La velocidad, la precisión y el cumplimiento normativo son esenciales en el ámbito empresarial; por ello, la contabilidad ha dejado de ser una simple herramienta administrativa para convertirse en un área estratégica. La tecnología ha transformado por completo la manera en que las empresas gestionan sus procesos contables, y en México, uno de los sistemas más importantes para la automatización de esta área es Aspel COI. Aspel COI es un sistema que integra, procesa y mantiene al día la información fiscal y contable de su empresa en forma confiable y segura. Con el sistema de Aspel COI lleva los registros y asocia los comprobantes a los asientos contables, incluyendo los CFDI, para el cumplimiento del manejo de la contabilidad electrónica de acuerdo a las Reformas Fiscales vigentes.
La importancia del administrador de períodos
Utilizar el administrador de períodos te permite organizar y controlar los meses contables de tu empresa, asegurando que la información se registre de forma ordenada y en el período correcto. Esta función es importante porque ayuda a evitar errores en la captura de movimientos y agiliza el seguimiento de tus operaciones contables a lo largo del ejercicio. Puedes utilizarlo en Aspel COI cuando necesites abrir, cerrar o validar períodos contables, especialmente al finalizar cada mes o cuando estés preparando información financiera. Es recomendable utilizar el administrador de períodos antes de capturar movimientos contables.
Acceso y campos del administrador de períodos
Para gestionar esta información, se deben seguir estos pasos:
- Accede al administrador de períodos, ingresa a la ruta menú Archivo, haz clic en Administrador de períodos.
- Se mostrará la ventana del administrador de períodos.
Dentro de esta ventana se pueden identificar los siguientes campos de información clave:
- Período: indica el mes del ejercicio de trabajo en el sistema.
- Ejercicio: muestra el año de trabajo.
- Auditado: indica si el período está auditado y disponible solo para consulta.
- Pólizas no contabilizadas: indica si existen pólizas pendientes de contabilizar.
- Requiere traspaso: señala si el período necesita traspaso de saldos.
Acciones disponibles en el administrador
Desde esta herramienta puedes realizar las siguientes acciones para el control de tu información:
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- Crear nuevos períodos: permite iniciar un nuevo período para registrar operaciones.
- Eliminar período: elimina el período seleccionado del administrador.
- Traspaso de saldos: actualiza los saldos cuando existen movimientos modificados en ejercicios anteriores.
- Auditar o desauditar período: bloquea o desbloquea el período para evitar o permitir movimientos.
- Control de archivos: verifica que los archivos de datos no estén dañados.
- Traductor de archivos: convierte información de versiones anteriores del sistema.
- Generación de respaldo: crea una copia de los archivos de trabajo en un medio externo o ruta seleccionada.
- Restauración de respaldo: recupera información previamente respaldada.
- Cambio de base de datos: permite cambiar temporalmente a otra base de datos.
Cómo crear un nuevo período en Aspel COI
Crear períodos en Aspel COI es un proceso necesario para organizar la información contable de tu empresa dentro de rangos de tiempo definidos, como meses o ejercicios. Esto te permite registrar, consultar y controlar los movimientos de forma ordenada, agilizando la generación de reportes y el cumplimiento de tus obligaciones fiscales. Es importante realizarlo al iniciar un nuevo ejercicio o cuando requieras abrir un período adicional, asegurando así un registro adecuado de tus operaciones.
Para crear un período nuevo, sigue este procedimiento detallado:
- Para crear un período ingresa por la siguiente ruta: menú Archivo, selecciona Administrador de períodos, en la barra de herramientas, haz clic en el botón Crear nuevos períodos.
- Define el tipo de período: El sistema mostrará una ventana en la cual indicas el tipo de período a crear. Selecciona la opción Nueva contabilidad y haz clic en Aceptar.
- Captura la información del nuevo período: Selecciona un alias previamente creado en el administrador de base de datos. Indica el mes y el año en el que iniciará la contabilidad. En el campo conexión, el sistema mostrará el alias correspondiente.
- Da clic en el botón Aceptar para registrar la información. Verifica que el período se muestre en el administrador.
Una vez creado, ingresas a Empresa → Cambiar periodo contable, selecciona el año correspondiente y actívalo para poder trabajar en él. Ya que creaste los períodos, el siguiente paso es realizar el traspaso de saldos.
Integración de interfaces y contabilidad electrónica
Las interfaces de los sistemas de Aspel facilitan la integración de los procesos administrativos a la vez que a la disminución de los errores y los tiempos de captura. Permite la integración con la gama Aspel, como Aspel SAE, Aspel CAJA, Aspel NOI y Aspel BANCO. Por ejemplo, Aspel-BANCO genera las pólizas correspondientes a los cargos y abonos de las cuentas bancarias. Por otro lado, Aspel COI 11 incorpora un nuevo proceso de interfaz con SAE, que permite enviar automáticamente las operaciones para su contabilización en COI. Además, se añade el menú Interfaces, donde se gestionan conexiones con empresas, se revisan movimientos en el Diario de Operaciones y se configuran cuentas contables para ventas, impuestos, clientes, proveedores, productos, servicios y líneas de producto.
Con base en la Resolución Miscelánea Fiscal y los Anexos establecidos para la contabilidad electrónica, se debe entregar lo siguiente al SAT:
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- El Catálogo de Cuentas: utilizado en el periodo; con su respectivo código agrupador establecido por el SAT. El catálogo de cuentas se debe enviar por primera y única vez al inicio, así como, cuando este tenga modificaciones.
- La Balanza de Comprobación: que incluya tanto los saldos iniciales, los movimientos del periodo a reportar y saldos finales de todas las cuentas, tanto de activo, pasivo, capital, resultados y de orden.
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