Factura comercial de exportación: ¿qué es y cómo se hace? Si estás iniciando una relación comercial con una empresa estadounidense o con cualquier otro país extranjero, uno de los documentos más importantes para sustentar la venta será la factura comercial de exportación.
La factura comercial de exportación es un documento legal obligatorio que el exportador emite al importador, y que estipula el proceso operativo completo de una venta o enajenación de mercancías. Este documento desempeña un papel fundamental en el comercio internacional, ya que su utilidad va mucho más allá de ser un simple comprobante de venta. Además, es clave para garantizar que las operaciones logísticas y aduaneras se realicen de manera fluida y conforme a las normativas internacionales. En definitiva, la factura comercial es un pilar fundamental en el comercio internacional, ya que permite que las operaciones logísticas y comerciales se desarrollen de forma segura, transparente y eficiente.
A diferencia de las facturas fiscales, cuyo propósito principal es el registro contable y tributario de una operación dentro de un mismo país, la factura comercial está diseñada específicamente para transacciones internacionales. En este tipo de factura vamos a encontrar algunas especificaciones y datos obligatorios que no tienen por qué serlo en las que emitimos dentro del territorio nacional.
¿Qué datos necesitas incluir en una factura comercial de exportación?
La factura comercial debe incluir información clave que garantice su validez legal y facilite su uso en procesos aduaneros y logísticos. Si bien ya vimos una idea aproximada de la información que incluye, vemos en detalle los datos que forman este documento:
- Número de factura y fecha de emisión.
- Datos de la compañía exportadora (nombre, dirección y número de contacto).
- Datos del comprador/importador.
- País de origen y país de destino.
- Número de viaje y detalles del documento de transporte: aéreo (Air Waybill), marítimo (Sea Waybill) o terrestre (Carta Porte).
- Puerto de carga y puerto de destino.
- Descripción de la mercancía (nombres, marcas, cantidades, peso, medidas).
- Precio de cada una de las mercancías.
- Moneda y divisa utilizadas (en algunos complementos de operaciones, la moneda a declarar es el dólar de Estados Unidos).
- INCOTERMS de la transacción (que determinan en qué momento exacto se da el intercambio de propiedad y responsabilidad, tales como FOB, CIF, CPT, CIP, DPU, DAP, DDP o CFR).
- Firma de quien expide la factura.
- Anexo de la orden de compra y la carta porte que corresponda.
Formato y estructura de una factura comercial de exportación
Elaborar una factura comercial correctamente es un paso esencial en cualquier operación de comercio internacional. El formato suele estructurarse en las siguientes partes:
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1. Encabezado
Las facturas suelen tener un encabezado que identifica la empresa. Cumple con la función de colocar los datos de la empresa exportadora, al tiempo que también sirve para que el comprador pueda identificar con facilidad a quién corresponde la factura comercial de exportación. Agregar un logo hace que el reconocimiento sea aún más sencillo.
2. Datos del cliente
Los datos del comprador también deben estar incluidos en la factura. Además de identificar la empresa con nombre, razón social y RFC, formaliza quién es exactamente el comprador. Te sugerimos agregar datos de contacto y dirección ya que esto ayuda a facilitar la comunicación de cualquiera de las partes que pueda necesitar contactar.
3. Datos de la orden y la mercadería
No todas las facturas incluyen toda la información sobre la orden de compra, pero suele ser de gran utilidad para la organización del exportador. De esta forma es muy sencillo el acceso a la información de qué orden se corresponde con qué cliente y pago. Lo mismo ocurre con los datos de la mercadería, ya que ayuda a una gestión más sencilla de la orden al permitir un acceso directo a dicha información.
4. Precio, aranceles e impuestos
El monto de la orden sí tiene que estar obligadamente. Por lo general se agrega un detalle de cómo está compuesta la orden en cuanto a cantidades por peso unitario. Una vez que se obtiene un subtotal, se especifica qué impuestos se deben de pagar y el monto total de la suma del subtotal más impuestos. Respecto al IVA de las exportaciones, es importante recordar que este tipo de transacciones, por su propia naturaleza, están exentas de dicho impuesto.
Tipos de facturas comerciales de exportación
Es importante que conozcas la existencia de distintos tipos de factura comercial de exportación. Varían en su naturaleza de uso y las condiciones de uso para cada una:
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| Tipo de Factura | Descripción y Uso |
|---|---|
| Factura electrónica sin valor comercial | Se suele utilizar cuando se exportan mercancías a ser utilizadas como parte de una promoción puntual o una muestra. O sea, normalmente no estarán disponibles para que los usuarios en general lo puedan comprar. |
| Factura electrónica para exportaciones a consignación | Se utiliza para exportaciones en donde se dice que “no existe enajenación”, es decir, que quien los recibe no puede venderlos a un tercero. |
| Factura electrónica para el traslado de contenedores plásticos | Sirven para comercializar contenedores de plástico con empaques o envases que se utilizan para transportar productos. |
| Factura proforma o CFDI | Es un documento sin valor contable que se emplea en operaciones aduaneras para informar los datos que contendrá el Comprobante Fiscal Digital (CFDI). Se trata de una especie de pre-factura que el exportador envía al importador para informarle sobre los detalles del precio y la forma de pago. |
Normativas de facturación según el país de origen
Cuando emitimos facturas de exportación, los requisitos para exportar desde España comportan unas obligaciones distintas (y se rigen por normas distintas) según el país al que vayamos a facturar. Uno de los requisitos que señala la Agencia Tributaria en España es el de tener la autorización de exportador autorizado, cuya cumplimentación se puede hacer online.
Por otro lado, si estás exportando desde México, y tu exportación es definitiva (Clave de Pedimento A1), es importante que tomes en cuenta que esta factura comercial debe estar timbrada, es decir, debes emitir un CFDI al igual que con las facturas que utilizamos para el comercio nacional; sin embargo, los campos que se deben completar son distintos. En primer lugar, deberás verificar que tengas instalado en tu sistema usual de facturación el Complemento de Comercio Exterior, ya que es este complemento el que te permitirá ingresar todos los campos necesarios en una factura para exportaciones.
El Complemento de Comercio Exterior 2.0 es una extensión del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en México, diseñada para fortalecer la seguridad y garantizar un mayor control en las operaciones de importación y exportación de bienes y servicios. El poder contar con esta versión hace que sea importante que los contribuyentes mantengan actualizados sus sistemas de facturación.
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