La gasolina es algo esencial para cualquier tipo de transporte, y su costo es una preocupación constante para empresas y particulares. Afortunadamente, tanto personas físicas como morales pueden acceder a métodos para que su declaración anual se vea beneficiada al incluir los gastos de gasolina.
Los vales de gasolina son una prestación que las empresas pueden otorgar a sus empleados para cubrir el gasto de combustible relacionado con su actividad laboral. Estos vales representan una gran ventaja para los empleados, ya que reciben un apoyo por parte de la empresa en un gasto que todos realizan. Además, los vales de gasolina también representan un beneficio fiscal para los empleadores.
Si te preguntas ¿Cómo se usan los vales de gasolina?, los vales de gasolina son una herramienta útil que las empresas pueden ofrecer a sus empleados para cubrir gastos relacionados con el combustible de manera conveniente y controlada. Aunque no sustituyen el salario, deben formar parte de una política de prestaciones registrada.
Requisitos para Deducir Gastos de Gasolina ante el SAT
Según el SAT, para que un gasto en gasolina sea deducible, debe cumplir con los siguientes puntos:
- Ser indispensable para la actividad económica de la empresa (operaciones, logística, visitas a clientes, etc.).
- Contar con un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) a nombre de la empresa y con toda la información correcta:
- RFC de la persona moral
- Uso adecuado del CFDI (por ejemplo, “Gastos en general”)
- Método de pago
- Fecha y monto
- Detalles específicos del proveedor de combustible
- Haber sido pagado únicamente con medios de pago rastreables:
- Cheque nominativo de la empresa
- Transferencia electrónica desde cuenta empresarial
- Tarjeta bancaria (crédito, débito o servicios) emitida por instituciones financieras a nombre de la empresa
- Monederos electrónicos autorizados por el SAT para compra de combustible
- Estar debidamente registrado en contabilidad y haberse restado una sola vez.
- El comprobante fiscal debe reflejar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) de manera expresa y por separado.
Por tanto, el pago en efectivo no está permitido a efectos de deducción de combustible (salvo en casos autorizados específicamente). Ni siquiera, aunque el monto sea inferior a $2,000 MXN, como ocurre con otros gastos.
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Límites de Deducción y Novedades Fiscales
Las disposiciones en materia de deducibilidad de combustibles continúan vigentes, pero el SAT ha realizado una serie de aclaraciones al respecto. El cien por cien del gasto en gasolina puede llegar a ser deducible en dos casos:
- Autos convencionales con un costo inferior a $175,000 MXN.
- Vehículos híbridos o eléctricos cuyo precio esté por debajo de los $250,000 MXN.
Si tienes tus vehículos en esquema de arrendamiento, solamente serán deducibles hasta por $200 pesos diarios (con la condición de que el valor del coche no supere los $175,000 MXN. Cuando el auto arrendado es híbrido, el monto que se puede deducir es hasta $285 pesos diarios ($8,550 pesos al mes) mientras el costo del vehículo no supere $250,000 pesos.
En 2025 se va a reforzar la vigilancia para que nadie trate de deducir gasolina pagada en efectivo o que no cuente con una factura electrónica válida.
La gasolina es deducible proporcionalmente al valor de los automóviles. Si se tienen por leasing o esquema de arrendamiento igualmente son deducibles siempre y cuando el valor del automóvil no supere $175,000 o por $200 pesos diarios. Si el automóvil sobrepasa estos costos, la gasolina se deduce proporcionalmente.
La ley de Impuesto Sobre la Renta determina que:
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- Los automóviles requeridos sólo serán deducibles hasta por un monto de $170,000 pesos.
- Tratándose de híbridos electrónicos, el monto deducible aumenta a $250,000 pesos
- Si el auto es arrendado, únicamente será deducible hasta $200 pesos diarios ($6,000 al mes) siempre y cuando el valor no supere los $175,000
- Si el auto arrendado es híbrido, el monto deducible aumenta a $285 pesos diarios ($8,550 al mes) siempre y cuando el valor no supere los $250,000
Por ejemplo:
Si tu auto vale 200,000 pesos + IVA sólo se podrá deducir el 87.5% de las gasolina, porque 175,000 es el 87.5% de 200,000.
Aunque:Si el vehículo adquirido cuesta menos de $175,000 pesos + IVA, se podrá deducir siempre el 100% de la gasolina.
Límites de Deducción por Kilometraje
Cuestión aparte es la deducción de los gastos de kilometraje en los que incurre un colaborador que haya utilizado su auto para un desplazamiento laboral. A la hora de hacer el reembolso correspondiente, existen ciertos límites a tener en cuenta:
- La deducción no puede exceder $0.93 MXN por kilómetro recorrido.
- El tope a deducir son 25.000 kilómetros por ejercicio fiscal (el equivalente a $23.250 MXN al año por vehículo), según el Reglamento de la LISR.
- Los gastos deben estar respaldados por comprobantes, como pueden ser recibos de las casetas de peaje o las facturas del hospedaje del conductor. Además de justificar el gasto, estos recibos sirven para confirmar que el viaje ha sido a una distancia de más de 50 kilómetros del lugar de residencia del empleado (requisito necesario para que los viáticos sean deducibles).
Monederos Electrónicos y el Complemento ECC
Los monederos electrónicos son tarjetas recargables que permiten a los usuarios comprar combustible, sin tener que llevar dinero en efectivo. Cada vez que el usuario utiliza el monedero electrónico para comprar combustible, se registra una transacción.
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El complemento ECC, es un documento que lleva un registro detallado de las transacciones de compra de combustible, realizadas con un monedero electrónico en una estación de servicio y asegurarse de que el saldo de tu monedero electrónico sea correcto. El complemento es emitido por la empresa que proporciona el monedero electrónico como forma de pago y muestra información detallada sobre cada transacción de combustible realizada.
A partir de la versión 16.4.1 de CONTPAQi Contabilidad, podrás cargar, asociar, consultar y contabilizar los datos del complemento del Estado de cuenta de combustibles (ECC), desde la póliza. Dentro del movimiento, en los campos de "Cargo" o "Abono", presiona la tecla "X" para ver los importes de los nodos del comprobante.
Tips para el Control de los Gastos de Gasolina
Cualquier gasto de gasolina que no se ajuste a los requerimientos del SAT no será deducible. Pero si tratas de deducirlo y el SAT lo detecta, puede multarte e incluso, iniciar un procedimiento de auditoría. Así que lo mejor es implementar un kit de herramientas de buenas prácticas.
¿Qué es lo que no debería faltar?
- Un apartado destinado al pago de combustible dentro de la política de gastos interna. Sería bueno definir lineamientos claros sobre cómo y cuándo repostar. Puedes, por ejemplo, determinar las estaciones de servicio autorizadas y los montos máximos por evento.
- Contar con soluciones especializadas en la gestión de gastos profesionales que faciliten el registro y control. Cada vez que un colaborador echa gasolina, su supervisor lo sabrá. Además, mediante la digitalización de los recibos se reducen los errores humanos. Y en caso de necesidad, tendrás a mano una bitácora de viajes con montos, fechas, estaciones de servicio, etc.
- Capacitar a los empleados para que no se salten ningún requerimiento normativo: que soliciten siempre la factura CFDI a nombre de la empresa, que verifiquen que esta incluye todos los datos necesarios, que utilicen un medio de pago aceptado, etc.
- Revisar y conciliar los comprobantes de forma periódica.
Errores Comunes al Deducir Gasolina y Cómo Evitarlos
Existen varios errores comunes que pueden causar que el SAT no acepte la deducción:
- El SAT no permite deducir gasolina pagada en efectivo (excepto en casos muy específicos, como en comunidades rurales o zonas sin bancos). Por eso, siempre debes pagar con tarjeta de débito, crédito, vales, transferencia o cheques nominativos.
- El SAT rechaza facturas sin el RFC correcto para efectos de deducción.
- Si la factura no existe en el sistema del SAT, no se puede deducir. Para esto, debes descargar tu XML y PDF.
- El SAT puede rechazar deducciones que no estén directamente relacionadas con tu actividad. Deduce la gasolina que se use para actividades productivas, como repartos, visitas a clientes, transporte de personal, etc.
Estrategias para Reducir el Consumo de Combustible
Además de la correcta deducción fiscal, es importante implementar estrategias para reducir el consumo de combustible:
- Un mantenimiento regular y adecuado de los vehículos de tu flota es fundamental para garantizar un rendimiento óptimo y reducir el consumo de combustible.
- Fomenta prácticas de conducción eficientes entre tus empleados. Deben evitar aceleraciones y frenadas bruscas, y se debe mantener una velocidad constante y utilizar el control de crucero en carreteras de larga distancia.
- Optimiza las rutas de entrega o de trabajo para minimizar la distancia recorrida y evitar el tráfico.
- Instala limitadores de velocidad en tus vehículos para evitar que los conductores excedan los límites legales y consuman más combustible.
- Fomenta el teletrabajo cuando sea posible para reducir la necesidad de desplazamientos diarios.
- Proporciona capacitación regular a tus empleados sobre prácticas de conducción eficientes y la importancia de ahorrar combustible.
Tabla Resumen de Deducciones de Gasolina
| Concepto | Condiciones | Límite de Deducción |
|---|---|---|
| Automóviles convencionales | Costo inferior a $175,000 MXN | 100% del gasto en gasolina |
| Vehículos híbridos o eléctricos | Precio por debajo de $250,000 MXN | 100% del gasto en gasolina |
| Automóviles en arrendamiento | Valor del coche no supera $175,000 MXN | Hasta $200 pesos diarios |
| Automóviles híbridos en arrendamiento | Costo del vehículo no supera $250,000 MXN | Hasta $285 pesos diarios |
| Gastos de kilometraje | Uso del auto para desplazamiento laboral | No exceder $0.93 MXN por kilómetro recorrido, tope de 25,000 km por año |
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