Entre los sellos utilizados en el funcionamiento de empresas y comercios, es posible que hayas oído hablar de los términos sello cuadrado y sello de empresa. Aunque ambos son sellos utilizados por empresas, existen diferencias en la definición y finalidad de cada uno. En este artículo, brindaremos una explicación fácil de entender de los tipos y diferencias de los sellos utilizados en las actividades comerciales corporativas, como los sellos cuadrados y los sellos de empresa, y su relevancia como sellos de acuse de recibo para constructoras y otros negocios.
¿Qué es un Sello Cuadrado y un Sello de Empresa?
Un sello cuadrado es un sello en el que la impresión que se crea cuando se estampa está rodeada por un marco cuadrado. Se refiere a todos los sellos cuadrados, pero también se le llama "sello de empresa" porque los sellos cuadrados se utilizan mucho, principalmente aquellos que tienen grabado el nombre de la empresa. Se puede decir que es el sello más utilizado entre los empleados por las empresas, ya que a menudo se utiliza para tareas diarias como sellar presupuestos y recibos.
Un sello de empresa se refiere a un sello cuadrado con el nombre de la empresa grabado. Los sellos de la empresa se colocan en documentos que requieren confirmación durante el trabajo, como presupuestos y recibos. Tener un sello colocado también es una expresión de intención de que la empresa ha confirmado el contenido del documento. Personalmente creo que es más fácil imaginar un reconocimiento similar a un sello. Sin embargo, la razón por la que los documentos llevan el sello de la empresa es que da una impresión de credibilidad externa. Por ejemplo, si compara un documento con sello de empresa en un presupuesto y un documento sin sello de empresa, tendrá la impresión de que el documento con sello es un documento más formal.
Un sello cuadrado tiene grabado el nombre de la empresa y, a menudo, se estampa en documentos relacionados con negocios, pero no es un sello registrado en una oficina gubernamental o banco como un sello registrado o un sello bancario. A Kakuin a veces se le llama "Shaban" o "Kakuhan", pero se debe tener cuidado de no confundirlo con Shaban. Los sellos de empresa se refieren a todo tipo de sellos utilizados en actividades corporativas. Un sello de empresa tiene una amplia gama de significados y mucha gente lo considera un "sello de empresa", pero tenga en cuenta que el tipo de sello al que se refiere el nombre de una empresa puede variar según la empresa. En algunas empresas, el sello de la empresa indica el sello de la dirección y, en otras, el sello de la empresa indica el sello cuadrado.
Propósito y Relevancia de los Sellos en el Ámbito Empresarial
Los sellos a lo largo de la historia han demostrado tener una gran cantidad de utilidades y usos. Una de las muchas razones por las que se emplea un sello de caucho es para identificar el origen y la autenticidad de un documento. En la actualidad, la necesidad de comprobar la autenticidad de un documento es tan perentoria como en tiempos más antiguos. Todas las empresas o instituciones usan su sello de caucho en muchos documentos de uso común: recibos, albaranes, escrituras de propiedad, certificados, inventarios, boletines de notas. No sólo es necesario, sino que en la mayoría de los casos es legalmente obligatorio.
Lea también: Guía para Recuperar tus Sellos Digitales (CSD)
Aumento de la Credibilidad y Formalidad
Tener un sello cuadrado estampado correctamente en los presupuestos y facturas le brindará una sensación de confianza por parte de los socios comerciales y clientes. Además, el sello resulta ser único en el mundo debido a que es totalmente personalizado con los datos de la empresa o institución. Incluso los propietarios de empresas individuales y los autónomos suelen emitir presupuestos y facturas a las empresas. En ese momento, simplemente tener el sello estampado con un sello cuadrado crea una buena impresión y aumenta la confiabilidad.
Identificación y Autenticidad Documental
Los sellos no solo se utilizan para identificar textos, sino que también existen sellos para el envío de documentos o paquetes. Tener un sello colocado es una expresión de intención de que la empresa ha confirmado el contenido del documento. Es una manera profesional de fichar cada documento y conocer la fecha exacta de emisión o recepción. Esto, a su vez, sirve para registrar el día en el que se recibió la documentación por la empresa o institución. Ya que esta fecha puede requerirse para corroborar plazos que establezca la ley. Tal y como ocurre con documentos legales: Sentencias, divorcios, presupuestos, cotizaciones, emisión y vigencia de los mismos.
Gestión y Organización Interna
Hoy en día los sellos en empresas no avalan legalmente nada, pero siguen teniendo una función primordial internamente para la identificación de departamentos o marcas. El fechador se emplea normalmente para llevar un control de entrada y salida de documentos, mercancías, stock… Es la herramienta de oficina ideal para tener un buen control de la facturación y la contabilidad. Ya que permite a los trabajadores numerar las facturas que entran, o que salen de la oficina. Así como ordenar de una manera sencilla, rápida y barata, todo tipo de documentos en papel. Por lo que también es una buena opción para llevar una organización más ordenada de las facturas de hogar, documentos. O bien todos los papeles con los que trabajan a diario los autónomos o empresas online.
Tipos de Sellos Empresariales
Primero, averigüemos los nombres de los sellos utilizados por las empresas. Los sellos empresariales más importantes son un sello cuadrado y dos sellos redondos. Maruin se refiere a un sello cuya impresión está rodeada por un marco redondo.
Sellos Cuadrados (o de Acuse de Recibo)
Los sellos cuadrados se utilizan a menudo en el trabajo diario. Se utilizan para sellar contratos generales distintos de documentos importantes que utilizan sellos redondos. Por otro lado, los sellos cuadrados se utilizan para documentos de notificación interna, cotizaciones, extractos de entrega, facturas, recibos, etc. que se entregarán a los socios comerciales. No es necesario crear un sello, ya que no es necesario al constituir una empresa.
Lea también: Guía Completa sobre la Clave SAT para Sellos
Sellos Redondos (Registrados y Bancarios)
Un sello redondo es un sello que se utiliza para contratos importantes de empresas. Se puede dividir en el sello registrado, que es el más importante para la empresa, y el sello bancario, que se utiliza para las notificaciones a las entidades financieras. Al registrar el sello creado previamente en la Oficina de Asuntos Jurídicos, es posible demostrar públicamente que la decisión fue tomada por el representante de la empresa como sello de empresa. En particular, al registrar el sello del representante en la Oficina de Asuntos Jurídicos, se convierte en un sello registrado que puede probar legalmente las intenciones y decisiones del representante. El sello representativo de la empresa es el que se registra en la Dirección de Asuntos Jurídicos al momento de su constitución. Este es el sello registrado de una empresa y también se llama "maru-in". Los sellos representativos se utilizan en situaciones importantes como, por ejemplo, transacciones inmobiliarias. Los sellos bancarios se utilizan principalmente cuando se realizan trámites en instituciones financieras.
Los sellos registrados son también los sellos con mayor riesgo de ser utilizados indebidamente debido a fugas o falsificación. Para gestionarlo adecuadamente, es necesario manejarlo con cuidado, como evitar usarlo para otros fines que no sean contratos importantes para la empresa, reducir la frecuencia de uso tanto como sea posible y evitar usarlo en conjunto con otros sellos, como los sellos bancarios.
Al celebrar un contrato importante, es posible que se le solicite presentar un "Certificado de HANKO", que puede obtenerse en la Oficina de Asuntos Jurídicos donde se registró el HANKO, junto con el sello del contrato. El sello representativo se utiliza para colocar el sello en contratos relacionados con el negocio principal de la empresa, como la emisión de acciones, transacciones inmobiliarias y contratos de arrendamiento de maquinaria, y para colocar el sello al presentar notificaciones ante oficinas gubernamentales.
Otros Sellos Comunes
Los sellos de dirección son convenientes porque le ahorran la molestia de escribir las direcciones a mano. Las fórmulas comerciales son sellos de caucho con mensajes cortos y estándares como: Urgente, Aprobado, Frágil, Copia simple, o simplemente para indicar la fecha (en este caso se recomendaría un sello con función de fechador).
Cómo Crear un Sello Cuadrado
Al realizar un sello cuadrado, es importante tener en cuenta tres cosas: tamaño, contenido del grabado y tipo de letra. Una vez que hagas un sello cuadrado, lo usarás durante mucho tiempo, así que asegúrate de elegir cada elemento con cuidado para que no te arrepientas. Dado que el sello cuadrado es un sello de empresa, se debe evitar al máximo el riesgo de que sea falsificado y, al ser un sello de empresa, debe ser fácil de leer.
Lea también: Renueva tu CSD fácilmente: Proceso paso a paso
Tamaño
No existen regulaciones oficiales sobre el tamaño del sello cuadrado, por lo que las empresas pueden crearlo a su discreción. Los sellos cuadrados suelen crearse con una longitud de lado de 24 mm, pero si lo haces entre 21 mm y 30 mm, podrás sellar cualquier tipo de documento. Una marca cuadrada es generalmente un cuadrado con una longitud de lado de aproximadamente 21 mm a 24 mm. A modo orientativo, puedes seguir la siguiente guía para elegir el tamaño óptimo:
| Cantidad de Caracteres en el Nombre de la Empresa | Tamaño Recomendado del Sello Cuadrado |
|---|---|
| Alrededor de 10 caracteres | 24 mm |
| 15 caracteres o más | 27 mm |
| 25 caracteres o más | 30 mm |
Contenido del Grabado
Grabamos el nombre de la empresa o el nombre comercial en el sello cuadrado. En el caso de los sellos cuadrados, los caracteres suelen estar dispuestos en aproximadamente 3 líneas, por lo que, dependiendo del número de caracteres, podemos agregar "in" o "noin" después del nombre de la empresa o del nombre comercial, según preferencia y equilibrio. Generalmente, el grabado se realiza verticalmente, pero con el reciente aumento en el número de nombres de empresas escritos en inglés, cada vez es más común escribir horizontalmente. Si el nombre de la empresa está sólo en japonés, como kanji, debe escribirse verticalmente, y si utiliza alfabetos, debe escribirse horizontalmente.
Tipos de Letra
Una vez que hayas decidido el contenido a grabar, elige el tipo de letra que se convertirá en tu diseño. A menudo se añade "Noin" o "Seal" después del nombre de la empresa o del nombre comercial, y es difícil encontrar un equilibrio con el número de caracteres. El uso de un tipo de letra que sea difícil de leer reducirá las posibilidades de falsificación, mientras que el uso de un tipo de letra que sea fácil de entender y leer para cualquiera aumentará el riesgo de falsificación.
- Inso-tai: Es el tipo de letra más difícil de leer. Tiene un diseño en el que las líneas de las letras se extienden en todas direcciones y tiene muchos puntos de contacto con el marco exterior del grabado. Es un tipo de letra muy duradero y difícil de falsificar debido a sus líneas curvas.
- Tenshotai: Es el siguiente tipo de letra difícil de leer después de las fuentes Inso. Presenta un ancho de línea uniforme en ambos lados. Tiene belleza geométrica y grandeza antigua. Es adecuado para todo tipo de sellos, no solo sellos registrados.
- Kointai: Se caracteriza por su fuente redondeada. Este tipo de letra se creó en el período Nara y se basa en Reisho, al que se le ha añadido algo de redondeo. Este tipo de letra es exclusivo de Japón y se utiliza en muchos sellos establecidos.
Materiales para Sellos
Los sellos cuadrados y redondos pierden su eficacia si faltan el marco exterior o los caracteres del sello, ya que la verificación resulta imposible.
Resina Fotopolímera
El sello puede ser fabricado en 2 formas: Sellos de Resina Fotopolímera. A través de un sistema de revelado, la resina toma la forma del sello deseado. La resina fotopolímera suele ser la más económica, ya que se puede reducir los precios hasta en un 50%, aunque su durabilidad suele ser de máximo 1 año con un uso constante. Se usa muy comúnmente cuando se requieren sellos en masa con una impresión con muchos detalles imperfectos; estos sellos se usan para restaurantes o tiendas de conveniencia.
Goma o Caucho
Los sellos de Goma o Sellos de Caucho se fabrican a través del corte con máquina láser, obteniendo el grabado deseado. La goma o caucho en la industria es el mejor material para fabricar un sello, ya sea en base de madera o en los dispositivos autoentintables. Éste material suele tener una impresión perfecta ya que la tinta se adhiere en su totalidad en la goma. El material de caucho es muy duradero hasta mínimo 5 años de uso sin perder calidad en la impresión. Su desventaja es que es un material más costoso; haciendo un balance del Fotopolímero a Goma, siempre conviene elegir el sello de goma. La versatilidad junto con el bajo coste que proporciona el caucho lo convierten en un material idóneo para poder grabar en bajorrelieve el diseño que se desee. Además, las herramientas informáticas y la tecnología láser han facilitado enormemente el proceso de diseño y grabación de los sellos de caucho.
Materiales de Alta Durabilidad y Lujo
Los sellos son sellos hechos a medida y grabados con los materiales y letras que se presentan en este artículo. Los materiales para sellos como el marfil, el búfalo y el titanio son duros y duraderos y no se deterioran fácilmente, lo que les da una sensación de lujo.
- Marfil: No es exagerado decir que es el material para sellos de mayor calidad, tanto es así que también se le llama el “rey de los sellos”. Tiene gran durabilidad, peso y brillo, y combina bien con el bermellón, por lo que cuanto más lo uses, más te encantará. Además, los sellos de marfil tienen un alto valor de rareza ya que su importación está restringida por la Convención de Washington.
- Titanio: Este material se ha vuelto cada vez más popular como material para sellos en los últimos años. Su apariencia metálica no sólo le da una sensación lujosa y sólida, sino que al ser un material que apenas se desgasta, es más duradero que otros materiales naturales. El titanio también se utiliza en equipos médicos y es un material que no provoca fácilmente alergias a los metales. Los sellos de titanio son muy duros, muy duraderos, no inflamables y no se oxidan, por lo que pueden usarse de forma semipermanente. Viene con una garantía de 10 años, lo que lo hace ideal para sellos de empresa.
- Búfalo de Agua Holandés: Se trata de un material para sellos originario de Sudáfrica, que es especialmente duro y pegajoso entre los búfalos de agua y se conoce como material para sellos superior. El nombre no proviene de los Países Bajos, sino porque se exportó a todo el mundo utilizando los Países Bajos como punto de recogida. Además de como material para estampar, también se utiliza en todo el mundo como material para botones de ropa y peines.
- Búfalo de Agua del Sudeste Asiático: Al igual que el búfalo de agua holandés, este material para sellos está hecho de cuerno de búfalo, es duradero y puede soportar un uso prolongado y es originario del sudeste asiático.
- Psyllium Japonés (Tsuge): Se utiliza desde hace mucho tiempo como material para sellos de origen vegetal. Es una madera densa y dura, y cuanto más la usas, más brillante se vuelve y luce más hermosa. Los psylliums japoneses se producen principalmente en Japón y se clasifican en Shima pseudo y Satsuma pseudo, siendo Satsuma pseudo la corriente principal en la actualidad. Su característica distintiva es que es amarillento y brillante en comparación con el tsuge. El psyllium japonés se importa principalmente del sudeste asiático y también se llama psyllium siamés.
Técnicas de Estampado
En cuanto a cómo sellar un sello cuadrado, es común sellarlo de modo que se superponga al nombre y la dirección de la empresa. En concreto, el sello debe colocarse en el lado derecho donde está escrita la información de la empresa. Al alinear la última letra de la información de la empresa con el centro de la impresión del sello y alinear la parte superior e inferior de la información de la empresa con la parte superior e inferior del sello, podrá obtener un sello limpio. Sin embargo, no existen reglas oficiales sobre la ubicación del sello cuadrado.
Al estampar un sello circular, asegúrese de que no se superponga con el nombre o la dirección de la empresa. La razón es que en el caso de un sello redondo, es necesario verificar la impresión del sello. En el caso de un sello cuadrado, no es necesario verificarlo, y es necesario evitar que sea falsificado o mal utilizado, por lo que el sello se coloca sobre las letras.
Además, dependiendo del documento, puede haber casos en los que se coloquen tanto un sello circular como un sello cuadrado. En ese caso, el sello circular se debe estampar a la derecha del texto y el sello cuadrado se debe estampar de modo que el centro del sello quede alineado con el centro de la información de la empresa.
La Evolución y Modernidad de los Sellos Empresariales
Conforme el tiempo pasa los materiales y sistemas para sellar han ido evolucionando. Y en los últimos tiempos la tecnología, que siempre crece a pasos agigantados, nos ofrece grandes posibilidades en este tipo de productos. Un factor clave para que los sellos de caucho continúen siendo un producto popular hoy en día es por la personalización que pueden tener. Los sellos para empresas es una manera muy común de comunicación entre negocios o empresas en cualquier parte del mundo. Normalmente tiene la función de representar la calidez de un sobre o documento. En sus inicios, este tipo de sellos se utilizaban para la legalidad de algún documento.
Sellos Automáticos (Autoentintables)
Hay tres tipos de sellos cuadrados: sellos HANKO tradicionales, sellos Shachihata y sellos electrónicos. Los sellos autoentintables (automáticos) disponen de un cartucho con tinta que va impregnando la parte grabada a medida que se va utilizando. Este sello tiene tinta incorporada en su cuerpo. Si bien tiene la ventaja de ahorrar la molestia de fijar el sello a la tinta y permite un estampado continuo, tiene la desventaja de que la superficie del sello está hecha de un material como el caucho, por lo que puede deformarse o astillarse en un corto período de tiempo comparado con un sello tradicional.
Los sellos automáticos son herramientas indispensables para cualquier empresa, ya que facilitan la gestión de documentos, la organización interna y la personalización de materiales. Con una amplia gama de modelos disponibles, estos sellos ofrecen soluciones prácticas y eficaces para empresas de todos los tamaños. Uno de los mayores beneficios de los sellos automáticos es el ahorro de tiempo que ofrecen. Los sellos para empresa personalizables autoentintados son un aliado para ahorrar tiempo. Los sellos automáticos permiten estampar los datos de la empresa (NIF, dirección, contacto…) acompañados de su logotipo si así lo prefieres. Resultan ideales para el uso diario. Resultan ideales para llevarlos en el bolsillo, en una mochila o maletín para el portátil.
Sellos Fechadores
Aunque a veces lo dudemos, la tecnología no siempre es la mejor alternativa, ni la más rápida o económica. Por ejemplo, el sello fechador es la opción ideal para todos aquellos negocios que trabajen a diario con documentación y necesiten hacer un registro ordenado de la misma. Este tipo de sello automático ayuda a las empresas a organizar el registro de su documentación comercial, financiera, administrativa o sanitaria. El sello fechador incorpora en él piezas móviles que permiten modificar la fecha y marcarla así en la superficie que se elija. El sello automático es aquel que lleva la tinta incorporada, lo que aporta comodidad y evita manchas de tinta u otros inconvenientes. Además, el sello puede personalizarse al completo. Por lo que puede añadirse al sello fechador el logo de la empresa, la información fiscal o aquello que se desee. Finalmente, el diseño elegido queda recogido en una placa que podemos adaptar a los tamaños y formas que los clientes necesiten. Este tipo de sello totalmente personalizable, es útil en cualquier entorno de trabajo en el que se trabajen con facturas o documentos en papel.
El fechador se emplea normalmente para llevar un control de entrada y salida de documentos, mercancías, stock… Es la herramienta de oficina ideal para tener un buen control de la facturación y la contabilidad. Ya que permite a los trabajadores numerar las facturas que entran, o que salen de la oficina. Así como ordenar de una manera sencilla, rápida y barata, todo tipo de documentos en papel.
Personalización y Diseño
Los sellos automáticos son completamente personalizables, lo cual es perfecto para empresas que desean mantener una imagen corporativa en todos sus materiales. Además de la información básica y necesaria que se debe incluir en el sello, es posible incorporar todo tipo de letras, adornos, logotipos y dibujos en el diseño, de forma que éste refleje unos valores empresariales y una estética acorde a la empresa o al particular, junto con los colores (gracias a la impresión multicolor). La calidad de la tinta de tus sellos influirá en el éxito de tus estampaciones. Formatos y tamaños: en el mercado existen modelos de todo tipo. Podemos encontrar desde sellos portátiles, como los de bolsillo o los bolígrafos con sello y entintador incorporado. Existe una gran variedad de formas en los sellos, como los cuadrados, rectangulares, redondos y ovalados. También según las necesidades del cliente. Con todas estas innumerables cualidades, no resulta nada extraño que el sello de identidad goce hoy en día de una envidiable popularidad.