar datos de un cliente» puede resultarte útil si, por ejemplo, has realizado una venta a Clientes Varios y, posteriormente, te llaman pidiéndote la factura de parte de una empresa que ya tienes en tu base de datos.
Tipos de Facturas en la Normativa Española
Existen dos tipos de facturas que se pueden emitir cuando se realizan transacciones de bienes y servicios en España. En el primer caso, es una factura completa que tus clientes podrán deducirse. Por otro lado, en 2013, el Reglamento de Facturación introdujo la factura simplificada en reemplazo del ticket, que se hace cumpliendo ciertos requisitos.
Las facturas simplificadas se pueden usar para informar ciertas transacciones (también conocidas como tickets de caja). La principal diferencia radica en que la factura simplificada no incluye los datos del adquirente del bien o servicio. Además, también se pueden crear facturas simplificadas cuando el importe de la factura es inferior a 3.000 euros (IVA incluido). En principio, el IVA soportado no se puede deducir de las facturas simplificadas, a menos que se proporcione información adicional.
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En cuanto a las facturas con IVA en España, deben emitirse dentro de los seis meses siguientes a la entrega del producto o servicio. Además, deben almacenarse electrónicamente por un período de diez años.
La Contabilización de Facturas Simplificadas
Cuando debido a la actividad que se desarrolla no se está obligado a emitir facturas, y éstas se sustituyen por la emisión de tickets de caja (facturas simplificadas), su contabilización debe hacerse de la siguiente manera: al final del día debe crease una factura emitida con la suma de todos los tickets del día, uno por cada tipo de IVA, de esta manera se contabilizarían los ingresos separados por tipo de IVA.
Para configurar esto en tu software de gestión, accederás a la pantalla de Configuración general de impuestos y en el apartado Facturas a clientes sin identificar deberás seleccionar la opción de «Clientes varios» en el desplegable. Si no lo has creado todavía, puedes crearlo en este mismo apartado haciendo clic sobre «Crear cliente Clientes varios».
¿Cómo Facturar a un Cliente Específico una Venta ya Contabilizada en Clientes Varios?
Un problema habitual surge cuando todas las ventas se contabilizan inicialmente de forma agrupada como clientes varios. Si posteriormente se le hace la factura a un cliente concreto, surge la duda de cómo proceder para no duplicar los ingresos. Lo que se busca es saber cómo, sin anular el asiento de ventas original, podemos minorar los ingresos para hacer la factura personalizada al cliente. Las ventas hay que declararlas según devengo (fechas suministros), con independencia de la fecha de la documentación.
Para solucionar esta situación, se pueden plantear tres alternativas según la práctica contable:
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- Transformación o ampliación documental: Consiste en extender la factura que solicitan con una numeración independiente a los tiques y a cualquier otra serie. A esta serie se le puede llamar, por ejemplo, "transformación o ampliación documental". Esta factura se extendería con fecha actual, pero haciendo referencia a la fecha de suministro y copiando los conceptos al completo. Naturalmente, no sería objeto de registro en contabilidad como ingreso de ventas dado que ya lo está con anterioridad. Dicha factura quedaría archivada junto con su tique o factura simplificada de origen.
- Duplicidad formalizada: Extender una factura formalizada con iguales datos al tique o factura simplificada (igual fecha, numeración y conceptos). Quedaría igualmente archivada junto con el tique de origen. Lo único que se hace es formalizar un tique como factura formalizada, sin perder la serie de los tiques.
- Factura rectificativa (Recomendada): Hacer una factura rectificativa anulando/sustituyendo el tique origen (factura simplificada), y una nueva factura formalizada con fecha actual, pero haciendo referencia a los datos de origen (fecha, numeración, conceptos e importe). Solo se procede a una identificación fiscal de un suministro ya realizado y declarado; aunque sea en un periodo posterior, la cosa queda neutra en cuanto a la fiscalidad en el periodo de rectificación, realizando el abono y la factura al mismo tiempo por idéntico importe. Esta solución es la que mejor se adapta al reglamento de facturación, ya que se respetan todos los datos del tique original añadiendo los datos identificativos del cliente.
Problemas de Registrar Varios Clientes o Proveedores en un Único Documento
Al registrar un asiento que contiene varios registros de cliente o de proveedor, se crea un solo documento contable que contiene varios saldos de cuentas de clientes o proveedores. Durante el proceso de liquidación, las entradas contables originales se usan para crear las entradas contables para el descuento por pronto pago, las pérdidas y ganancias no realizadas, las pérdidas y ganancias realizadas y la liberación del extracto de cuenta del documento original.
Si la factura original se ha registrado en un documento que contiene registros de varios clientes o proveedores, se resume la contabilidad original. Esto puede generar las siguientes problemáticas:
- Descuentos por pronto pago: Si se obtiene un descuento por pronto pago al liquidar un pago, la contabilidad del descuento debe registrarse en la cuenta contable del documento original. Si se usó un único asiento con múltiples registros, el valor de la cuenta de descuento de efectivo se asignará a todas las dimensiones de las cuentas de gastos del documento de forma prorrateada, lo cual puede no reflejar la realidad del gasto.
- Diferencias de tipo de cambio: Si se genera una pérdida o ganancia realizada debido a una diferencia en el tipo de cambio entre el momento del registro y el pago, el valor de esta diferencia se asignará a todas las dimensiones de las cuentas de gastos del documento de la factura original, aunque la percepción del usuario sea que solo una de ellas pertenece a la cuenta de gastos que se liquida.
- Transferencias de saldos: Al transferir saldos de un cliente a otro (por ejemplo, cuando una aseguradora se hace cargo de la deuda de un cliente), si se utiliza un solo documento con varios registros de cliente, las dimensiones de distribución del descuento de efectivo procederán de la transacción de la transferencia y no de la cuenta de ingresos de la factura original.
Para evitar estos problemas no deseados con acuerdos futuros, en lugar de usar un único documento de diario con múltiples registros de clientes o proveedores, se recomienda especificar y utilizar varios documentos individuales en el diario para registrar cada transacción.
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