El cierre de mes es un paso esencial en la gestión financiera de cualquier empresa. Este procedimiento proporciona una visión actualizada de la situación económica, clave para la toma de decisiones informadas.
Importancia del Cierre Contable Mensual
La contabilidad mensual es un pilar fundamental en la gestión financiera de cualquier empresa. Realizar un cierre de mes permite conocer los beneficios generados por el negocio y saber si cumplió con sus objetivos. Este proceso permite a las empresas evaluar de manera precisa su desempeño financiero, determinando si han obtenido ganancias o incurrido en pérdidas durante ese periodo. Mantener un orden riguroso en este proceso no solo asegura el cumplimiento de las obligaciones fiscales, sino que también proporciona una visión clara y precisa de la salud financiera del negocio.
El cierre de mes implica una revisión detallada de los datos financieros de la empresa, abarcando la organización y validación de ingresos, egresos y cuentas por pagar y cobrar. Un cierre contable mensual eficaz permite anticiparse a problemas, evitar correcciones posteriores y mantener la contabilidad actualizada sin contratiempos.
Pasos para Realizar un Cierre Contable Mensual Eficiente
Veamos ahora cómo puedes hacer el cierre de mes más efectivo y menos estresante. Realizar un cierre de mes eficiente es fundamental para la salud financiera de tu empresa. Es por eso que en este artículo te decimos cómo hacer el cierre de mes más sencillo.
- Fijar Fechas Límite: El primer paso para organizar las finanzas mensuales de tu negocio es fijar una fecha límite de cierre contable y otra para entregar resultados. Es esencial que al cierre de mes tengas fechas límites claras y que las conozcan todos los empleados y los involucrados en este proceso.
- Revisión de Estados Financieros Bancarios: El cierre contable mensual de tu negocio debe incluir la revisión de los estados financieros bancarios para determinar si los gastos no rebasaron tu presupuesto o si hay cobros no identificados. Además de los egresos, tienes que considerar todos los ingresos mensuales. Una sugerencia para facilitar esta tarea es aceptar pagos con tarjeta, ya que contarás con los estados de cuenta digitales para facilitar la conciliación. Para cada ingreso del mes, es esencial registrar meticulosamente los cobros realizados. Similar a los ingresos, cada gasto debe ser conciliado con su respectivo pago. Es obligatorio timbrar todos los pagos de facturas emitidas con el método PPD (Pago en parcialidades o diferido).
- Análisis de Compras e Inventario: Esta actividad te ayudará a determinar si las compras que hiciste a lo largo del mes fueron suficientes para cubrir la demanda en tu negocio o si debes hacer alguna modificación a tu presupuesto para adquirir más inventario.
- Clasificación de Gastos: Una clasificación precisa de los gastos es crucial. Haz una lista de las operaciones financieras, sin dejar ninguna transacción sin registrar.
- Registro de Impuestos: Es crucial iniciar el mes registrando el pago de impuestos del período anterior, incluso si el monto es cero.
Automatización y Software Contable
Puedes automatizar las actividades financieras de tu negocio a través de un software de contabilidad que te ayude a organizar y analizar la información. Con nuestro sistema de Contabilidad Electrónica en Línea, puedes optimizar el Checklist mensual de los procesos contables y fiscales de manera eficiente y segura.
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Un buen software contable no solo debe registrar operaciones. Debe facilitar la revisión, el control y la automatización de los principales procesos que impactan el cierre contable. Para los despachos contables, el cierre mensual es una de las tareas más importantes y también una de las más propensas a errores. Contar con un buen software de contabilidad ya no es opcional: es la herramienta esencial para asegurar cierres mensuales automatizados, ordenados y libres de errores. Un buen software contable para contadores automatiza cada paso y convierte el cierre en una rutina ágil, confiable y escalable. Facilita el trabajo de tu despacho con el mejor software contable.
Colaboración y Comunicación Interna
El cierre de mes es exclusivo para tu organización y por eso debes trabajar con tu equipo y crear su propia lista de verificación. La tarea del cierre del mes implica que todo el equipo financiero trabaje y se comunique con los directores y jefes de departamento. También, organiza reuniones con los responsables de presupuestos para que puedan alinear los costos que irán en el balance general de resultados. Esto se puede realizar mediante herramientas financieras que lo hagan en tiempo real y que te permitan monitorearlos, como la tarjeta empresarial de Edenred, de la que hablaremos posteriormente.
Consideraciones Adicionales
Es importante que tengas un registro de las transacciones pasadas y presentes para contar con total transparencia de las operaciones contables del cierre de mes. Puedes dividir el proceso en múltiples tareas más alcanzables para que el cierre de mes se cumpla más rápido. Los activos fijos se anotan como efectivo en el libro de cuentas de una empresa y como suelen ser costosos, su valor disminuye cada año.
Aún en 2025, muchos contadores siguen realizando procesos manuales o parciales, lo que incrementa el riesgo de omisiones, duplicidades y retrabajos y la mayoría de los errores contables están relacionados con conciliaciones incompletas y registros contables mal clasificados.
Cierre Contable Anual
Cuando se va acercando el final del año, los contables se preparan para su gran día, y no hablamos de san Silvestre. Al final del ejercicio, que generalmente es el 31 de diciembre para la mayor parte de empresas, el departamento de contabilidad se dispone a cerrar el ejercicio corriente y abrir el siguiente.
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¿Qué es el cierre contable y por qué se hace?
Con el cierre contable se cancelan todas las cuentas del ejercicio (cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción) y se trasladan los resultados al balance anual, incorporándolos al patrimonio si ha habido beneficios (como utilidades) o restándolos del patrimonio si ha habido pérdidas.
Efectivamente, hay diversas variables (amortizaciones, deudas, provisiones, etc.) que se han de tener en cuenta para que el paso de un ejercicio a otro no tergiverse los números. Hay que tener presente que el cierre contable es una herramienta clave para la planificación y la posterior toma de decisiones. Para que los resultados de un ejercicio a otro sean comparables es fundamental que este proceso se realice de forma homogénea y en las mismas fechas dentro de los plazos que otorga la legislación.
¿Qué pasos han de seguirse para cerrar un ejercicio contable y qué plazos han de observarse?
Normalmente, todas las empresas cierran el ejercicio a fecha de 31 de diciembre. A partir de entonces, cuentan con:
- 3 meses (hasta el 31 de marzo del ejercicio siguiente) para formular las cuentas.
- 4 meses (hasta el 30 de abril) para legalizar los libros.
- 6 meses (hasta el 30 de junio) para celebrar Junta General y aprobar las cuentas anuales.
Aprobadas las cuentas, se depositan en el Registro Mercantil correspondiente durante el mes siguiente a la Junta (30 de julio). En los 15 días siguientes (plazo hasta el 14 de agosto) el registrador certifica si se han presentado los documentos exigidos por la ley y se publican en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME) las sociedades que han cumplido con sus obligaciones (los documentos depositados pueden consultarse públicamente). El plazo para pagar el impuesto de sociedades concluye el 25 de julio para las empresas cuyo periodo impositivo coincide con el año natural y a los 25 días naturales tras los seis meses que siguen a la conclusión del periodo impositivo para las demás.
Pasos para el cierre contable
El cierre contable incluye una serie de acciones necesarias para obtener la cifra final de beneficios o pérdidas (antes de aplicar el impuesto de sociedades) fiel a la realidad. Como esta cifra depende de varios libros de cuentas y antes de obtenerla se han de localizar los posibles errores que se hayan cometido durante el ejercicio, como anotaciones de valores equivocados, cuentas erróneas u operaciones no documentadas, es necesario seguir unos pasos que pasamos a detallar a continuación.
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- Balance de comprobación de sumas y saldos
Con el balance de comprobación de sumas y saldos se revisa si a lo largo del ejercicio se han trasladado correctamente los saldos del libro diario al Mayor. Se trata de comprobar precisamente que las cuentas cuadran. Al mismo tiempo, este balance proporciona una síntesis del libro Mayor, que junto con el balance de cierre, servirá para obtener una idea fiel del patrimonio de la empresa al momento de cierre.
- Reclasificación de las deudas
Con la intención de preparar los libros para iniciar un ejercicio nuevo, un paso importante es reclasificar la parte de las deudas a largo plazo (aquellas que tengan un vencimiento de un año o menos) como deuda a corto plazo si se va a abonar en el ejercicio siguiente. Esto se hace cargando la cuenta (171) de deudas a largo plazo con entidades financieras a la cuenta (520) de deudas a corto plazo. Para ello se utilizan las tablas de amortización de préstamos que proporcionan las entidades bancarias y en las que se indican las cuotas y qué parte corresponde a amortización de la deuda y qué parte a intereses.
- Inventario de existencias
Las existencias (stocks) de una empresa son el conjunto de mercancías en su posesión que se encuentran en proceso de transformación para su explotación o aún no se han vendido. Este volumen de bienes, que forma parte del activo circulante de una empresa, sufre variaciones a lo largo de los doce meses de explotación del ejercicio, lo que modifica el resultado del ejercicio, de modo que, para obtener una idea veraz y actualizada de la situación en almacén a cierre, es necesario realizar un inventario de las existencias. Comprobar el estado de las existencias permite a las empresas planificar mejor en función de su stock.
- Verificar las dotaciones de amortización del inmovilizado
En este paso se comprueba que se han contabilizado y clasificado las partidas de inmovilizado correctamente (grupo 21 para el inmovilizado material y 20 para el inmaterial) y se han valorado las amortizaciones como corresponde. Para la gestión financiera es crucial dotar la amortización, lo que significa que se ha de imputar el gasto de la empresa en bienes de inversión (inmovilizado, permutas comerciales, terrenos, construcciones, amortizaciones de activos, deterioro del inmovilizado, etc.) teniendo siempre en cuenta las normas marcadas por el PGC para cada tipo de bien.
En el caso de las amortizaciones, se crea una ficha para cada bien en la que conste su precio de adquisición, su coeficiente de amortización, su valor residual, las cuotas en cada ejercicio y su amortización acumulada. Esto ha de permitir revisar si se han dotado amortizaciones por encima del valor de coste del activo. También se han de observar los límites permitidos de amortización fiscal por si se producen diferencias temporarias entre el gasto contable y el deducible fiscalmente.
- Dotación de provisiones
Las provisiones para riesgos y gastos son una especie de seguro financiero para las empresas. Reservando partidas para contingencias futuras, como la depreciación de activos, pero también gastos de viaje, etc., la contabilidad se ajusta a la realidad de la empresa y se evitan al mismo tiempo los problemas de no poder afrontar gastos que eran conocidos. El PGC permite aprovisionar para gastos futuros, aunque no se conozca el importe exacto o la fecha concreta, si bien ha de ser cierta, es decir, que no prevé las provisiones para riesgos indefinidos. Siguiendo el PGC, se trata de las cuentas 140 a 145.
- Ajustes por periodificación
En contabilidad, en base al principio del devengo, a cada ejercicio se le ha de imputar la parte de ingresos y gastos que corresponda en función del intercambio comercial, sin importar cuándo se produce realmente el ingreso o el desembolso. Esto hace que al final del ejercicio deban realizarse ajustes en el caso de gastos o ingresos que se extienden más allá del ejercicio, lo que se denomina periodificar gastos e ingresos. Las cuentas con posibles “incidencias” son las cuentas 6 y 7.
- Resultado antes de impuestos: el asiento del impuesto de sociedades
Realizados estos ajustes, tenemos el resultado antes de impuestos: son los ingresos contables menos los gastos contables según el PGC, es decir, el resultado contable. El resultado fiscal depende de los ajustes especificados en la Ley del Impuesto de Sociedades para calcular la base imponible: base imponible = resultado contable +/- ajustesEste asiento se hace el 31 de diciembre para que pueda reflejarse en la cuenta de resultados (pérdidas y ganancias) y en el balance de situación quede constancia de la obligación de pagarlo.
El impuesto de sociedades es el resultado de multiplicar el beneficio resultante por el tipo impositivo. La cantidad resultante se registra como gasto contable del ejercicio en la cuenta (630) Impuestos sobre Beneficios. Sobre este resultado se aplican otras variables (diferencias permanentes, las diferencias temporales y las bases imponibles negativas de ejercicios anteriores) que resultan en la base imponible sobre la que se aplica el tipo de gravamen correspondiente según el art. 28 de la Ley del impuesto de sociedades que, en términos generales, es de un 35 %. Hay algunas excepciones: si en el año anterior la empresa ha tenido una cifra neta de negocios inferior a 8 000 000 euros, es de un 30 %, y las mutuas de seguros y los colegios profesionales tienen una excepción de un 25 %.
- Asiento de regularización y cierre de ejercicio
El último paso en el cierre contable se denomina regularización y consiste en determinar el resultado de la empresa en el ejercicio, trasladando los saldos de todas las cuentas de gestión (6 y 7) a la cuenta de resultados (129) Resultado del ejercicio, una vez hechos los ajustes. Esta cuenta puede presentar dos situaciones: tener saldo acreedor (beneficio) o saldo deudor (pérdida). Este saldo se refleja en el balance (patrimonio neto) sumando o restando. En caso que tenga saldo deudor, se cambiará de cuenta, pasando de la 129 a la (121) Resultados negativos de ejercicios anteriores porque con ella se iniciará el ejercicio siguiente (hoy en día cualquier programa informático lo realiza automáticamente).
Sin embargo, esta pérdida se ha de invertir en algún momento (artículo 273.2 párrafo 2º del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital): “Si existieran pérdidas de ejercicios anteriores que hicieran que el valor del patrimonio neto fuera inferior a la cifra del capital social, el beneficio se destinará a la compensación de pérdidas”. Si el saldo es acreedor se presenta una propuesta de distribución a la Junta de Accionistas que puede basarse en dos grandes grupos de destinatarios, la propia empresa por un lado (reservas) y los socios y accionistas (dividendos) por el otro, aunque también pueden incluirse a otros grupos de beneficiarios (trabajadores, fundadores, etc.).