De todo el papeleo al que debe enfrentarse un autónomo o una empresa en su día a día, hay algo totalmente ineludible: la fatídica y temida declaración trimestral del IVA. ¿Realmente es para tanto? Lo cierto es que no. De hecho, en esta guía paso a paso te vamos a explicar qué es, cómo se presenta y todo lo que debes saber sobre ella. Descubrirás que, en realidad, es un proceso muy sencillo y que incluso puede beneficiarte. La declaración trimestral es un documento que debes presentar cada tres meses para liquidar impuestos o informar a Hacienda sobre tu actividad. El IVA trimestral es una obligación fiscal para autónomos y empresas que realizan actividades sujetas al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). Declararlo trimestralmente puede parecer un desafío, pero con la información adecuada es un proceso manejable.
¿Qué es la declaración trimestral del IVA?
El IVA es el Impuesto al Valor Añadido con el que se gravan servicios y productos. El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) es un impuesto que grava el consumo de bienes y servicios. Los autónomos y empresas recaudan este impuesto como sujetos pasivos cada vez que brindan un servicio o venden algún bien a un cliente. También se deducen el IVA pagado por el consumo de bienes y/o servicios necesarios para su actividad. El IVA es el impuesto indirecto al consumo por excelencia.
¿Y dónde se refleja todo eso para rendir cuentas con el Estado? En efecto, en la declaración trimestral del IVA. Se llama así porque la liquidación de este impuesto se suele hacer una vez cada tres meses, aunque es cierto que, en casos muy contados, puede ser mensual.
Como autónomo y para llevar a cabo tu negocio, manejas dos tipos de IVA: el IVA soportado y el IVA repercutido. El IVA de tus ventas es el que añades en las facturas que emites a tus clientes, y lo ingresas a Hacienda cada trimestre. El IVA de tus compras es el que pagas a tus proveedores, y te lo puedes deducir en Hacienda. Debes recordar que el IVA es un impuesto, lo que significa que como autónomo, no puedes ganar ni perder dinero con él, ya que no es una cantidad que cobras tú. Tú simplemente la recaudas de parte del estado (o la pagas) a otros negocios que hacen lo mismo.
¿Quién tiene que presentar la declaración trimestral del IVA?
Todo profesional o empresa que lleve a cabo una actividad con la que se recauda IVA está obligado a presentar las declaraciones trimestrales de este impuesto. Además, es algo totalmente obligatorio. El cumplimiento de las obligaciones fiscales es clave para la estabilidad financiera de cualquier empresa.
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Obligación incluso sin actividad
Se pueden dar casos de trimestres en los que no se haya tenido actividad alguna. Sin embargo, todo trabajador por cuenta propia está obligado a presentar el IVA con su correspondiente declaración trimestral. No importa que no se hayan generado ingresos o gastos, ni tenido actividad alguna. Eludir esta obligación puede derivar en sanciones por parte de Hacienda. Sería un grave error porque, cuando pagas más IVA del que recaudas, esta declaración trimestral te saldrá negativa, lo que significa que Hacienda “está en deuda” con el contribuyente.
Excepciones a la obligación de declarar IVA
Y los autónomos, como proveedores de bienes y servicios, están obligados a declarar el IVA de su actividad. ¿Todos los autónomos? No, todos no, pero casi todos. Aquellos autónomos cuya actividad está exenta de IVA no deben declararlo ni tampoco aquellos que forman parte del régimen especial de recargo de equivalencia. Los autónomos que ejercen una actividad exenta de IVA no tienen que presentar el modelo 303, entre otras cosas, porque no hay IVA que declarar.
Las actividades exentas de IVA están detalladas en el artículo 20 de la ley de IVA. Estas incluyen la enseñanza, educación y formación regladas por la Administración, la sanidad, y los servicios sociales, culturales o deportivos. La desventaja de ejercer una actividad exenta de IVA es que tampoco se puede deducir el IVA de los gastos.
Modelos de declaración trimestral del IVA
Los autónomos tienen la obligación de presentar trimestralmente algunos modelos tributarios, según las operaciones que hayan realizado y cómo se dieran de alta en el modelo 036/037. La clase de actividad que realizas y, dentro de ella, el que lleves a cabo o no determinados tipos de operaciones es lo que va a determinar la necesidad de entregar unas u otras.
Modelo 303: Autoliquidación del IVA
El documento principal que se debe presentar en la declaración trimestral del IVA es el modelo 303. Es el modelo oficial de la Agencia Tributaria para que autónomos y empresas puedan autoliquidar el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). El modelo 303 es el formulario utilizado para la autoliquidación del IVA. Permite a los contribuyentes declarar el IVA repercutido (cobrado en facturas emitidas) y el IVA soportado (pagado en compras y gastos deducibles). La diferencia entre ambos determinará si hay que pagar a Hacienda o si procede una devolución o compensación. Este modelo lo tienes que presentar siempre.
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Este modelo debe ser presentado por los autónomos y empresas que realicen actividades sujetas a IVA, independientemente de su forma jurídica, los arrendadores de inmuebles (cuando el alquiler esté sujeto a IVA) y los promotores inmobiliarios (al realizar entregas de bienes sujetas a este impuesto).
Modelo 349: Declaración de Operaciones Intracomunitarias
En caso de facturar a clientes internacionales, dentro de la UE, tiene que registrar también el IVA intracomunitario mediante el modelo 349 (generalmente, trimestral, aunque puede ser mensual en base a la facturación). Es el modelo donde se declaran las operaciones intracomunitarias de compra o venta de bienes o servicios a personas físicas o jurídicas domiciliadas en otros países de la Unión Europea. Este modelo es meramente informativo y da cuenta de todas las operaciones intracomunitarias dentro de la Unión Europea con otras empresas y profesionales, incluyendo cualquier entrega de bienes y servicios cuyo cómputo total no rebase los 50.000 €.
Modelo 390: Resumen Anual del IVA
Por otra parte, cada año se debe presentar también el modelo 390, que es un resumen anual del IVA. Los autónomos solo deben declarar el IVA de su actividad cada trimestre. Sin embargo, de manera anual, deben presentar un resumen de todas las operaciones sujetas a IVA. Este resumen anual es una declaración informativa, que resume, por así decirlo, todas las declaraciones trimestrales. Hacienda revisa que anualmente estés presentando el modelo 303 correctamente, y eso lo hace con el modelo 390. Para presentar dicho resumen, se debe rellenar el modelo 390, y el periodo de presentación va del 1 al 30 de enero.
Modelo 309: Casos puntuales sin declaración periódica
El Modelo 309 se trata de un modelo que sirve a aquellos que no tienen obligación de presentar declaraciones periódicas de IVA. Suele ser el modelo que deben presentar los comerciantes minoristas por las adquisiciones intracomunitarias de bienes o inversiones.
Tipos impositivos de IVA
Los tipos impositivos son porcentajes de IVA que se aplican al producto o servicio que vendes. En España existen tres tipos de IVA:
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- El tipo de IVA general, que es el del 21 %, aplicable a la mayoría de bienes y servicios.
- El tipo de IVA reducido, que es del 10 %, para alimentos, transporte y productos farmacéuticos, entre otros.
- El tipo de IVA superreducido, que es del 4 %, para productos de primera necesidad como pan, leche o libros.
Aplicar un tipo de IVA incorrecto puede provocar ajustes en futuras declaraciones e incluso sanciones. Antes de emitir tus facturas, consulta siempre el tipo de IVA aplicable.
Plazos para la presentación del IVA trimestral
La presentación del IVA es una declaración trimestral obligatoria para todos los autónomos y se debe presentar 4 veces al año. ¿Cuáles son las fechas y los periodos correspondientes? Los siguientes:
| Trimestre | Periodo que comprende | Plazo de presentación (general) | Plazo para domiciliación bancaria |
|---|---|---|---|
| Primer trimestre | 1 de enero al 31 de marzo | 1 al 20 de abril | 1 al 15 de abril |
| Segundo trimestre | 1 de abril al 30 de junio | 1 al 20 de julio | 1 al 15 de julio |
| Tercer trimestre | 1 de julio al 30 de septiembre | 1 al 20 de octubre | 1 al 15 de octubre |
| Cuarto trimestre | 1 de octubre al 31 de diciembre | 1 al 30 de enero del año siguiente | 1 al 25 de enero del año siguiente |
Es importante tener en cuenta que, cuando el resultado de tu declaración trimestral de IVA es positivo (es decir, te toca pagar a Hacienda), tienes cinco días menos de plazo para la opción de domiciliación en la cuenta corriente. Por eso, para pagar con domiciliación, el plazo será del 1 al 15 de cada mes (o al 25 de enero para el cuarto trimestre).
¿Cómo calcular el IVA trimestral?
Para calcular cuál es el IVA que deberemos pagar en la declaración trimestral, tan sólo se debe realizar esta operación: IVA Repercutido - IVA Soportado = Resultado de la liquidación. El cálculo del IVA trimestral es simple. El modelo 303 implica el cálculo del IVA que se debe declarar. Este cálculo es muy sencillo y para llevarlo a cabo solo hace falta tener presente el IVA de las facturas de venta y el IVA de las facturas de compra.
Así, el IVA a declarar será la diferencia entre el IVA devengado (el de las ventas) y el IVA soportado (el de las compras). El resultado de la liquidación dependerá de la diferencia entre ambas cantidades. Mediante este modelo, los autónomos informan a Hacienda de si han pagado más IVA del que luego han cobrado (si el IVA soportado es mayor que el IVA repercutido) o si, por el contrario, han recaudado un dinero que no les pertenece (el IVA repercutido es mayor que el IVA soportado).
IVA Repercutido (IVA Devengado)
El IVA repercutido se trata del impuesto que los clientes han pagado a lo largo del trimestre que vamos a declarar. Para calcularlo, debemos multiplicar el IVA que corresponda (4 %, 10 % o 21 %) al precio del producto o servicio vendido. Por ejemplo, si te compran una televisión por valor de 1.000 €, debes añadirle el IVA correspondiente, que en este caso sería el 21 % (210 €), por lo que el precio final que pagaría esa persona son 1.210 €. El IVA repercutido aquí serían 210 €. Para calcular el IVA repercutido de todo el trimestre deberías hacer esta operación con todos los productos y servicios vendidos a lo largo del periodo y sumar los resultados.
IVA Soportado (IVA Deducible)
El IVA soportado son los impuestos que el autónomo ha pagado al comprar otros productos o servicios por su actividad. Para calcular el IVA soportado, debemos realizar la misma operación que realizamos con el IVA repercutido, pero en este caso con los productos que compra el autónomo. Por ejemplo, si compraste un ordenador para realizar tu actividad por 1.000 €, valor al que deberías añadirle el IVA (21 %), por lo que el precio total que pagarías sería 1.210 €.
Resultado de la liquidación
Si el IVA devengado es mayor que el soportado, el resultado será un importe que habrá que pagar a Hacienda. Si el resultado es positivo, pagarás esa cantidad de IVA. Por otro lado, si el IVA soportado es mayor que el devengado, puedes compensarlo en los próximos trimestres o solicitar su devolución en el cuarto trimestre del año. Si te sale negativo, lo que significa que Hacienda “está en deuda” con el contribuyente. Estos importes negativos se pueden acumular para futuros trimestres, lo que se denomina “IVA a compensar", o pedir a Hacienda que nos lo ingrese, denominado formalmente “IVA a devolver”. En la declaración del 4º trimestre, puedes pedir la devolución. Cuando es Hacienda la que debe devolver la diferencia del IVA, esta se solicita en la declaración del último trimestre del año, esto es, entre el 1 y el 30 de enero. A partir de entonces, la Agencia Tributaria tiene un plazo máximo de seis meses para efectuar la devolución del IVA.
¿Cómo rellenar la declaración trimestral del IVA (Modelo 303)?
Para hacer la declaración trimestral del IVA es importante que tengas tus facturas de venta y tus facturas de gasto al día, por lo que te conviene tener tu facturación totalmente actualizada. Es muy importante también tener el certificado digital; sin él, nos será imposible entregar el modelo telemáticamente, u otra forma de confirmar tu identidad electrónicamente (como DNI-E).
De este modo, lo único que tendrás que hacer con el modelo 303 es indicar el importe de todo el IVA repercutido de tus facturas de venta del trimestre anterior y restar el IVA soportado de las facturas de compra. Sin embargo, hay que tener muy en cuenta las casillas donde se rellenan los datos, si no, Hacienda podría abrirnos un requerimiento de información, o peor, una inspección.
Habrá que distinguir entre facturas emitidas, adquisiciones intracomunitarias (hay que rellenar la casilla igualmente, aunque se presente el modelo 349), inversión del sujeto pasivo, facturas rectificativas, exportaciones, etc.; cada tipo de operación tiene su casilla en el Modelo 303.
Para completar el modelo 303, debes incluir lo siguiente:
- Añade el ejercicio (año) y el trimestre que vas a liquidar (1.º, 2.º, 3.º o 4.º).
- Incluye el IVA repercutido y el IVA soportado (siguiendo el método para calcular que te explicamos antes).
- Si tienes cantidades que debieron compensarte de operaciones anteriores, añádelas.
- En caso de que te salga a pagar, deberás incluir tu número de cuenta para que te realicen el cargo. De salir negativa, podrás solicitar el reintegro del dinero en caso de estar en el último trimestre del año.
El modelo 303 dispone de diferentes casillas para calcular el resultado final:
- Casilla 27: total del IVA devengado.
- Casilla 45: total del IVA soportado deducible.
- Casilla 46: resultado de la autoliquidación.
Si el resultado es positivo, indica la cantidad a pagar.
¿Qué gastos se pueden deducir en la trimestral de IVA?
Para optimizar el pago de impuestos y evitar costes innecesarios, es fundamental conocer qué gastos puedes deducir en tu declaración trimestral del IVA. Puedes deducir el IVA de todos los gastos ligados a tu actividad profesional.
Para empezar, debes tener en cuenta que el IVA soportado en determinados bienes y servicios es deducible siempre y cuando esté directamente relacionado con la actividad económica del autónomo o la empresa. Esto implica que cumpla con los siguientes requisitos:
- Ser necesario para la actividad económica y estar vinculado a la generación de ingresos.
- Estar correctamente documentado con una factura completa (las facturas simplificadas, como los tickets, no siempre son deducibles).
- Figurar en los registros contables de la empresa o autónomo.
Entre esos gastos están, por ejemplo, el alquiler de la oficina o local donde realices tu actividad (si trabajas desde casa, se puede deducir el porcentaje de esta dedicado exclusivamente al trabajo), también el teléfono profesional, las dietas, el kilometraje (en función de la necesidad de usar vehículo) y más. Siempre y cuando se pueda justificar que es un gasto necesario para tu trabajo, su IVA se podrá deducir de la trimestral del IVA.
Estos son algunos de los gastos deducibles más habituales: alquiler de oficinas, material y equipos informáticos, suministros y servicios profesionales, transporte, dietas y gasolina en determinadas condiciones. Evidentemente, no todos los gastos de una empresa pueden deducirse automáticamente. Hacienda revisa con especial atención algunos de ellos, por lo que es importante justificar su relación con la actividad profesional. Hacienda puede requerir justificantes de gastos deducidos durante los 4 años siguientes.
Formas de presentar la declaración trimestral del IVA
La trimestral del IVA siempre se ha podido presentar en papel y en digital. Sin embargo, a partir del 1 de enero de 2023, será imposible presentar el modelo 303 en papel de forma presencial. Así, solo queda disponible la presentación telemática. La presentación electrónica da más facilidades.
La Agencia Tributaria, a través de su web, te permite hacer la declaración trimestral del IVA de varias formas:
- Presentación con fichero: aportas un archivo con el que el modelo se rellena solo.
- Presentación a través del servicio de ayuda: rellenas el modelo de forma digital a través de la plataforma que facilita la AEAT.
El IVA trimestral se paga por Internet, a través de la Sede de la Agencia Tributaria. Las opciones de pago incluyen:
- Por domiciliación bancaria: Al rellenar el modelo 303, tendrás la opción de introducir el número de IBAN de tu cuenta bancaria.
- Por pago online (NRC): La opción NRC (número de referencia completo) es la forma de pagarlo online. Para elegir esta alternativa, clica en Realizar pago (obtener NRC).
- Por transferencia bancaria.
- Por documento de ingreso bancario.
¿Qué pasa si no se paga el IVA trimestral o se presenta fuera de plazo?
Los rebeldes que se plantean qué pasa si no se paga el IVA, ay. Pues que tiene consecuencias, claro. Todo depende de dos factores: el tiempo que pase y de si Hacienda lo reclama. No presentar las declaraciones correspondientes como autónomo tiene efectos legales y económicos.
No presentar el modelo 303 dentro del plazo puede generar sanciones y recargos según el tiempo de retraso. Si presentas la declaración fuera de plazo, se considerará una declaración extemporánea y te cobrarán un recargo con intereses de demora.
- Si se presenta sin requerimiento de Hacienda:
- Con un retraso de hasta 3 meses: recargo del 1% más un 1% adicional por cada mes de demora.
- Con un retraso superior a 12 meses: recargo del 15% más intereses de demora.
- En el caso de que Hacienda envíe un requerimiento:
- Habrá que hacer frente a una multa mínima del 50% de la cuota resultante, que puede llegar hasta el 150% en casos graves.
- ¡Ojo! Que si te haces el sueco y es Hacienda quien te reclama que pagues el IVA, la sanción que te toca es del 100% de la deuda que hayas generado. O sea, que si debías a Hacienda 200€ por IVA, si no lo pagas y te lo reclaman, el pago de IVA trimestral que tendrás que hacer será de 400€.
Siempre es conveniente que si detectamos cualquier error en una declaración tributaria, o si nos hemos olvidado de presentarla, no esperemos a que Hacienda nos lo requiera. Debemos regularizar los errores en una declaración complementaria del modelo correspondiente que se presentó mal.
Aplazamiento del pago del IVA trimestral
Sí, es posible aplazar el pago del IVA trimestral de autónomos (principalmente porque tus clientes no te han pagado las facturas y por tanto, tampoco el IVA repercutido). Aunque las formas de hacerlo dependerán de la cantidad de IVA que quieras aplazar. Hacienda te da la opción de aplazar el pago del IVA. El aplazamiento puede ser fraccionado.
- Deuda inferior o igual a 30.000 euros: Podrán solicitar el aplazamiento durante un máximo de 12 meses, sin necesidad de aportar garantías. Para pedirlo solo tendrás que seleccionar la opción de Reconocimiento de deuda con solicitud de aplazamiento en el modelo 303.
- Deuda superior a 30.000 euros: El autónomo podrá pedir un aplazamiento durante un máximo de 36 meses. En este caso, el autónomo deberá aportar alguna garantía. Para que Hacienda te conceda el plazo para estas cantidades tendrás que justificar los motivos. Esto significa que tendrás que demostrar la imposibilidad de pagar. Para aplazar el IVA que supere los 30.000€, solo te dejan hacerlo con las deudas que no has cobrado, que no se te han repercutido.
Errores comunes a evitar en la declaración del IVA
Para la gran mayoría de autónomos que deben declarar el IVA, hay que cumplir una formalidad cada trimestre. Sin embargo, es fácil cometer errores. Hacienda comprueba que en tus modelos de IVA no haya descuadres, ya que, si los hay, podrá comenzar investigaciones. Por ello, te recomendamos que lleves al día estos trámites y no cometas errores.
- Omitir facturas: Uno de los errores más habituales es omitir facturas, tanto de ventas como de compras. Esto puede afectar el cálculo del IVA a pagar o devolver y generar discrepancias en futuras inspecciones de Hacienda. Para evitarlo, se recomienda utilizar un software de facturación que registre automáticamente todas las operaciones.
- Aplicar un tipo de IVA incorrecto: Aplicar un tipo de IVA incorrecto puede provocar ajustes en futuras declaraciones e incluso sanciones.
- No conservar justificantes: Hacienda exige conservar todas las facturas y justificantes durante cuatro años.
- No declarar operaciones intracomunitarias: Si realizas compras o ventas dentro de la Unión Europea, recuerda que debes declarar las operaciones en el modelo 349.
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