La auditoría gubernamental constituye una herramienta muy importante para vigilar el correcto uso de los recursos públicos en las instancias de gobierno, por lo cual es necesario conocer cuál es el proceso que esta sigue.
Fases de la Auditoría Gubernamental
La auditoría gubernamental se desarrolla en cuatro fases: planeación, ejecución, informe y seguimiento. Conocer el proceso de la auditoría gubernamental en todas sus fases permitirá identificar qué es lo que se realiza en cada momento y su propósito.
- Planeación
- Ejecución
- Informe
- Seguimiento
1. Planeación
En esta fase, los encargados de llevar a cabo la auditoría deberán establecer un plan encaminado a la familiarización con la entidad auditada, para así poder cumplir los objetivos que se establezcan en esta misma etapa, así como también deberán fijar cuáles son los recursos que utilizaran para lograr sus metas.
Para una mejor estructuración del plan, esta etapa, a su vez, se divide en dos fases: planeación general y planeación detallada.
Planeación General
La planeación general tiene como objetivo conocer a la entidad que se va auditar, para posteriormente establecer objetivos generales de la auditoría, así como los recursos que se van a emplear en ella. Los aspectos anteriormente mencionados se detallarán en una carta de planeación y en el cronograma de actividades a desarrollar.
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Aquí es donde surge el inicio de la auditoría, pues es donde se le da a conocer a la entidad a auditar los pormenores de la auditoría a realizar, mediante documentos como la orden de auditoría, el acta de inicio de la auditoría y algunos oficios complementarios, los cuales contemplan la presentación de los auditores involucrados, así como los alcances del proyecto.
Planeación Detallada
En la planeación detallada, se establecen los procedimientos y cuestiones específicas de cada uno de los aspectos particulares que se auditarán, para lo cual se sirve de tres mecanismos: descriptivos, cuestionarios y gráficos, los cuales tienen la función de clasificar y describir las actividades de un procedimiento, cuestionar sobre la información necesaria y presentar información de manera gráfica, respectivamente. Además, se elabora un marco conceptual, el cual contempla un plan de trabajo por cada concepto a auditar.
2. Ejecución
En esta etapa es donde se lleva a cabo el plan de trabajo establecido en la planeación, aplicando los procedimientos requeridos. La ejecución, a su vez, se divide en cuatro momentos: recopilación de datos, registro de datos, análisis de la información y evaluación de los resultados.
- Recopilación de datos: Se recolecta la información necesaria para hacer la revisión del concepto a auditar.
- Registro de datos: Se lleva una bitácora de la información pertinente para la auditoría.
- Análisis de la información: Se realiza una revisión a detalle de todos los elementos recabados, para así elaborar un juicio al respecto.
- Evaluación de los resultados: Se toman en cuenta los juicios emitidos en la etapa anterior, para así poder concluir.
Durante todas las partes de la ejecución, se hace el uso de diversos procedimientos de auditoría, tales como:
- Estudio general: Permite conocer el panorama general del concepto a auditar.
- Análisis: Permite clasificar los aspectos de cada entidad auditada.
- Inspección: Es una revisión de los bienes materiales y documentos involucrados en la auditoría.
- Confirmación: Implica la validación de una persona ajena a la entidad auditada, sobre información involucrada con la misma.
- Investigación: Aquí se recopilan datos de la entidad a auditar, esta información es proporcionada por servidores que laboran en la misma.
- Declaración: Es el respaldo por escrito de la información que se recopila en la investigación.
- Certificación: Permite dar veracidad a información sobre un hecho. Debe ser emitida por una autoridad competente.
- Observación: Implica observar de manera física el desarrollo de alguna actividad.
- Cálculo: Comprobación de algún movimiento matemático.
Los hallazgos y conclusiones derivados de todo el trabajo de la auditoría gubernamental deben ser plasmados en cédulas, de las cuales existen dos tipos: cédulas sumarias y cédulas analíticas. En estas cédulas se incluyen las conclusiones y la información detallada del concepto revisado, respectivamente.
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3. Informe
La fase del informe consiste en la elaboración de un producto final, el cual contiene conclusiones y recomendaciones por parte de los auditores que estuvieron trabajando, además de un reporte de los hallazgos más importantes de la auditoría gubernamental que se ha realizado. Para los mismos fines, se cuenta con una herramienta llamada cédula de observación, aquí se reportan las irregularidades encontradas en la entidad auditada y los responsables se comprometen a reparar la falla, atendiendo las recomendaciones que han señalado los auditores. Para finalizar esta etapa, una vez que se hayan señalado las fallas en las cédulas de observación, se procede a entregar el informe al Titular de la entidad auditada, anexando las mismas cédulas.
4. Seguimiento
Finalmente, tenemos la fase de seguimiento, la cual constituye un paso posterior a lo que es el trabajo de la auditoría en sí. Aquí, se revisa la forma en que la entidad auditada ha atendido las observaciones y aplicado las recomendaciones, para, de esta manera, evitar la recurrencia en errores realizado. En esta etapa, se cuenta con otro tipo de cédulas, llamadas cédulas de seguimiento, en las cuales se da cuenta del avance de la entidad auditada en los aspectos anteriormente señalados, así como del nivel de eficacia de los aspectos recomendados. Ya que se han terminado las cédulas de seguimiento, se procede a elaborar un oficio de envío de resultados del seguimiento, donde se informan los resultados finales de la etapa de seguimiento.
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